Giữa guồng quay hỗn loạn của công việc gần 40 giờ mỗi tuần và việc học toàn thời gian, ngay cả việc nghĩ rằng tôi có thể dựa vào trí nhớ của mình để theo dõi mọi thứ cần làm cũng chỉ là mong ước viển vông. Vì vậy, tôi đã cực kỳ phụ thuộc vào việc tạo các danh sách việc cần làm (to-do list) cho hầu như mọi khía cạnh trong cuộc sống của mình – từ đời sống cá nhân, việc học đại học, các bài tập đến hạn, cho đến các deadline công việc và nhiều hơn thế nữa. Ban đầu, tôi dùng các ghi chú dán (sticky note) cổ điển, sau đó chuyển sang sử dụng các ứng dụng ghi chú như Goodnotes 6 và Notability để theo dõi mọi thứ khi có iPad và Apple Pencil. Khi nhận ra điều đó không phù hợp, tôi đã chuyển sang Google Tasks và gắn bó với nó trong nhiều năm. Google Tasks có giao diện dễ sử dụng, tối giản và hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google khác như Google Calendar và Gmail.
Mặc dù trải nghiệm của tôi với Google Tasks rất tốt và tôi yêu thích giao diện tối giản của nó, tôi bắt đầu nhận thấy những điểm hạn chế. Đương nhiên, tôi bắt đầu thử nghiệm mọi ứng dụng to-do list mà tôi có thể tìm thấy, và cuối cùng tôi đã chọn Todoist. Mặc dù Todoist không phải là một cái tên mới và đã tồn tại nhiều năm, tôi chưa bao giờ thực sự dùng thử nó một cách nghiêm túc cho đến gần đây. Nhưng một khi đã dùng, tôi nhận ra mình đã bỏ lỡ nhiều điều đến thế nào.
Todoist Cho Phép Bạn Sắp Xếp Tác Vụ Theo Mức Độ Ưu Tiên
Tin tôi đi, nó tạo ra sự khác biệt lớn
Trong Google Tasks, tôi chia tất cả các khía cạnh trong cuộc sống của mình thành các danh sách riêng biệt và thêm tất cả các tác vụ cần làm vào mỗi danh sách. Ví dụ, các deadline công việc nằm trong danh sách “Công việc”, các tác vụ đại học nằm trong danh sách khác, việc vặt cá nhân nằm trong một danh sách khác, và cứ thế. Mặc dù nó giúp mọi thứ được tổ chức phần nào, vấn đề sẽ nảy sinh khi các danh sách bắt đầu chồng chất.
Một khi điều đó xảy ra, việc xác định tác vụ nào cần sự chú ý của tôi trước tiên và tác vụ nào có thể để lại một chút trở nên khó khăn hơn. Google Tasks cho phép bạn sắp xếp tác vụ theo Ngày, Đã gắn dấu sao gần đây, Tiêu đề và thứ tự mà bạn đã thêm chúng. Tôi thường sắp xếp tác vụ theo Ngày, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng phản ánh những gì tôi thực sự cần hoàn thành trước. Một số tác vụ trong danh sách của tôi không đến hạn trong một thời gian dài nhưng lại quan trọng hơn. Đồng thời, các tác vụ khác sắp đến hạn nhưng lại không khẩn cấp. Những gì tôi thực sự cần là một cách phù hợp để xếp hạng các tác vụ theo mức độ ưu tiên, để tôi không lãng phí thời gian vào các tác vụ ít quan trọng hơn chỉ vì chúng tình cờ ở vị trí cao hơn trong danh sách.
Giao diện Todoist hiển thị các tác vụ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên (Priority 1, 2, 3)
May mắn thay, Todoist cho phép bạn làm chính xác điều đó và cho phép bạn chọn mức độ ưu tiên của một tác vụ khi thêm nó vào danh sách. Bạn có thể chọn từ bốn cấp độ ưu tiên: Ưu tiên 1 (quan trọng nhất và được đánh dấu màu đỏ), Ưu tiên 2, Ưu tiên 3, và Ưu tiên 4 (ít quan trọng nhất và không có màu). Nó hoạt động đúng như bạn tưởng tượng: các tác vụ có mức độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện gần đầu danh sách việc cần làm hàng ngày của bạn. Tương tự như cách tôi có các danh sách riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống trên Google Tasks, tôi cũng có hệ thống tương tự trên Todoist. Sự khác biệt ở đây là tôi có thể sắp xếp các danh sách Todoist của mình theo mức độ ưu tiên, đây thực sự là một tính năng thay đổi cuộc chơi.
