Làm việc từ xa đã trở thành một phần không thể thiếu đối với nhiều chuyên gia và xu hướng này sẽ tiếp tục phát triển. Tuy nhiên, hình thức làm việc này đi kèm với nhiều thách thức, đặc biệt là trong việc duy trì và nâng cao năng suất. May mắn thay, Windows 11 và Windows 10 được trang bị những cài đặt và tính năng tích hợp tuyệt vời, giúp bạn loại bỏ phiền nhiễu và làm việc hiệu quả hơn đáng kể.
Nếu bạn là người dùng Windows và đang tìm cách cải thiện hiệu suất công việc khi không ở văn phòng, dưới đây là những thủ thuật và tính năng bạn không nên bỏ qua để tăng năng suất làm việc từ xa trên Windows. Chúng sẽ biến chiếc PC của bạn thành một công cụ làm việc mạnh mẽ, giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc một cách tối ưu.
10. Snap Layouts trong Windows
Sắp xếp không gian làm việc của bạn một cách dễ dàng
Snap Layouts là một tính năng độc quyền của Windows 11, mang tính đột phá nếu công việc của bạn yêu cầu mở nhiều cửa sổ cùng lúc. Tính năng này cho phép bạn sắp xếp nhiều cửa sổ ứng dụng trên màn hình máy tính xách tay hoặc màn hình ngoài của mình, giúp bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa chúng và đồng thời theo dõi các màn hình khác. Ví dụ, nếu bạn muốn ghi chú trong khi tham gia một cuộc họp video, Snap Layouts cho phép bạn sắp xếp các cửa sổ ứng dụng một cách khoa học để bạn có thể chuyển đổi linh hoạt theo ý muốn. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tối ưu không gian làm việc và giữ được sự tập trung.
Cách sử dụng Snap Layouts:
- Kéo một cửa sổ đến cạnh màn hình, nó sẽ tự động được sắp xếp vào vị trí.
- Bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt như phím Windows + Mũi tên Trái/Phải/Lên/Xuống để sắp xếp cửa sổ sang các phía của màn hình.
- Để sắp xếp chính xác hơn, di chuột qua nút Maximize (biểu tượng hình vuông ở góc trên bên phải của cửa sổ) và chọn một bố cục Snap Layout. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Windows + Z.
9. Gõ bằng giọng nói (Voice Typing)
Gõ văn bản rảnh tay với tính năng Voice Typing của Windows
Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi, lười gõ phím hoặc đơn giản là muốn tăng tốc quy trình làm việc của mình, tính năng Gõ bằng giọng nói (Voice Typing) của Windows chính là công cụ bạn nên sử dụng. Đây là một công cụ ít được đánh giá đúng mức, được tích hợp sẵn trên Windows và sử dụng AI để chuyển lời nói của bạn thành văn bản một cách chính xác. Tôi thấy tính năng này đặc biệt hữu ích khi soạn thảo email, ghi chú, hoặc thậm chí là viết các bài báo như bài này. Nó cũng giúp tôi giảm căng thẳng cho tay và cổ tay trong những ngày làm việc bận rộn. Nếu bàn phím của bạn ngừng hoạt động trên Windows, Voice Typing có thể là cứu cánh. Đây là một cách tuyệt vời để tăng năng suất làm việc từ xa bằng giọng nói.
Cách sử dụng Voice Typing:
- Mở ứng dụng hoặc tài liệu mà bạn muốn gõ.
- Nhấn phím Windows + H để kích hoạt Gõ bằng giọng nói.
- Bắt đầu nói, và Windows sẽ chuyển lời nói của bạn thành văn bản theo thời gian thực.
- Sử dụng các lệnh thoại như “xóa cái đó” hoặc “xuống dòng mới” để chỉnh sửa văn bản mà không cần chạm vào bàn phím.
