Notion mang đến sự linh hoạt đáng kinh ngạc để xây dựng các không gian làm việc và wiki tùy chỉnh. Tuy nhiên, ứng dụng này còn nhiều điểm chưa hoàn hảo. Notion thiếu những tính năng thiết yếu như chế độ xem đồ thị (graph view), mã hóa đầu cuối (end-to-end encryption) và chế độ ngoại tuyến (offline mode). Nếu đây là những yếu tố không thể thiếu cho hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM) của bạn, đã đến lúc tìm kiếm một giải pháp khác.
Sau khi thử nghiệm hàng chục ứng dụng thay thế, tôi đã tìm thấy một công cụ khắc phục những thiếu sót của Notion và mang lại trải nghiệm “bộ não thứ hai” thông minh, liền mạch và có tính liên kết cao. Đó chính là Reflect Notes – không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn thuần, mà còn được thiết kế để phản ánh cách bộ não của bạn thực sự hoạt động. Dưới đây là lý do Reflect Notes chính là “Notion phiên bản nâng cấp” mà bạn đã chờ đợi.
Notion đang tụt hậu so với các đối thủ khác trên thị trường ứng dụng ghi chú
Lý do Reflect Notes vượt trội hơn Notion
Hỗ trợ ghi chú hàng ngày (Daily Notes) tiện lợi với nhật ký tích hợp
Một nhật ký số là phần quan trọng trong hệ thống quản lý kiến thức cá nhân của tôi. Một trong những trở ngại lớn nhất tôi gặp phải với Notion khi cố gắng duy trì một nhật ký nhất quán là lượng thiết lập thủ công mà nó yêu cầu. Đừng hiểu lầm, bạn hoàn toàn có thể tạo một hệ thống nhật ký tuyệt vời trong Notion, nhưng nó đòi hỏi kế hoạch đáng kể. Tôi phải tạo một cơ sở dữ liệu, thiết lập nhiều cột với các thuộc tính khác nhau, sau đó liên kết nó với chế độ xem lịch chỉ để có một mục nhập hàng ngày cơ bản.
Với Reflect Notes, câu chuyện hoàn toàn khác. Ngay khi tôi mở ứng dụng, một phần ghi chú hàng ngày (daily notes) tích hợp đã sẵn sàng. Tôi có thể bắt đầu viết ngay về những sự kiện trong ngày. Hơn nữa, Reflect còn có một lịch tháng nhỏ ngay tại đó, giúp việc chuyển đổi giữa các ngày và xem nhanh các mục nhập trở nên thuận tiện.
Giao diện tính năng nhật ký tích hợp (daily notes) của Reflect Notes
Trải nghiệm đồng bộ hóa vượt trội
Đây là điểm Reflect Notes thực sự tỏa sáng đối với tôi, đặc biệt khi so sánh với Notion. Tôi thường xuyên cảm thấy độ trễ và trải nghiệm đồng bộ hóa không nhất quán, đặc biệt khi xử lý các trang có nhiều nội dung. Rõ ràng là khi bạn có một “bộ não thứ hai” rộng lớn trong Notion, với đầy đủ các yếu tố được kết nối, công thức và widget, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng đáng kể.
Reflect Notes lại cho cảm giác nhanh nhạy và phản hồi tốt. Các ghi chú của tôi đồng bộ gần như tức thì trên các thiết bị, cho dù tôi đang dùng Mac, iPhone hay máy tính để bàn Windows (qua trình duyệt web). Không có độ trễ khi tôi gõ, ngay cả trên những ghi chú dài, và việc điều hướng giữa các trang hoặc tìm kiếm nội dung diễn ra rất mượt mà.
Giao diện tổng quan của Reflect Notes với khả năng đồng bộ hóa nhanh chóng
Tính năng ghi chú liên kết (Networked Notes) với Graph View mạnh mẽ
Notion chắc chắn cho phép bạn kết nối các ghi chú liên quan, nhưng lại thiếu khả năng thể hiện trực quan các kết nối đó. Khi có hàng trăm ghi chú được liên kết trong Notion, việc hiểu rõ mối quan hệ giữa chúng trở nên khá khó khăn.
Reflect Notes tự động tạo một chế độ xem đồ thị (graph view) dựa trên tất cả các ghi chú được liên kết của tôi. Giả sử tôi đang nghiên cứu một chủ đề phức tạp như “tác động của AI đối với các ngành công nghiệp sáng tạo”. Khi tôi ghi chú về “AI trong âm nhạc”, “nghệ thuật tạo sinh”, “vấn đề bản quyền AI” và nhiều chủ đề khác, tôi có thể liên kết tự nhiên các ghi chú đó trong Reflect.