Điều tôi thực sự thích là Todoist giúp việc thêm các cấp độ ưu tiên vào một tác vụ trở nên đơn giản như thế nào. Thay vì cần mở các menu thả xuống (mặc dù bạn vẫn có thể), một cách đơn giản hơn là chỉ cần gõ p1, p2, hoặc p3 vào tên tác vụ. Todoist sẽ tự động gán mức độ ưu tiên khi tác vụ được tạo. Tương tự, nếu bạn đang xem danh sách việc cần làm của mình trong một dự án hoặc bất kỳ chế độ xem nào khác và muốn sắp xếp nó theo mức độ ưu tiên trên trang web hoặc ứng dụng máy tính để bàn của Todoist, bạn chỉ cần nhấn phím P trên bàn phím, và nó sẽ ngay lập tức sắp xếp các tác vụ của bạn dựa trên mức độ quan trọng.
Nhắc Nhở Của Todoist Thông Minh Và Linh Hoạt Hơn Rất Nhiều
Vì một lời nhắc sau thời hạn chỉ là rắc muối vào vết thương
Đây là vấn đề: trí nhớ của tôi kém. Mặc dù tôi kiểm tra danh sách việc cần làm và lịch của mình nhiều lần trong ngày để xem những gì cần hoàn thành, tôi luôn đánh giá cao một lời nhắc nhở khi thực sự đến lúc làm điều gì đó, chỉ để đảm bảo nó không bị bỏ sót. Rất nhiều lần, tôi sẽ hoàn toàn quên mất hoặc nhớ ra sau hàng giờ, thường là khi đã quá muộn. Đó là lý do tại sao các lời nhắc đáng tin cậy lại quan trọng đối với tôi, và đó là một trong những điều đầu tiên tôi tìm kiếm ở một ứng dụng năng suất.
Sự linh hoạt mà Todoist mang lại khi đặt lời nhắc cho các tác vụ trong danh sách của bạn đơn giản là không thể sánh bằng. Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc vào ngày và giờ bạn đã lên lịch cho tác vụ. Nhưng điều tôi rất thích là khả năng đặt lời nhắc tùy chỉnh. Bạn có thể yêu cầu Todoist nhắc nhở bạn về một tác vụ nhất định dựa trên một ngày và giờ cụ thể, hoặc thậm chí một khoảng thời gian nhất định trước khi tác vụ đến hạn. Tôi thấy điều này tốt hơn nhiều so với việc nhận được lời nhắc vào chính khoảnh khắc tác vụ đến hạn, vì lúc đó đã quá muộn để chuẩn bị hoặc dành thời gian cho nó. Vậy, một lời nhắc có ích gì nếu nó chỉ xuất hiện khi đã quá muộn?
Với Todoist, tôi có thể yêu cầu ứng dụng nhắc nhở tôi 10 phút trước khi tác vụ đến hạn, vài giờ trước, hoặc thậm chí một tuần trước. Có một số tác vụ mà tôi muốn nhận được lời nhắc vào một ngày và giờ cụ thể không phải là ngày đến hạn thực tế. Todoist cũng cho phép bạn làm điều đó, và có thể nhắc nhở bạn về một tác vụ chính xác vào thời điểm bạn chọn. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc định kỳ cho các tác vụ lặp lại thường xuyên chỉ bằng cách gõ những câu như “mỗi thứ hai lúc 6 giờ tối”.
Ví dụ, tôi có một lời nhắc định kỳ được đặt vào 10 giờ sáng mỗi ngày để nhắc tôi uống thuốc buổi sáng, và một lời nhắc lúc 10 giờ tối để uống thuốc buổi tối. Vì tôi là sinh viên toàn thời gian, có rất nhiều tác vụ tôi cần làm khi đến khuôn viên trường. Mặc dù tôi thường mở danh sách việc cần làm của mình để kiểm tra những gì cần hoàn thành, các lời nhắc dựa trên vị trí của Todoist giúp việc này trở nên dễ dàng hơn nữa. Thay vì phải dựa vào bản thân để nhớ kiểm tra danh sách, tôi có thể đặt lời nhắc tự động kích hoạt khi tôi đến một địa điểm nhất định, như trường đại học của mình.
Chẳng hạn, ngay khi tôi bước chân vào khuôn viên trường, Todoist sẽ thông báo cho tôi một lời nhắc để nói chuyện với một giáo sư về một bài tập sắp tới hoặc đến văn phòng tài chính để thảo luận điều gì đó. Đó là một điểm nhỏ, nhưng nó giúp tôi theo dõi mọi thứ mà không cần phải liên tục cảnh giác.
