Nhờ cấu trúc linh hoạt, khả năng tự động hóa mạnh mẽ và kho dữ liệu phong phú, Notion đã trở thành công cụ không thể thiếu cho vô số cá nhân và đội nhóm. Trong khi nhiều người chỉ dùng Notion cho những tác vụ cơ bản như ghi chú hay quản lý dự án, sức mạnh thực sự của nó vẫn chưa được khai thác triệt để. Nếu bạn đã từng băn khoăn làm thế nào để thực sự nâng cao quy trình làm việc hoặc điều chỉnh Notion theo nhu cầu riêng, bạn đã đến đúng nơi.
Sau nhiều năm gắn bó với Notion, tôi rất hào hứng chia sẻ những cách độc đáo mà tôi đã tích hợp Notion vào quy trình làm việc hàng ngày của mình. Điều này không chỉ giúp tôi sắp xếp các tác vụ mà còn nâng cao năng suất và sự sáng tạo ở những khía cạnh không ngờ. Hãy cùng nhìn nhận lại những khả năng tiềm ẩn với không gian làm việc yêu thích của bạn.
Theo Dõi Các Đăng Ký Dịch Vụ Với Notion
Nắm Rõ Mọi Khoản Chi Đăng Ký Đang Hoạt Động Và Không Hoạt Động
Một trong những cách mang tính đột phá nhất mà tôi sử dụng Notion là biến nó thành công cụ theo dõi các gói đăng ký cá nhân. Trước khi thiết lập hệ thống này, tôi thường xuyên lạc mất dấu những gì mình đang trả tiền, thời điểm gia hạn và tiền của tôi thực sự đã đi đâu. Giờ đây, Notion là một trung tâm kiểm soát tập trung, mang lại sự rõ ràng và kiểm soát hoàn toàn.
Tôi đã tạo một cơ sở dữ liệu mới và đặt tên là “Subscription tracker” (Theo dõi đăng ký). Tôi thêm nhiều cột như tên dịch vụ, danh mục, chi phí hàng tháng, chi phí hàng năm, tổng chi phí, trạng thái, phương thức thanh toán, ngày gia hạn tiếp theo, loại thanh toán, ghi chú và liên kết. Tôi có thể đặt thuộc tính “Monthly Cost” (Chi phí hàng tháng) để tổng hợp ở cuối mỗi nhóm.
Khi cơ sở dữ liệu đã sẵn sàng, tôi thêm một biểu đồ để kiểm tra chi tiêu đăng ký của mình theo các danh mục như năng suất, giải trí, và nhiều hơn nữa. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết của tôi nơi tôi đã phác thảo toàn bộ quy trình.
Thu Thập Dữ Liệu Bằng Biểu Mẫu Notion
Ai Còn Cần Google Forms Nữa Chứ?
Giao diện tạo biểu mẫu trong Notion với các tùy chọn thuộc tính câu hỏi khác nhau
Tính năng biểu mẫu của Notion giúp việc thu thập thông tin trực tiếp vào cơ sở dữ liệu Notion trở nên cực kỳ tinh gọn. Nó hoàn hảo cho mọi thứ, từ các cuộc khảo sát nhanh, biểu mẫu phản hồi cho đến các yêu cầu nội bộ và đăng ký. Đúng như mong đợi, tính năng này giữ mọi thứ trong Notion và loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Tôi có thể chỉ cần gõ /Form và bắt đầu tạo một biểu mẫu mới với tất cả các tùy chọn liên quan. Tôi có thể thêm các loại câu hỏi như văn bản, nhiều lựa chọn, ngày tháng, người, tệp & phương tiện, số và ô kiểm (checkbox). Ngay sau khi ai đó gửi biểu mẫu, một trang mới sẽ xuất hiện ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu Notion đã kết nối của tôi, với tất cả các câu trả lời được điền gọn gàng vào các thuộc tính chính xác.
Lập Kế Hoạch Chuyến Đi Với Notion
Du Lịch Như Một Chuyên Gia
Một trong những cách tôi yêu thích để sử dụng Notion là lập kế hoạch cho chuyến đi tiếp theo của mình. Đã qua rồi cái thời các tab trình duyệt lộn xộn, những gợi ý nhà hàng bị lãng quên và hàng tá tìm kiếm xác nhận đặt phòng. Giờ đây, toàn bộ chuyến đi của tôi nằm gọn trong một trang Notion riêng.
Tôi đã tạo một trang chuyên dụng với các widget như thời tiết và đồng hồ đếm ngược, đồng thời thêm toàn bộ cơ sở dữ liệu lịch trình với các chi tiết như tên, loại, ngày, khu vực, xếp hạng và nhiều hơn nữa. Hơn nữa, tôi còn thêm các mục hành động, thông tin liên hệ khẩn cấp và thậm chí chèn một thư viện các nhà hàng yêu thích của tôi với các hình ảnh liên quan.