Sau đó, tôi có thể truy cập vào chế độ xem đồ thị của Reflect, và đột nhiên, mọi thứ được bố trí trực quan. Mỗi ghi chú là một nút, và các liên kết tôi đã tạo là những đường nối chúng lại với nhau, giúp tôi dễ dàng hình dung bức tranh tổng thể.
Chế độ xem đồ thị (Graph View) thể hiện mối liên kết giữa các ghi chú trong Reflect Notes
Quản lý tác vụ hiệu quả với Built-in Tasks View
Trong Notion, các lời nhắc chắc chắn có sẵn và bạn có thể gắn chúng vào ngày tháng trong cơ sở dữ liệu hoặc trực tiếp trên một trang. Vấn đề là, ngay cả với tất cả các tính năng và sự linh hoạt này, không có một nơi duy nhất, tập trung để quản lý tất cả các tác vụ của bạn. Để xem lại chúng, tôi thường phải quay lại trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể. Đây là một trong những lý do tôi gọi Notion là kẻ đa năng nhưng không chuyên.
Reflect Notes đi kèm với một chế độ xem tác vụ tích hợp (built-in task view) nơi tôi có thể thêm tác vụ trực tiếp, kiểm tra các tác vụ hiện tại và thậm chí lọc chúng theo ngày. Điều làm cho nó mạnh mẽ là Reflect thu thập tất cả các tác vụ này từ tất cả các ghi chú của tôi vào một phần “Tasks” chuyên dụng, dễ truy cập ở thanh bên. Nó đơn giản, tập trung và cực kỳ hiệu quả.
Giao diện quản lý tác vụ tích hợp (Tasks View) của ứng dụng Reflect Notes
Tích hợp mẫu (Templates) mượt mà và trực quan
Giống như Notion, Reflect Notes sẽ không làm bạn choáng ngợp với hàng trăm mẫu để lựa chọn. Thay vào đó, bạn có thể tạo các mẫu tùy chỉnh cho các mục đích cụ thể và chèn chúng ngay từ menu lệnh slash. Ví dụ, tôi có thể tạo một mẫu “Cuộc họp” từ phần Cài đặt và thêm các tiêu đề liên quan cùng các gợi ý chung.
Bây giờ, khi tôi tạo một ghi chú mới về một dự án cụ thể, tôi có thể gõ /meeting và thêm mẫu ngay lập tức. Tương tự, tôi có thể gõ /journal và thêm các phần định sẵn một cách nhanh chóng.
Cách chèn mẫu (templates) nhanh chóng bằng lệnh slash command trong Reflect Notes
Mã hóa đầu cuối (End-to-end encryption) và chế độ ngoại tuyến – Ưu điểm then chốt
Bây giờ, hãy đến phần quan trọng nơi Reflect Notes vượt trội hơn Notion một cách phong cách. Tất cả các đồ thị của tôi trong Reflect Notes đều được mã hóa đầu cuối theo mặc định. Không ai (ngay cả Reflect Notes) có thể xem hoặc truy cập ghi chú của tôi. Một tính năng bổ sung tiện lợi khác là chế độ ngoại tuyến.
Cho dù tôi đang trên chuyến bay, mắc kẹt ở một khu vực xa xôi, hay gặp sự cố kết nối internet, tôi không bị mất quyền truy cập vào những suy nghĩ và ghi chú của mình trong Reflect Notes.
Giống Notion, nhưng tốt hơn rất nhiều
Trước khi bạn hoàn toàn từ bỏ Notion để chuyển sang Reflect Notes, hãy lưu ý một điều. Reflect Notes còn thiếu cơ sở dữ liệu (databases), bảng Kanban và không hỗ trợ biểu mẫu (forms). Tuy nhiên, nếu bạn là người như tôi, chủ yếu sử dụng các ứng dụng như vậy để tạo hệ thống quản lý kiến thức cá nhân (PKM), Reflect Notes cung cấp những lý do thuyết phục để bạn cân nhắc chuyển đổi từ Notion.
Ứng dụng này ưu tiên luồng suy nghĩ tự nhiên và sự kết nối trực quan của các ý tưởng. Ngoài ra, không như Notion, Reflect Notes có một gói duy nhất (10 đô la mỗi tháng) bao gồm tất cả các khả năng AI. Nếu Reflect Notes không phù hợp với bạn trong thời gian dùng thử miễn phí, bạn có thể tìm hiểu các ứng dụng thay thế Notion khác có chế độ ngoại tuyến.