Trước đây, việc theo dõi các loại thuốc tôi đang sử dụng chỉ đơn giản là một ghi chú dán trong Google Keep. Tuy nhiên, khi danh sách thuốc ngày càng tăng lên, một số loại được thêm vào, số khác lại ngừng sử dụng, phương pháp này nhanh chóng trở nên không đủ đáp ứng. Sau buổi hẹn khám bác sĩ gần đây nhất, tôi quyết định tạo một trang Notion để quản lý danh sách thuốc men dài dằng dặc của mình. Điều tuyệt vời nhất là tôi có thể thực hiện tất cả những điều này chỉ với gói Notion miễn phí. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách tôi đã biến Notion thành công cụ quản lý thuốc thông minh, hiệu quả và hoàn toàn phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Giao diện ứng dụng quản lý công việc và dữ liệu phức tạp trên máy tính, thể hiện khả năng sắp xếp thông tin hiệu quả
Tại sao không dùng các mẫu có sẵn trên Notion?
Các mẫu hiện có chưa phù hợp với nhu cầu cá nhân
Notion cung cấp rất nhiều mẫu miễn phí để theo dõi thuốc. Vậy tại sao tôi lại không sử dụng một trong số chúng để thiết lập hệ thống quản lý thuốc của riêng mình, đặc biệt khi tôi thường khuyên dùng các mẫu để làm cho Notion bớt phức tạp hơn?
Các mẫu template có sẵn để theo dõi thuốc trên Notion, cho thấy sự đa dạng nhưng có thể không phù hợp với mọi nhu cầu
Lý do chính là không có mẫu nào phù hợp hoàn hảo với nhu cầu cụ thể của tôi, hoặc chúng chứa quá nhiều tính năng không cần thiết khiến tôi khó sử dụng hiệu quả. Tôi dễ bị “quá tải thông tin” (information overload), vì vậy việc có quá nhiều mục trên trang theo dõi thuốc sẽ khiến tôi ít có xu hướng sử dụng nó hơn.
Kết quả là, tôi quyết định tự xây dựng trang Notion từ đầu. Quyết định này đi kèm với một số hạn chế – việc tạo trang từ đầu có thể tốn thời gian hơn. Hơn nữa, gói Notion miễn phí không bao gồm tính năng tự động hóa (automation). Tuy nhiên, với các mẫu có sẵn tính năng tự động hóa, bạn có thể sử dụng các quy tắc này miễn phí, dù không thể chỉnh sửa chúng.
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng ưu và nhược điểm, tôi quyết định dành thêm thời gian để thiết lập một công cụ theo dõi thuốc hoàn toàn phù hợp với nhu cầu cá nhân, không có bất kỳ phần nào không liên quan. Điều này đảm bảo hệ thống của tôi vừa đơn giản, dễ dùng lại vừa mạnh mẽ.
Cách tôi thiết lập hệ thống theo dõi thuốc trên Notion
Bắt đầu với một cơ sở dữ liệu trống (Database)
Cơ sở dữ liệu là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Notion, cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều trang khác nhau. Mặc dù bạn có thể tạo một bảng thông thường trên nền tảng này, nhưng nó sẽ không linh hoạt bằng cơ sở dữ liệu và không cho phép bạn hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau.
Đối với các trường tiêu đề của mình, tôi đã thêm các trường cho Tên thuốc (Medication), Liều lượng (Dose), Trạng thái (Status) và Tác dụng phụ (Side effects). Đối với cột Trạng thái, tôi đã sử dụng trường Select (Chọn), cho phép phân loại các mục theo các tiêu chí nhất định. Các tùy chọn tôi tạo là Đang dùng (Active), Đã ngừng (Discontinued) và Không còn sản xuất (No longer available). Tôi cũng tạo một trường Multi-select (Chọn nhiều) để có thể bao gồm các tình trạng bệnh mà các loại thuốc đó dùng để điều trị.
Tôi đã điền vào cơ sở dữ liệu này tất cả các loại thuốc trong ghi chú Google Keep của mình, cũng như các loại thuốc bổ sung tôi nhớ đã từng dùng trong những năm qua. Cơ sở dữ liệu này đóng vai trò là khối xây dựng chính cho trang theo dõi thuốc của tôi.
Tích hợp cơ sở dữ liệu vào một trang Notion mới
Tạo trang chính với các phần quản lý linh hoạt
Tôi muốn đưa vào nhiều phần khác nhau để có thể xem xét các khía cạnh khác nhau của thuốc và tình trạng sử dụng của chúng. Mặc dù tôi có thể thêm các chế độ xem bổ sung cho cơ sở dữ liệu của mình, nhưng tôi không thể thêm các dải phân cách (dividers) và tiêu đề mới.
