Notion đã khẳng định vị thế là một trong những nền tảng tổ chức và năng suất phổ biến nhất hiện nay, gần đây đã vượt mốc 100 triệu người dùng. Với hệ thống dựa trên các khối (block) cực kỳ linh hoạt, Notion cho phép người dùng tạo ra các giải pháp tùy chỉnh để quản lý dữ liệu. Dù được sử dụng như một công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án, CRM, lên kế hoạch sự kiện, hay đơn giản chỉ để tổ chức ghi chú, Notion đều cho phép người dùng xây dựng các hệ thống phù hợp với nhu cầu riêng. Chính sự linh hoạt rộng rãi này đã khiến Notion trở thành lựa chọn hấp dẫn khi một công ty quảng cáo ngoài trời trị giá hàng triệu đô la tiếp cận tôi để thiết kế một hệ thống tùy chỉnh.
Kinh nghiệm trước đây của tôi khi sử dụng Notion với khách hàng này cho một dự án khác đã củng cố quyết định xây dựng hệ thống của họ bằng Notion. Khả năng mở rộng của nó phù hợp với các dự án lớn, nhưng nếu thiếu các nguyên tắc quản lý dự án và xây dựng hệ thống cốt lõi, sự phức tạp của Notion có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Trong quá trình áp dụng các nguyên tắc này, tôi nhận thấy có sáu điều đặc biệt hữu ích – những bài học mà bất kỳ ai xây dựng hệ thống trong Notion, dù là cho nhu cầu kinh doanh lớn hay các dự án cá nhân nhỏ, cũng đều có thể tham khảo để tối ưu Notion hiệu quả hơn.
1. Đừng Ngại Tạo Nhiều Cơ Sở Dữ Liệu Chuyên Biệt
Phá vỡ quy tắc “cơ sở dữ liệu trung tâm” truyền thống
Lời khuyên phổ biến trong lý thuyết cơ sở dữ liệu và các công cụ như Notion thường là sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung vì chúng giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm trùng lặp và duy trì tính nhất quán. Trong dự án này, một cơ sở dữ liệu tập trung đã được sử dụng để quản lý các danh mục dữ liệu chồng chéo như địa điểm, thông tin CRM và các chi tiết đặc thù ngành.
Khi hệ thống phát triển, rõ ràng không phải tất cả thông tin đều thuộc về một cơ sở dữ liệu duy nhất. Một số dữ liệu về địa điểm hoặc giao lộ xuất hiện tương tự, thậm chí giống hệt nhau, nhưng lại phục vụ các ngữ cảnh và mục đích khác nhau. Việc kết hợp các thuộc tính của chúng gây ra sự nhầm lẫn, và việc tách chúng thành các cơ sở dữ liệu riêng biệt trở nên hợp lý.
Bắt đầu với một cơ sở dữ liệu tập trung để đơn giản, nhưng đừng ngần ngại tạo các cơ sở dữ liệu chuyên biệt nếu phạm vi công việc của bạn mở rộng. Khả năng liên kết của Notion giúp duy trì kết nối dễ dàng, ngay cả giữa các cơ sở dữ liệu khác nhau, như sử dụng Rollups và Relations. Nếu bạn cảm thấy cơ sở dữ liệu của mình đang trở nên quá lớn, gặp khó khăn khi điều hướng hoặc một số dữ liệu quá khác biệt, hãy tin vào trực giác của mình để tạo một cơ sở dữ liệu riêng. Mặc dù một số người coi đây là một quy tắc bất di bất dịch, nhưng thực tế không phải vậy.
Giao diện cơ sở dữ liệu Notion quản lý danh mục tài sản và vật phẩm sở hữu
2. Đặt Tên Duy Nhất Cho Mọi Thứ Trong Notion
Tối ưu hóa chức năng tìm kiếm của Notion
Quy ước đặt tên cho mọi thuộc tính, cơ sở dữ liệu và trang là vô cùng quan trọng. Việc có các tên duy nhất là yếu tố cần thiết khi sử dụng chức năng tìm kiếm của Notion, vốn hoạt động rất hiệu quả và sẽ nhanh chóng đưa bạn đến thứ bạn đang tìm kiếm.
