Task Scheduler là một trong những công cụ mạnh mẽ và hữu dụng nhất được tích hợp sẵn trong Windows. Nó giúp bạn tự động hóa vô số tác vụ, dù bạn muốn một chương trình chạy vào một thời điểm cụ thể hay lặp lại liên tục trong nền mà không cần bận tâm. Trong cuộc sống bận rộn, việc ghi nhớ những công việc nhỏ nhặt thường ngày là điều khó tránh khỏi. Task Scheduler sẽ thay bạn thực hiện những tác vụ định kỳ đó, chẳng hạn như dọn dẹp đĩa, khởi động lại PC vào ban đêm, hoặc thậm chí chạy các script gửi email cảnh báo hay tin nhắn Slack. Đặc biệt, có một số bộ kích hoạt (trigger) dựa trên sự kiện mà đa số người dùng bỏ qua, nhưng chúng lại cực kỳ hữu ích một khi bạn biết cách tận dụng.
Giao diện minh họa tạo tự động hóa IFTTT trên màn hình laptop, biểu tượng cho việc tự động hóa tác vụ trong Windows.
1. Khi máy tính ở trạng thái chờ (Idle)
Tận dụng Windows khi bạn không làm việc
Đây là một trong những bộ kích hoạt được chuyên gia thường xuyên sử dụng. Bạn có thể thiết lập một tác vụ chạy sau khi hệ thống ở trạng thái nhàn rỗi trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, nếu bạn rời khỏi máy tính và không có hoạt động bàn phím hoặc chuột nào trong khoảng 15 phút, tác vụ sẽ tự động kích hoạt.
Người dùng có thể sử dụng tính năng này để chạy các bản sao lưu, đồng bộ hóa tệp hoặc thực hiện một số tác vụ dọn dẹp. Vì tác vụ chỉ khởi động khi bạn không chủ động sử dụng máy, bạn sẽ gần như không bao giờ nhận thấy nó đang chạy. Đây là một cách tuyệt vời để xử lý những công việc không cần thiết phải thực hiện trong giờ làm việc nhưng vẫn cần được hoàn thành thường xuyên.
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên gia CNTT, những người có thể tự động hóa các bản cập nhật hoặc quét virus sau giờ làm việc mà không làm gián đoạn người dùng. Người dùng nâng cao có thể sử dụng bộ kích hoạt trạng thái chờ để tự động chạy các tác vụ tiêu tốn nhiều tài nguyên khi họ không làm việc (để các tác vụ đó không làm chậm máy tính).
2. Theo một sự kiện cụ thể trong Event Viewer
Liên kết tác vụ trực tiếp với Event Viewer
Bộ kích hoạt này cho phép bạn liên kết các tác vụ trực tiếp với Event Viewer (Trình xem sự kiện). Bạn có thể kích hoạt một điều gì đó dựa trên một sự kiện cụ thể trong nhật ký hệ thống. Ví dụ, nếu Windows ghi lại cảnh báo không đủ dung lượng đĩa, bạn có thể thiết lập một script dọn dẹp chạy tự động. Tính năng này giúp người dùng sớm phát hiện các dấu hiệu của sự cố phần cứng, chẳng hạn như khi ổ đĩa bắt đầu xuất hiện lỗi.
Bạn cũng có thể khởi động lại các dịch vụ bị lỗi, gửi cảnh báo khi có sự cố hoặc ghi nhật ký các mục khi các ứng dụng quan trọng hoạt động bất thường. Nếu một chương trình nhất định ghi lại một sự kiện khi khởi động, bạn có thể sử dụng tín hiệu đó để khởi chạy một ứng dụng khác song song. Bộ kích hoạt này cũng có thể giúp tự động hóa các bản sửa lỗi ngay khi có sự cố xảy ra. Ngay cả người mới bắt đầu cũng có thể hưởng lợi bằng cách nhận thông báo tự động khi các vấn đề phổ biến xuất hiện; không cần phải đào sâu vào Event Viewer mỗi lần.
3. Khi một tác vụ được tạo hoặc cập nhật
Mở ra nhiều khả năng thú vị
Bộ kích hoạt ít được biết đến này sẽ chạy một tác vụ ngay khi nó được tạo hoặc cập nhật. Vì vậy, ngay khi bạn đăng ký một tác vụ đã lên lịch, nó sẽ được kích hoạt. Tính năng này chủ yếu được dùng khi nhập một tác vụ mới và muốn kiểm tra ngay lập tức mà không cần nhấp chuột để chạy thủ công, nhưng nó cũng mở ra một số khả năng thú vị khác.
Bạn có thể thiết lập các tác vụ để ghi nhật ký khi các tác vụ khác được thêm vào hệ thống, điều này rất hữu ích để theo dõi các thay đổi hoặc giữ một bản ghi kiểm tra. Bạn cũng có thể thiết lập một script chạy ngay khi một tác vụ được triển khai, giúp quá trình tự động hóa trở nên gọn gàng và ít cần can thiệp hơn. Ngay cả những việc đơn giản như sao lưu tệp khi một tác vụ được tạo cũng trở nên dễ dàng hơn.