Vì vậy, tôi đã tạo một trang mới, đóng vai trò là “bảng vẽ” chính cho hệ thống theo dõi thuốc của mình. Tôi chia trang này thành ba phần: Danh sách chính (main list), Lý do ngừng sử dụng (Reasons for discontinuation) và Hiệu quả thuốc đang dùng (Active medication effectiveness). Sau đó, tôi đã thêm cơ sở dữ liệu dưới dạng cơ sở dữ liệu nội tuyến (inline database).
Tôi đã thêm một số chế độ xem khác nhau vào phần đầu tiên, bao gồm bảng chính cho cơ sở dữ liệu của tôi. Tôi đã thêm chế độ xem Thư viện (Gallery) và chế độ xem Biểu đồ (Chart). Chế độ xem Thư viện hiển thị các thẻ xem trước của từng loại thuốc (với tên mỗi loại thuốc được liên kết đến trang riêng của nó trong Notion). Chế độ xem Biểu đồ cung cấp cái nhìn tổng quan nhanh chóng về số lượng thuốc Đang dùng và Đã ngừng mà tôi có.
Tận dụng bộ lọc để tạo các chế độ xem thông minh
Mô phỏng tính năng tự động hóa bằng bộ lọc
Mặc dù tôi không có quyền truy cập vào tính năng tự động hóa như một phần của gói Notion miễn phí, nhưng tôi đã có thể mô phỏng nó thông qua việc sử dụng bộ lọc (filters). Đối với mỗi trường hợp của cơ sở dữ liệu, tôi đã ẩn và hiển thị các cột khác nhau để giúp tôi đọc các mục dễ dàng hơn. Ví dụ, phần Lý do ngừng sử dụng trên trang của tôi chỉ hiển thị các cột Tên thuốc, Tình trạng bệnh và Lý do ngừng sử dụng.
Vậy làm thế nào để tôi ẩn các mục được phân loại theo một cách cụ thể? Đây chính là lúc bộ lọc phát huy tác dụng. Tôi đã có thể thêm một bản sao khác của cơ sở dữ liệu chính, lọc theo một danh mục nhất định, và sau đó ẩn hoặc hiển thị các cột cụ thể.
Khi tôi cập nhật cơ sở dữ liệu chính bằng cách thêm một mục mới (chẳng hạn như một loại thuốc mới), các bảng đã lọc ở các phần khác sẽ tự động cập nhật với mục mới đó. Ví dụ, khi tôi thêm Magie Glycinate như một loại thuốc khác được đặt thành Đang dùng, phần Hiệu quả thuốc đang dùng sẽ tự động cập nhật với mục mới, trong khi nó bị loại khỏi phần Lý do ngừng sử dụng của tôi. Mất một thời gian để tôi tìm ra rằng mình có thể lọc và ẩn dữ liệu, nhưng đây chắc chắn là một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Notion.
Giờ đây, tôi có một mẫu đơn giản để theo dõi thuốc mà tự động cập nhật dữ liệu mới. Tôi dự định sẽ bổ sung thêm cho mẫu này bằng cách thêm mô tả vào trang liên kết của mỗi loại thuốc, cũng như thêm thẻ cho các bác sĩ kê đơn. Nhưng đối với nhu cầu chính của tôi – theo dõi thuốc trong nhiều năm – giờ đây tôi đã có một cách hoạt động đầy đủ để quản lý mọi thứ.
Giao diện ứng dụng quản lý thông tin và ghi chú cá nhân trên trình duyệt máy tính, minh họa sự đa dạng của các công cụ sắp xếp kiến thức
Notion – Hơn cả một công cụ quản lý thuốc
Một số người di chuyển toàn bộ cuộc sống của họ vào Notion, nhưng tôi chủ yếu sử dụng nó để theo dõi chi phí (và bây giờ là theo dõi thuốc). Tôi tin rằng chức năng cơ sở dữ liệu trong Notion là một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của nó. Nếu bạn có một dự án cá nhân cụ thể muốn theo dõi, hãy cân nhắc tạo một cách để quản lý nó trong Notion.
Kết luận
Việc quản lý danh sách thuốc men có thể trở nên phức tạp, nhưng với sự linh hoạt của Notion, bạn hoàn toàn có thể tự xây dựng một hệ thống theo dõi hiệu quả và hoàn toàn miễn phí. Từ việc tạo một cơ sở dữ liệu tùy chỉnh cho đến việc sử dụng các bộ lọc thông minh để mô phỏng tự động hóa, Notion cung cấp mọi công cụ cần thiết để bạn kiểm soát thông tin sức khỏe cá nhân. Đây không chỉ là một giải pháp hữu ích cho việc quản lý thuốc mà còn mở ra vô vàn khả năng khác để bạn sắp xếp và tối ưu hóa cuộc sống số của mình.
Hãy bắt đầu khám phá sức mạnh của Notion ngay hôm nay và chia sẻ cách bạn tận dụng công cụ này để nâng cao hiệu suất cá nhân hoặc quản lý các dự án của riêng mình.