Dự án có hơn 500 mục địa điểm, trải rộng trên ba thành phố, và bao gồm các thuộc tính Notion đòi hỏi sự phân biệt rõ ràng. Các thuộc tính với thuật ngữ và dữ liệu đặc thù ngành có thể khác nhau tùy theo luật pháp thành phố, và hai thành phố thậm chí có thể có cùng một địa chỉ chính xác.
Đầu tư thời gian vào một chiến lược đặt tên nhất quán, đảm bảo mọi thứ đều có tên và tiêu đề duy nhất, sẽ tiết kiệm vô số giờ về sau và cho phép bạn tận dụng tối đa khả năng tìm kiếm bất kỳ thứ gì trên bất kỳ trang, thuộc tính hoặc khối nào của Notion.
3. Tạo Sẵn Các Mẫu Trang (Templates) Từ Sớm
Chuẩn hóa và đồng bộ hóa nội dung
Các trang của Notion sử dụng các khối (block), với mỗi dòng được coi là một khối riêng biệt, và có rất nhiều loại khối khác nhau để lựa chọn. Notion thường ví việc làm việc với các khối của họ giống như chơi Lego. Tôi là một trong những người yêu thích thiết kế các bảng tính tốt, và tôi cũng vẫn yêu thích chơi Lego và tự xây dựng các thiết kế của mình, và đánh giá cao sự tự do sáng tạo này.
Khả năng tùy chỉnh là vô tận, vì vậy nếu bạn giống tôi, bạn sẽ tạo ra những hệ thống tổ chức và bố cục trang phức tạp. Việc tạo các mẫu trang (templates) cho những hệ thống này từ sớm và chỉnh sửa mẫu thay vì các trang riêng lẻ sẽ giúp bạn đạt được sự nhất quán về trang sau này.
Ví dụ, các mẫu trong cơ sở dữ liệu địa điểm đảm bảo tính nhất quán trên các trường như chi tiết quy hoạch, lưu lượng giao thông, trạng thái cấp phép, thu thập liên hệ, v.v. Việc có thể tạo các trang với cơ sở dữ liệu nội tuyến (inline databases), các chế độ xem từ các cơ sở dữ liệu khác, tiêu đề bật tắt, nhúng, bảng biểu và mọi thứ khác có sẵn là một trải nghiệm tuyệt vời.
Tuy nhiên, điều đó không quan trọng nếu bạn mở một trang trông khác biệt hoặc không có thông tin cần thiết. Các mẫu không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn ngăn ngừa sự lộn xộn. Chúng đặc biệt hữu ích trong các dự án hợp tác, nơi các người dùng khác có thể không quá ngăn nắp và dễ bỏ sót các chi tiết quan trọng.
Mẫu trang Notion phác thảo nội dung video YouTube giáo dục cho tổ chức phi lợi nhuận
4. Tài Liệu Hóa Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Notion Của Bạn
Đơn giản hóa việc vận hành và đào tạo
Một hệ thống Notion được xây dựng tốt chỉ hiệu quả khi có tài liệu hướng dẫn rõ ràng. Nếu không có hướng dẫn minh bạch, ngay cả những hệ thống được thiết kế chu đáo nhất cũng có thể trở nên khó sử dụng. Các ghi chú về cách các cơ sở dữ liệu liên kết với nhau, mục đích của các mẫu trang và cách áp dụng các bộ lọc là vô giá.
Trong dự án này, việc tài liệu hóa đã làm cho việc đào tạo trở nên đơn giản. Nó đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể điều hướng nhiều cơ sở dữ liệu và trang được kết nối với nhau mà không bị nhầm lẫn, và nhập đúng dữ liệu vào đúng vị trí. Việc nhúng các hướng dẫn ngay trong không gian làm việc cho phép người dùng truy cập hướng dẫn chính xác tại nơi họ cần.