Theo Dõi Thói Quen Với Phân Tích Chuyên Sâu
Tạm Biệt Ứng Dụng Theo Dõi Thói Quen
Giao diện bảng theo dõi thói quen hàng ngày trong Notion với các ô kiểm (checkbox) và tiến độ
Tôi đã thử nhiều ứng dụng và sổ ghi chép giấy, nhưng sự linh hoạt của Notion cho phép tôi xây dựng một hệ thống thích ứng với thói quen đang phát triển của mình. Về cốt lõi, công cụ theo dõi của tôi là một cơ sở dữ liệu đơn giản. Mỗi mục trong cơ sở dữ liệu này đại diện cho một ngày duy nhất, với thuộc tính ngày làm định danh chính.
Đối với mỗi thói quen tôi muốn theo dõi, tôi tạo một thuộc tính ô kiểm riêng biệt. Vì vậy, khi tôi mở một trang, tôi thấy một danh sách các ô kiểm, mỗi ô cho một thói quen. Tôi cũng thêm một công thức để tính phần trăm tiến độ trong ngày dựa trên số lượng ô kiểm tôi đã tích so với tổng số thói quen.
Lập Kế Hoạch Cải Tạo Nhà
Đưa Kế Hoạch Nội Thất Lên Một Tầm Cao Mới
Trang quản lý dự án cải tạo nhà trên Notion với các cơ sở dữ liệu liên kết như timeline và nhà thầu
Lập kế hoạch cải tạo nhà luôn là một quá trình phức tạp. Đây là lúc Notion trở thành trung tâm chỉ huy của tôi. Tôi bắt đầu với một trang chính “Home Renovation Hub” (Trung tâm cải tạo nhà). Đây không chỉ là một trang đơn thuần; đó là một bảng điều khiển chứa đầy các cơ sở dữ liệu liên kết đại diện cho mọi khía cạnh của dự án.
Tôi có thể thêm cơ sở dữ liệu tiến độ dự án (project timeline database), cơ sở dữ liệu nhà thầu và nhà cung cấp (contractor and vendor database), và cơ sở dữ liệu thiết kế và cảm hứng (design and inspiration database) liên kết đến các trang Pinterest yêu thích của tôi. Cuối cùng, một cơ sở dữ liệu nhật ký liên lạc đơn giản (communication log database) theo dõi mọi cuộc trò chuyện quan trọng với nhà thầu, nhà cung cấp và các thành viên trong gia đình.
Tạo Thư Viện Trò Chơi Điện Tử
Theo Dõi Các Trò Chơi Yêu Thích Của Bạn
Thư viện trò chơi điện tử cá nhân trong Notion hiển thị danh sách các game và trạng thái chơi
Đây là một trong những cách thiết lập Notion yêu thích khác của tôi. Tôi đã tạo một trung tâm đa phương tiện chuyên dụng ngay trong trang Notion của mình. Nó bắt đầu với cơ sở dữ liệu “Now Playing” (Đang chơi) với chế độ xem dạng thư viện (Gallery view) để hiển thị các trò chơi hiện tại của tôi. Trang Notion tiếp tục với danh sách mong muốn của tôi, một cơ sở dữ liệu chuyên dụng cho các trò chơi với tên, xếp hạng, trạng thái (đang chơi, hoàn thành, danh sách mong muốn, v.v.), nhắc nhở và nhiều hơn nữa. Khả năng là vô tận với thiết lập này.
Đánh Giá Năm Kinh Doanh Của Tôi
Năm Kinh Doanh Của Bạn Thế Nào?
Bảng điều khiển đánh giá năm kinh doanh trong Notion, hiển thị các mục như thành tích và bài học
Ngay sau khi năm tài chính kết thúc, tôi bật không gian làm việc Notion của mình và bắt đầu viết về năm kinh doanh của tôi đã diễn ra như thế nào. Tôi đã thêm một số trang con như thành tích, đánh giá hàng năm, thách thức, mục tiêu kinh doanh, và nhiều hơn nữa. Tôi cũng ghi lại ba thành tích hàng đầu của mình để tự duy trì động lực.
Phần yêu thích của tôi là phần “Bài học kinh nghiệm”, nơi tôi tạo một danh sách các trang mà mỗi trang trình bày chi tiết một bài học cụ thể, bao gồm những gì đã xảy ra, tác động và điều cần rút ra cho năm tới. Tôi cũng liên kết trực tiếp đến cơ sở dữ liệu khách hàng của mình để xem xét tỷ lệ khách hàng mới, tỷ lệ duy trì và các phản hồi quan trọng nhận được trong suốt cả năm.
Khai Phá Toàn Bộ Tiềm Năng Của Notion
Với những mẹo này, cá nhân tôi đã tận dụng Notion để biến đổi mọi thứ từ các công việc hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn. Tôi cũng khuyến khích bạn ghé thăm cửa hàng mẫu Notion để tìm kiếm thêm cảm hứng. Nhưng một khi bạn có một ý tưởng sáng tạo, hãy đảm bảo tùy chỉnh trang Notion để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Xét cho cùng, vẻ đẹp thực sự của Notion nằm ở khả năng thích ứng vô tận của nó. Vì vậy, đừng ngại thử nghiệm, kết hợp các ý tưởng và làm chủ Notion trong thời gian ngắn.