Microsoft Excel luôn là công cụ hàng đầu trong việc xử lý và phân tích số liệu, và chính vì vậy, Microsoft liên tục tung ra các bản cập nhật bổ sung tính năng mới cùng với sửa lỗi. Mặc dù việc sửa lỗi giúp đảm bảo quy trình làm việc ổn định là quan trọng, nhưng các tính năng bổ sung luôn được chào đón nếu chúng có thể nâng cao năng suất của người dùng. Trong những tháng gần đây, Excel đã nhận được một loạt các cập nhật đáng chú ý, tập trung vào việc bổ sung các tính năng mạnh mẽ hơn đồng thời tăng cường trải nghiệm bảo mật.
Những cải tiến này đã mang lại cho Excel nhiều ưu điểm mới, giúp nó trở thành một công cụ xử lý số liệu vượt trội hơn bao giờ hết. Nếu bạn là một người dùng Excel thường xuyên và cảm thấy mình đã khai thác hết tiềm năng của phần mềm, thì đã đến lúc khám phá năm tính năng mới được thêm vào Excel mà có thể bạn chưa từng sử dụng qua.
1. Cải Tiến Vượt Bậc Của Copilot
Tận dụng sức mạnh của AI để phân tích dữ liệu
Chúng ta đang sống trong một thế giới nơi Trí tuệ Nhân tạo (AI) đã giúp hầu hết các công việc trở nên dễ dàng hơn. Vậy tại sao không tận dụng AI để cải thiện trải nghiệm Excel của bạn? Đây có lẽ chính là suy nghĩ của Microsoft khi tung ra những cải tiến cho Copilot trong Excel. Trước đây, Copilot chủ yếu đề xuất các công thức trong ô dựa trên dữ liệu có sẵn trong bảng tính. Giờ đây, nó có thể làm được nhiều hơn thế, chẳng hạn như tìm nạp dữ liệu từ các nguồn trực tuyến và nhập trực tiếp vào sổ làm việc của bạn.
Ví dụ, giả sử bạn đang chuẩn bị một biểu đồ so sánh hai quốc gia khác nhau mà bạn đang cân nhắc để chuyển đến. Ngoài các yếu tố như cơ hội việc làm và tổ chức giáo dục cho trẻ em, bạn cũng có thể muốn xem xét các yếu tố như thời tiết và tỷ giá chuyển đổi tiền tệ. Giờ đây, bạn có thể so sánh các thông số này trực tiếp trong Excel nhờ Copilot. Chỉ cần yêu cầu Copilot tìm nạp dữ liệu thời tiết của Luân Đôn và Berlin trong năm qua, cùng với biểu đồ so sánh tiền tệ trong cùng khoảng thời gian. Bạn có thể sử dụng dữ liệu thời gian thực này để đưa ra quyết định sáng suốt.
2. Làm Mới Dữ Liệu Tự Động Với Xác Thực Trong Power Query
Truy cập và cập nhật cơ sở dữ liệu bảo mật dễ dàng hơn
Những người sử dụng Power Query trong Excel để tìm nạp dữ liệu từ các nguồn bên ngoài sẽ biết rằng, cho đến nay, Excel chưa hỗ trợ làm mới dữ liệu tự động từ các nguồn yêu cầu xác thực. Tuy nhiên, vấn đề này đã được giải quyết với bản cập nhật mới nhất. Dữ liệu được nhập từ cơ sở dữ liệu SQL, API và các nền tảng đám mây bảo mật như Salesforce giờ đây có thể tự động làm mới theo định kỳ.
Bạn có thể lên lịch làm mới dữ liệu theo tần suất đặt trước hoặc chọn làm mới thủ công ngay trong Excel. Không như trước đây, bạn sẽ không phải nhập lại thông tin đăng nhập mỗi khi thực hiện thao tác này. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian cho những ai làm việc với các bộ dữ liệu lớn được nhập từ nhiều nguồn khác nhau.
Giao diện Power Query trong Excel đang xử lý và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau
3. Tạo Biểu Mẫu Trực Tiếp Từ Excel
Đã đến lúc xem xét lại việc sử dụng Google Forms
Google Forms là lựa chọn mặc định cho hầu hết những ai muốn tạo một biểu mẫu để thu thập dữ liệu. Tuy nhiên, điều đó có thể sớm thay đổi nhờ vào việc Excel giờ đây đã hỗ trợ tạo biểu mẫu với khả năng lưu trữ dữ liệu trực tiếp trong một bảng tính.