Cá nhân tôi rất tin tưởng vào việc tài liệu hóa tốt bởi vì tôi mắc AuDHD và việc có tài liệu tham khảo nhanh giúp tôi quay lại đúng hướng nếu tôi bị phân tâm bởi một điều gì đó khác khiến tôi hứng thú.
Hướng dẫn tài liệu hóa hệ thống kế toán và thuế trong Notion
5. Lập Nhật Ký Thay Đổi Phát Triển (Change Log)
Quản lý và theo dõi tiến độ xây dựng hệ thống
Việc theo dõi các thay đổi đối với bất kỳ thứ gì bạn đang phát triển là một thói quen tốt. Notion cũng là một công cụ phổ biến để theo dõi thói quen. Tuy nhiên, số lượng công việc bạn có thể thực hiện với tất cả các khối xây dựng trong Notion đã biến việc này thành một điều cần thiết. Một nhật ký thay đổi – dù đơn giản – cung cấp lịch sử cập nhật, giúp bạn biết mình đã thay đổi gì và tại sao.
Kiến trúc sư hệ thống khác làm việc với tôi trong dự án này cũng liên tục thử nghiệm những điều mới và tìm cách hợp lý hóa hệ thống. Chúng tôi cần đảm bảo rằng những gì chúng tôi đang làm không chồng chéo tại bất kỳ thời điểm nào, và nếu có, những thay đổi chúng tôi thực hiện có thể dễ dàng hoàn tác nếu chúng ảnh hưởng đến một sáng kiến khác.
Ví dụ nhật ký thay đổi phát triển hệ thống Notion
6. Tạo Một Trang “Bảng Tạm” Tạm Thời
Không gian thử nghiệm ý tưởng an toàn trong Notion
Thiết kế dựa trên khối của Notion khuyến khích thử nghiệm, nhưng việc kiểm tra ý tưởng trực tiếp trong không gian làm việc chính có khả năng dẫn đến một bản xây dựng tồi tệ khó có thể hoàn tác. Một trang “bảng tạm thời” (temporary clipboard) hoặc “bảng trắng” (whiteboard) hoạt động như một “sandbox” để thử nghiệm các bố cục, mẫu, tự động hóa hoặc quy trình làm việc mới mà không ảnh hưởng đến hệ thống chính của bạn.
Ngay cả cách bạn làm việc với nội dung chính của một trang trong Notion cũng khác biệt, và thật tốt khi có thể xem ý tưởng của bạn sẽ trông như thế nào trước khi tích hợp nó. Tôi chỉ cần tạo một trang riêng tư xuất hiện trong menu bên trái, đặt cho nó một biểu tượng bảng tạm, và nó luôn có sẵn khi tôi cần.
Trang Notion dùng làm bảng tạm thời hoặc bảng trắng để thử nghiệm ý tưởng
Sức Mạnh Của Notion Khi Được Tối Ưu Đúng Cách
Notion là một công cụ mạnh mẽ để xây dựng các hệ thống quản lý mọi thứ, từ các nhiệm vụ cá nhân nhỏ đến các hoạt động kinh doanh quy mô lớn. Sự linh hoạt của nó đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận để tận dụng tối đa. Bằng cách áp dụng các chiến lược như thiết lập quy ước đặt tên, sử dụng mẫu trang, tài liệu hóa quy trình, duy trì nhật ký thay đổi và sử dụng một trang bảng tạm thời, bạn có thể tránh được những thay đổi bố cục lớn mà bạn có thể hối tiếc và khó hoàn tác sau này.
Tôi cũng sử dụng Notion rộng rãi để tổ chức cuộc sống cá nhân và theo dõi mọi thứ. Nếu bạn là một trong những người đam mê bảng tính như tôi, hãy chuẩn bị tinh thần – bạn sẽ ngạc nhiên khi dễ dàng bị cuốn vào việc xây dựng những thiết lập thực sự phức tạp. Hãy khám phá và chia sẻ kinh nghiệm dùng Notion của bạn để cộng đồng cùng học hỏi nhé!