8. Phiên tập trung của ứng dụng Đồng hồ (Clock’s Focus Sessions)
Duy trì sự tập trung với các phiên làm việc hiệu quả
Khi làm việc tại nhà, một trong những nguyên nhân chính gây mất năng suất là do những phiền nhiễu không cần thiết. Trong những tình huống như vậy, ứng dụng Đồng hồ (Clock) của Windows có một tính năng được gọi là Phiên tập trung (Focus Sessions). Nó giúp bạn duy trì sự tập trung vào các nhiệm vụ bằng cách chia nhỏ chúng. Tính năng này dựa trên Kỹ thuật Pomodoro, một phương pháp mà tôi thấy cực kỳ hiệu quả trong việc duy trì sự tập trung. Các Phiên tập trung giúp bạn duy trì nhịp độ làm việc lành mạnh, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức và giúp bạn làm việc năng suất suốt cả ngày.
Cách sử dụng tính năng này:
- Tìm “Clock” trong hộp tìm kiếm và nhấp vào biểu tượng của nó để khởi chạy.
- Điều hướng đến phần Focus Sessions ở bên trái.
- Đặt hẹn giờ cho phiên làm việc của bạn (ví dụ: 30 phút) và thời gian nghỉ tùy chọn (ví dụ: 5 phút).
- Ứng dụng sẽ nhắc bạn nghỉ ngơi và theo dõi tiến độ của bạn theo thời gian.
Từ các cài đặt của nó, bạn có thể điều chỉnh nhiều tùy chọn hơn, chẳng hạn như Thời lượng Tập trung (Focus Periods), Âm thanh kết thúc phiên, Âm thanh kết thúc giờ nghỉ, v.v. Bạn cũng có thể liên kết ứng dụng Spotify và nghe nhạc hoặc podcast để tăng cường sự tập trung của mình. Ngoài ra, nó còn tích hợp với Microsoft To Do, giúp bạn quản lý công việc một cách toàn diện.
7. Màn hình ảo (Virtual Desktops)
Tạo không gian làm việc riêng biệt cho từng tác vụ
Màn hình ảo (Virtual Desktop) là một trong những tính năng Windows yêu thích của tôi khi làm việc từ xa. Nó giúp tôi duy trì sự ngăn nắp bằng cách tạo nhiều màn hình desktop cho từng tác vụ. Ví dụ, tôi có thể có một desktop dành cho email và các cuộc họp, một desktop khác cho công việc cần tập trung cao độ, và desktop thứ ba dành cho giải trí hoặc duyệt web thông thường. Đây là một công cụ tuyệt vời để quản lý đa nhiệm và sắp xếp công việc hiệu quả.
Cách sử dụng Màn hình ảo:
- Nhấn phím Windows + Tab để mở Task View.
- Nhấp vào New Desktop ở cuối màn hình bên cạnh desktop hiện tại của bạn để tạo một màn hình ảo mới.
- Chuyển đổi giữa các desktop bằng cách nhấn phím Windows + Ctrl + Mũi tên Trái/Phải.
- Bạn cũng có thể kéo và thả các ứng dụng giữa các desktop để tổ chức tốt hơn.
Bạn có thể chạy các ứng dụng riêng biệt trên mỗi màn hình ảo mà bạn tạo. Nó giống như có nhiều màn hình mà không cần phải thêm phần cứng riêng biệt. Không có giới hạn về số lượng desktop bạn có thể tạo, giúp bạn linh hoạt tối đa trong công việc.
6. Clipboard đám mây (Cloud Clipboard)
Sao chép và dán liền mạch giữa các thiết bị
Bạn sẽ thấy tính năng Clipboard đám mây (Cloud Clipboard) khá hữu ích nếu bạn làm việc trên nhiều thiết bị. Nó cho phép bạn sao chép văn bản trên một thiết bị và dán chúng trên một thiết bị khác, miễn là cả hai thiết bị đều đăng nhập cùng một tài khoản Microsoft. Tôi đã sử dụng tính năng này vô số lần để chuyển các liên kết và ghi chú giữa máy tính xách tay và máy tính để bàn của mình, giúp tôi tiết kiệm thời gian đáng kể trong quá trình làm việc.
Cách bạn có thể sử dụng nó:
- Trên hệ thống Windows của bạn, điều hướng đến Settings -> System -> Clipboard.
- Nếu Clipboard History và Clipboard History Across Your Devices đang tắt, hãy bật nút chuyển đổi bên cạnh chúng để kích hoạt.
