Trong nhiều năm qua, tôi đã luân chuyển giữa các công cụ ghi chú và quản lý kiến thức cá nhân (PKM) mạnh mẽ như Obsidian, Notion và Capacities, luôn tìm kiếm một hệ thống hoàn hảo. Mặc dù mỗi công cụ đều mang lại những thế mạnh riêng, hành trình tìm kiếm một không gian làm việc thông minh và linh hoạt của tôi dường như không có hồi kết. Đó là khi tôi tìm thấy Tana, và tôi rất vui mừng được chia sẻ khám phá này. Công cụ năng suất này không chỉ sánh ngang mà trong nhiều trường hợp còn dễ dàng vượt qua các đối thủ với các tính năng như Supertags và tích hợp AI. Dưới đây là cách Tana đã tinh gọn quy trình làm việc của tôi và chứng tỏ bản thân là giải pháp tối ưu mà tôi hằng mong ước.
Ứng dụng Tana gốc trên mọi nền tảng: Trải nghiệm mượt mà vượt trội
Cảm giác tốt hơn hẳn Notion và Obsidian
Một trong những điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Tana là cách tiếp cận các ứng dụng gốc trên nhiều nền tảng. Trong khi Notion thường mang lại cảm giác như một trang web được đóng gói trong một ứng dụng desktop sơ sài, và Obsidian, dù có ứng dụng desktop mạnh mẽ nhưng lại phụ thuộc vào các chủ đề và plugin cộng đồng, Tana lại cho cảm giác như được xây dựng riêng cho từng môi trường.
Giao diện Obsidian, một công cụ quản lý kiến thức cá nhân quen thuộc mà người dùng có thể cân nhắc thay thế bằng Tana.
Dù tôi sử dụng Tana trên MacBook Pro, Google Chrome hay iPhone 15 Pro Max, ứng dụng Tana đều chạy nhanh chóng, phản hồi mượt mà và linh hoạt. Nó không có độ trễ nhẹ hoặc sự giật cục của giao diện web mà tôi đôi khi gặp phải với Notion. Ngoài ra, tôi không cần phải dựa vào một chủ đề của bên thứ ba để thay đổi giao diện (tôi đang nói đến Obsidian đấy!). Các ứng dụng dành riêng cho iOS và Android cũng không chỉ đơn thuần là phiên bản thu nhỏ của ứng dụng desktop.
Supertags – Sức mạnh tùy biến “thần kỳ” của Tana
Tính năng không thể bỏ qua
Đây là điểm mà Tana tạo sự khác biệt so với Notion, Obsidian và Capacities. Supertags trong Tana giống như các template theo yêu cầu mà bạn có thể áp dụng cho bất kỳ “node” nào bất cứ lúc nào. Khái niệm tổng thể này rất giống với “Objects” trong Capacities. Chúng định nghĩa một mảnh thông tin là gì và nó nên có những thuộc tính nào.
Ví dụ về Supertags trong Tana hiển thị các trường thông tin tùy chỉnh cho một node, minh họa khả năng quản lý kiến thức linh hoạt.
Ví dụ, nếu tôi đang viết một ghi chú về ‘AI trong giáo dục’, tôi có thể thêm #resource và Tana sẽ nhắc tôi với các trường mặc định mà tôi đã định nghĩa cho Supertag #resource của mình: URL, Tác giả, Tóm tắt, Trạng thái. Khả năng tùy biến ở đây là vô tận. Bạn cần dành một chút thời gian để thiết kế Supertags trong không gian làm việc của mình.
Tích hợp AI thông minh: Không còn là tính năng phụ trợ
Khác biệt với các giải pháp AI hời hợt khác
Hầu hết các ứng dụng PKM đều cung cấp tiện ích bổ sung AI, và Tana cũng không ngoại lệ. Tuy nhiên, việc triển khai tổng thể rất mượt mà. Công ty không cung cấp tích hợp AI như một tính năng thêm vào sau; nó được tích hợp trực tiếp vào cốt lõi cách bạn tương tác với thông tin.
Đây là một sự khác biệt quan trọng so với Notion, nơi bạn có thể sử dụng các khối AI, hoặc Obsidian, nơi bạn sẽ phụ thuộc vào các plugin của bên thứ ba mà đôi khi không hoạt động. Trong Tana, AI mang lại cảm giác như một phần mở rộng tự nhiên của quá trình tư duy của tôi.