Bộ Lọc Nâng Cao Của Todoist: Yếu Tố Thay Đổi Cuộc Chơi
Tìm kiếm tác vụ phù hợp không nên là một tác vụ
Danh sách việc cần làm của tôi luôn tràn ngập. Tôi có xu hướng thêm mọi thứ nhỏ nhặt cần làm chỉ để đảm bảo mình không quên, vì vậy việc nó hiếm khi trống rỗng không phải là điều ngạc nhiên. Hầu hết thời gian, tôi kiểm tra danh sách của mình trong vội vàng hoặc khi đang di chuyển, và việc cuộn qua một danh sách tác vụ vô tận để tìm thấy những gì thực sự quan trọng ngay lúc này có thể gây khó chịu. Google Tasks không có cách nào hiệu quả để lọc các tác vụ trong danh sách của bạn.
Todoist có các bộ lọc cực kỳ mạnh mẽ, và việc thu hẹp chính xác tác vụ tôi đang nghĩ đến trở nên đơn giản nhất có thể một khi bạn đã quen thuộc với nó. Với công cụ này, bạn cần tạo trước một bộ lọc bằng cách đặt các điều kiện cụ thể, trừ khi bạn muốn sử dụng một trong ba bộ lọc mặc định: Được giao cho tôi, Ưu tiên 1, và Xem tất cả. Mặc dù chúng đều khá dễ hiểu, bộ lọc “Được giao cho tôi” hiển thị tất cả các tác vụ được giao cho bạn, “Ưu tiên 1” hiển thị các tác vụ ưu tiên cao nhất, và “Xem tất cả” hiển thị tất cả các tác vụ đang hoạt động.
Sức mạnh thực sự nằm ở việc tạo các bộ lọc của riêng bạn. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như | (HOẶC), & (VÀ), ! (KHÔNG), và nhiều hơn nữa để xây dựng các truy vấn lọc tùy chỉnh nhằm hiển thị chính xác những gì bạn muốn thấy. Ví dụ, tôi có một bộ lọc được thiết lập để hiển thị tất cả các tác vụ quá hạn và được gắn thẻ “đại học”, và một bộ lọc khác hiển thị bất kỳ tác vụ nào đến hạn hôm nay hoặc ngày mai với mức độ ưu tiên cao. Bạn cũng có thể lọc tác vụ dựa trên từ khóa (ví dụ: search: XDA để xem tất cả các tác vụ có chứa từ “XDA”). Tương tự, bạn có thể lọc theo thời hạn, điều này giúp dễ dàng xem các tác vụ quá hạn hoặc các tác vụ sắp tới. Ví dụ, để kiểm tra các bài tập tôi chưa hoàn thành và đến hạn hôm nay hoặc đã quá hạn, tôi đã tạo một bộ lọc với cú pháp: (today | overdue) & #Đại_học.
Nếu bạn chưa quen thuộc với hệ thống bộ lọc và muốn tìm các tác vụ mình muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên hơn, Filter Assist của Todoist sẽ giúp. Bạn chỉ cần gõ những câu như “tất cả công việc liên quan đến công ty đến hạn vào ngày mai” và nó sẽ chuyển đổi thành một truy vấn như tomorrow & #Công_việc, và thế là xong! Sau khi bộ lọc của bạn được tạo, bạn có thể sử dụng chúng chỉ với một cú nhấp chuột để hiển thị tất cả các tác vụ đáp ứng các thông số bạn đã đặt.
Tôi không ngờ mình lại yêu thích Todoist đến vậy
Thành thật mà nói, tôi đã có những nghi ngờ khi lần đầu tiên dùng thử Todoist. Tôi nghĩ sâu thẳm trong lòng, tôi đã nghĩ, “Không ai cần một ứng dụng to-do list nhiều tính năng đến thế, nó sẽ chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn.” Nhanh chóng đến hôm nay, hối tiếc duy nhất của tôi là đã không thử Todoist một cách nghiêm túc sớm hơn. Tôi tin rằng bất kỳ ai đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc toàn diện, có khả năng tùy biến cao và thực sự giúp nâng cao năng suất, đều nên cho Todoist một cơ hội. Hãy thử nghiệm và chia sẻ những tính năng nào của Todoist đã thay đổi cách bạn quản lý công việc dưới phần bình luận nhé!