Dữ liệu điền vào biểu mẫu được phản ánh theo thời gian thực dưới dạng bảng, giúp dễ dàng đọc và thực hiện các hành động. Sau khi tạo biểu mẫu, tất cả những gì bạn cần làm là chia sẻ liên kết. Ngay cả những người không có gói đăng ký Microsoft 365 cũng có thể điền vào biểu mẫu. Khi mỗi cá nhân hoàn thành biểu mẫu, bạn sẽ thấy các hàng dữ liệu được điền tự động trong bảng tính với thông tin trực tiếp.
Giao diện Excel hiển thị một bảng tính với các công thức và dữ liệu được sắp xếp, minh họa cho việc tạo biểu mẫu và thu thập thông tin
4. Hỗ Trợ Regex Gốc
Xử lý văn bản mạnh mẽ mà không cần Add-in bên ngoài
Nếu trước đây bạn muốn thực hiện khớp mẫu để thao tác với văn bản trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng một add-in Excel. Tuy nhiên, phần mềm này giờ đây đã nhận được hỗ trợ gốc cho các hàm Regex như REGEXEXTRACT, REGEXREPLACE và REGEXTEST. Các công thức này có thể trích xuất một chuỗi văn bản và thực hiện các chỉnh sửa trên đó. Ví dụ, nếu bạn có một danh sách tên được liệt kê theo định dạng ‘tên, họ’, bạn có thể loại bỏ dấu phẩy ở giữa và thay thế bằng một khoảng trắng.
Đây là một tính năng lớn dành cho những người thường xuyên làm việc với dữ liệu thường chứa các yếu tố thừa như email ID và phải trải qua nhiều bước để làm sạch. Điều tương tự cũng áp dụng cho số điện thoại, nơi một số có thể có khoảng trắng ở giữa và bạn muốn loại bỏ chúng.
Một ví dụ về việc sử dụng hàm DAX hoặc Regex trong Excel để xử lý và trích xuất chuỗi văn bản
5. Python Trên Excel Phiên Bản Web
Xử lý dữ liệu nâng cao ngay trên trình duyệt web của bạn
Một trong những cách tốt nhất để khai thác tối đa giá trị từ Excel là sử dụng các tập lệnh Python. Trong khi ứng dụng desktop đã hỗ trợ Python một thời gian, giờ đây bạn có thể sử dụng các tập lệnh Python trên Excel cho Web – một bổ sung đáng hoan nghênh cho những ai thích sử dụng ứng dụng trực tuyến. Tất cả những gì bạn phải làm là gõ =PY() để kích hoạt chức năng này.
Nhiều người dùng tận dụng khả năng làm việc cùng nhau trên một bảng tính đồng thời, điều này chỉ có thể thực hiện được thông qua Excel trên web. Vì vậy, đây là một thay đổi đáng hoan nghênh cho những người dùng đó. Bạn không cần phải tải xuống ứng dụng desktop nữa để thử sức với một số tính năng Excel nâng cao!
Giao diện Excel trên web với đoạn mã Python được tích hợp để thực hiện các phân tích dữ liệu nâng cao
Tiếp tục đón nhận các tính năng mới
Một trong những lợi ích lớn nhất khi đăng ký Microsoft 365 hoặc mua Office 2024 là ứng dụng nhận được dòng cập nhật liên tục. Những bản cập nhật này không chỉ giải quyết các vấn đề hiện có mà còn bổ sung các tính năng mới như những gì đã đề cập ở trên, tăng cường tính tiện ích của bộ ứng dụng Office. Với cá nhân tôi, việc tích hợp Copilot trong Excel thường xuyên giúp tôi tìm nạp tỷ giá chuyển đổi tiền tệ, đặc biệt khi tôi nhận thanh toán bằng ngoại tệ và dùng Excel để theo dõi các khoản phải thu. Điều này cho thấy rõ ràng những bổ sung mới này mang lại lợi ích đáng kể cho người dùng cuối. Hãy khám phá và tận dụng tối đa những cải tiến này để công việc của bạn thêm hiệu quả!