Minh họa tính năng tạo hình ảnh bằng AI của Tana, cho phép người dùng dễ dàng tạo banner đẹp mắt cho các trang ghi chú.
Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu chuyên dụng để theo dõi các cuốn sách yêu thích của mình. Bạn có thể nhập tên sách vào cột đầu tiên và sử dụng AI của Tana để điền tên tác giả chỉ với một cú nhấp chuột. Tôi cũng có thể tạo ra những hình ảnh bắt mắt cho các trang của mình bằng AI. Tôi đã tạo các điểm nói chuyện cho một ‘trang web trang sức’ và ngay lập tức tạo một hình ảnh banner bằng các gợi ý như ‘Vàng, đá quý và kim cương’. AI của Tana cũng có thể tự động điền các trường trong nhiệm vụ dự án của bạn.
Giao diện so sánh các công cụ PKM, ám chỉ Tana là một lựa chọn thay thế mạnh mẽ cho Notion với các tính năng vượt trội.
Hỗ trợ cơ sở dữ liệu mạnh mẽ: Tổ chức thông tin chuyên nghiệp
Sắp xếp mọi thông tin như một chuyên gia
Một trong những điều ban đầu khiến tôi lo ngại khi khám phá Tana là liệu nó có thể thực sự thay thế các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ mà tôi đã tin cậy trong Notion hay không. May mắn thay, Tana hỗ trợ nhiều chế độ xem cơ sở dữ liệu như bảng, danh sách, thẻ và biểu đồ.
Các chế độ xem cơ sở dữ liệu khác nhau trong Tana như bảng, danh sách và thẻ, giúp người dùng tổ chức thông tin hiệu quả.
Nó được tích hợp gọn gàng với Supertags và các node, giúp bạn tổ chức mọi mảnh thông tin. Tôi chủ yếu sử dụng chế độ xem thẻ để quản lý các dự án cá nhân nhỏ của mình.
Tana không bỏ qua những tính năng cơ bản
Trải nghiệm quen thuộc không kém cạnh các công cụ khác
Các công cụ PKM như Logseq và Roam Research thường bỏ qua những điều cơ bản. Tuy nhiên, đó không phải là trường hợp của Tana. Nó hỗ trợ chức năng đa tab cũng như chia màn hình. Tôi có thể mở ghi chú hàng ngày ở một bên, trong khi dàn ý dự án nằm trong một tab ở phía khác. Tôi thậm chí có thể mở một bài nghiên cứu vào chế độ chia màn hình và đối chiếu mọi thứ mà không bỏ lỡ điều gì.
Chế độ chia màn hình của Tana, cho phép người dùng làm việc đồng thời với nhiều ghi chú hoặc tài liệu để tăng năng suất.
Là một công cụ dàn ý (outliner) từ cốt lõi, mỗi mảnh thông tin trong Tana là một “node”. Bạn có thể kéo và thả, thu gọn, mở rộng và lồng ghép nội dung một cách dễ dàng. Nó mang lại cảm giác tự nhiên để cấu trúc suy nghĩ. Và đối với việc ghi chú hàng ngày, tính năng ghi chú hàng ngày với chế độ xem lịch là rất tuyệt vời. Mỗi ngày tự động có trang riêng, một không gian trống để ghi lại suy nghĩ, nhiệm vụ và ý tưởng.
Tana – Bí quyết năng suất mới của tôi
Nhìn chung, Tana đã kết thúc hành trình tìm kiếm bộ não kỹ thuật số lý tưởng của tôi. Đây không chỉ là một cải tiến nhỏ so với các công cụ hiện có; nó kết hợp những gì tốt nhất của tính linh hoạt của Notion, khả năng liên kết của Obsidian và xử lý đa phương tiện phong phú của Capacities.
Logo chính thức của Tana, biểu tượng đại diện cho công cụ quản lý kiến thức cá nhân tiên tiến.
Tuy nhiên, như mọi công cụ PKM khác, nó còn xa mới đạt đến sự hoàn hảo. Trải nghiệm giới thiệu người dùng ban đầu khá dài (và thành thật mà nói là mệt mỏi). Cũng có một đường cong học hỏi với Supertags và các khái niệm khác. Tôi thực sự khuyên bạn nên dành thời gian khám phá Tana để làm quen với nó. Trong lúc đó, bạn có thể tìm hiểu thêm về các mẹo để tạo ra một hệ thống PKM hoàn hảo cho riêng mình.