4. Khi một phiên làm việc từ xa kết nối
Giám sát các phiên Terminal Services, Remote Desktop
Bộ kích hoạt này sẽ kích hoạt khi một phiên người dùng kết nối với máy. Nó liên quan đến Terminal Services, các phiên Remote Desktop hoặc chuyển đổi người dùng nhanh. Ví dụ, nếu ai đó đăng nhập từ xa vào PC hoặc kết nối lại với một phiên console, bộ kích hoạt có thể khởi chạy một tác vụ.
Bạn có thể sử dụng nó để hiển thị thông báo chào mừng, chạy một script giám sát, gắn các ổ đĩa mạng hoặc khởi động các dịch vụ nhất định khi một phiên bắt đầu. Trên một PC trung tâm đa phương tiện, nó có thể khởi chạy các ứng dụng phát trực tuyến ngay khi bạn truy cập từ xa. Trên các máy dùng chung, nó giúp đảm bảo các công cụ quan trọng hoặc chương trình nền khởi động ngay khi ai đó đăng nhập.
Nếu bạn thường xuyên truy cập từ xa vào các máy của mình, bạn có thể thiết lập các tác vụ tiện lợi như khởi chạy bảng điều khiển trạng thái hoặc điều chỉnh cài đặt hiệu suất để tự động chạy khi bạn kết nối.
5. Khi một phiên làm việc từ xa ngắt kết nối
Đối trọng với bộ kích hoạt trên
Là đối trọng với bộ kích hoạt trên, tác vụ này sẽ kích hoạt khi một phiên người dùng ngắt kết nối. Điều đó có thể có nghĩa là ai đó đã đóng một phiên Remote Desktop hoặc chỉ đơn giản là chuyển đổi người dùng. Nó không có nghĩa là họ đã đăng xuất; chỉ là phiên của họ đã kết thúc hoặc chuyển sang trạng thái ngắt kết nối. Bạn có thể sử dụng nó để đóng ứng dụng, lưu công việc, xóa tệp tạm thời hoặc ghi lại sự kiện ngắt kết nối. Nó cũng hữu ích để khóa máy trạm hoặc giảm mức sử dụng tài nguyên khi bạn rời đi. Một số người dùng sử dụng nó để tạm dừng máy ảo, dừng các ứng dụng nền nặng hoặc kích hoạt các tác vụ sao lưu.
Hình ảnh minh họa cách thiết lập Task Scheduler để tự động mở ứng dụng Spotify vào một thời điểm cụ thể trên Windows.
Các quản trị viên có thể sử dụng bộ kích hoạt này để tự động hóa các hành động dọn dẹp hoặc bảo mật nhằm đảm bảo không có chương trình nhạy cảm nào còn chạy sau khi phiên kết thúc. Các trường hợp sử dụng khác bao gồm đồng bộ hóa dữ liệu hoặc tạm dừng các ứng dụng chuyên sâu khi một phiên ngắt kết nối, giúp giải phóng tài nguyên hệ thống.
6. Khi máy trạm bị khóa (Workstation Locked)
Ví dụ: Khi nhấn Win + L hoặc khóa tự động sau trình bảo vệ màn hình
Bộ kích hoạt này sẽ kích hoạt khi máy trạm bị khóa (chẳng hạn như nhấn tổ hợp phím Win + L hoặc khóa tự động sau khi trình bảo vệ màn hình). Về cơ bản, ngay khi bạn khóa PC, Task Scheduler có thể khởi chạy các hành động được chỉ định. Một ví dụ cá nhân hữu ích là tắt tiếng hoặc tạm dừng phương tiện khi bạn khóa PC.
Nó cũng có thể khởi chạy một script “dọn dẹp” nhanh chóng giúp bảo mật hoặc đóng các chương trình nhạy cảm khi bạn rời khỏi máy. Trong môi trường doanh nghiệp, bộ phận IT có thể kích hoạt một bản sao lưu hoặc quét bảo mật ngay khi máy bị khóa (giả sử người dùng không có mặt).
Ảnh chụp màn hình hướng dẫn tạo một tác vụ cơ bản trong Task Scheduler để phát nhạc khi đăng nhập vào Windows.
Task Scheduler giúp mọi việc trở nên dễ dàng
Task Scheduler có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc các hành động dựa trên sự kiện. Bằng cách tận dụng các bộ kích hoạt ít được biết đến này, bạn có thể biến chiếc máy tính Windows của mình thành một trợ lý thông minh hơn, xử lý các công việc trong nền một cách hiệu quả mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn.
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy thử nghiệm các bộ kích hoạt này để khám phá tiềm năng tự động hóa trên Windows. Để mở rộng khả năng tự động hóa hơn nữa, bạn có thể muốn khám phá thêm các công cụ như n8n hoặc IFTTT. Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc sử dụng Task Scheduler trong phần bình luận bên dưới hoặc khám phá các bài viết khác của chúng tôi về các công cụ tự động hóa hữu ích cho người dùng Windows!