- Bạn có thể chọn tự động đồng bộ hóa văn bản hoặc thực hiện thủ công.
- Bây giờ, hãy sao chép văn bản như bình thường (Ctrl + C).
- Nhấn phím Windows + V để mở lịch sử Clipboard và truy cập các mục đã sao chép của bạn.
- Dán mục đó trên thiết bị khác bằng cách nhấn phím Windows + V và chọn từ lịch sử.
5. PowerToys
Nâng cấp trải nghiệm Windows của bạn với PowerToys
PowerToys không phải là một ứng dụng duy nhất mà là một gói gồm nhiều công cụ tuyệt vời mà mọi người dùng thành thạo đều sẽ thấy hữu ích. Đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí, được cập nhật thường xuyên dưới sự giám sát của Microsoft. Tôi đã sử dụng nó trong một thời gian dài và nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi làm việc trên Windows. Từ quản lý cửa sổ nâng cao đến các phím tắt tùy chỉnh và tiện ích chuột, PowerToys có rất nhiều tính năng có thể tăng cường năng suất của bạn. Luôn có một công cụ phù hợp cho mọi người dùng, giúp công việc từ xa trở nên hiệu quả hơn.
Để tận dụng PowerToys, hãy làm theo các bước sau:
- Tải xuống và cài đặt PowerToys từ Microsoft Store hoặc từ trang GitHub chính thức của Microsoft.
- Khám phá các công cụ như FancyZones (để sắp xếp cửa sổ nâng cao), PowerToys Run (khởi chạy ứng dụng nhanh), Awake (để ngăn chế độ Sleep), Text Extractor (để trích xuất văn bản từ hình ảnh), Keyboard Manager (để ánh xạ lại phím) và nhiều hơn nữa.
- Tùy chỉnh cài đặt để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Hình ảnh minh họa các tính năng của PowerToys giúp tăng năng suất trên Windows
4. Remote Desktop (Máy tính từ xa)
Truy cập máy tính làm việc của bạn từ bất cứ đâu
Trong quá trình làm việc từ xa, đôi khi bạn có thể cần truy cập máy tính văn phòng của mình để giải quyết công việc khẩn cấp. Trong những tình huống như vậy, Windows Remote Desktop sẽ giúp bạn. Nếu máy tính Windows ở văn phòng của bạn là phiên bản nào khác ngoài Windows Home, bạn có thể điều khiển nó từ bất kỳ thiết bị Windows, Android hoặc iOS nào. Đây là một giải pháp hữu hiệu để duy trì quyền truy cập và năng suất khi bạn không có mặt tại văn phòng.
Việc thiết lập Remote Desktop cực kỳ dễ dàng. Nó an toàn, nhanh chóng và khá đáng tin cậy, đặc biệt khi được cung cấp chính thức bởi Microsoft. Đối với Android và iOS, bạn cần cài đặt ứng dụng Windows (trước đây là Remote Desktop) để truy cập PC từ xa.
Giao diện các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trên Windows
3. Quick Assist (Hỗ trợ nhanh)
Nhận hoặc cung cấp hỗ trợ từ xa một cách dễ dàng
Quick Assist tương tự như Windows Remote Desktop, nhưng thường được sử dụng để điều khiển PC từ xa nhằm khắc phục sự cố. Vì vậy, giả sử bạn gặp phải một vấn đề mà bạn không thể tự giải quyết khi làm việc từ xa; bạn có thể nhờ một chuyên gia IT khắc phục thông qua Quick Assist. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho việc hỗ trợ kỹ thuật và giải quyết vấn đề nhanh chóng, giúp bạn không bị gián đoạn công việc.
Không giống như Windows Remote Desktop, Quick Assist hoạt động trên mọi phiên bản Windows, bao gồm cả Windows Home.
Làm theo các bước sau để sử dụng Quick Assist:
- Mở Quick Assist bằng cách tìm kiếm nó trong menu Start.
- Chọn Get assistance (Nhận hỗ trợ) hoặc Give assistance (Cung cấp hỗ trợ).
- Chia sẻ mã bảo mật với người kia để thiết lập kết nối.
- Khi đã kết nối, bạn có thể kiểm soát PC của họ hoặc hướng dẫn họ qua vấn đề.
2. Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
Tiết kiệm thời gian với các công cụ tự động hóa
Các tác vụ lặp đi lặp lại có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn, nhưng Windows cung cấp các công cụ để tự động hóa chúng. Để tự động hóa tác vụ trên PC Windows của mình, bạn có thể sử dụng các công cụ tích hợp sẵn như Windows Task Scheduler, PowerShell scripts, hoặc các công cụ của bên thứ ba như AutoHotkey và TinyTask. Tự động hóa giúp bạn giải phóng thời gian cho các công việc quan trọng hơn, làm việc hiệu quả hơn và ít mắc lỗi hơn. Đây là một chiến lược then chốt để tăng năng suất làm việc từ xa bằng cách giảm bớt gánh nặng từ những công việc nhàm chán.
1. Phím tắt bàn phím (Keyboard Shortcuts)
Làm việc nhanh hơn với các phím tắt thiết yếu
Phím tắt bàn phím là một công cụ mạnh mẽ giúp tăng năng suất, và Windows có rất nhiều. Tôi đã ghi nhớ một vài phím tắt giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Chúng giúp giảm thời gian dành cho việc điều hướng menu và nhấp chuột, cho phép bạn tập trung vào điều thực sự quan trọng – hoàn thành công việc. Đây là một cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để tối ưu quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là một số phím tắt thiết yếu bạn có thể thử:
Đối với điều hướng chung
- Win + D: Hiển thị hoặc ẩn màn hình desktop
- Win + E: Mở File Explorer
- Win + L: Khóa PC của bạn ngay lập tức
- Win + Tab: Mở Task View để chuyển đổi giữa các màn hình ảo
- Alt + Tab: Chuyển đổi giữa các ứng dụng đang mở
- Ctrl + Shift + Esc: Mở Task Manager trực tiếp
- Win + X: Mở menu Quick Link cho cài đặt hệ thống
Đối với quản lý cửa sổ và màn hình
- Win + ↑ (Mũi tên lên): Phóng to cửa sổ đang hoạt động
- Win + ↓ (Mũi tên xuống): Thu nhỏ hoặc khôi phục cửa sổ
- Win + ← (Mũi tên trái): Ghim cửa sổ sang bên trái
- Win + → (Mũi tên phải): Ghim cửa sổ sang bên phải
- Win + Shift + ←/→: Di chuyển cửa sổ giữa nhiều màn hình
Màn hình ảo
- Win + Ctrl + D: Tạo một màn hình ảo mới
- Win + Ctrl + Mũi tên Trái/Phải: Chuyển đổi giữa các màn hình ảo
- Win + Ctrl + F4: Đóng màn hình ảo hiện tại
Giao tiếp & cộng tác
- Win + H: Mở tính năng gõ bằng giọng nói (hữu ích cho việc đọc chính tả)
- Win + Shift + S: Chụp ảnh màn hình (Snip & Sketch)
- Ctrl + Shift + V: Dán mà không định dạng
- Alt + Shift + Mũi tên Trái/Phải: Di chuyển giữa các kênh Teams hoặc Slack
Thu phóng & trợ năng
- Win + “+” / Win + “-“: Thu phóng vào/ra bằng Magnifier
- Win + Esc: Đóng Magnifier
- Win + PrtSc: Chụp ảnh màn hình toàn bộ và lưu vào thư mục Pictures
Tối đa hóa hiệu quả làm việc từ xa của bạn
Làm việc từ xa trên Windows không nên là một trở ngại đối với năng suất. Với các công cụ và kỹ thuật phù hợp, bạn hoàn toàn có thể biến chiếc PC Windows của mình thành một cỗ máy mạnh mẽ để hoàn thành công việc. Từ việc đa nhiệm với Snap Layouts và Màn hình ảo, đến việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, những mẹo này đã giúp tôi duy trì năng suất và sự tập trung khi làm việc xa văn phòng. Hãy thử áp dụng chúng, và bạn có thể thấy mình làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn. Để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ mẹo tăng năng suất làm việc từ xa trên Windows nào khác mà bạn muốn chia sẻ!