Với vai trò là một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ và năng suất, tôi đã thử nghiệm gần như mọi công cụ quản lý dự án hiện có trên thị trường: từ Trello, Asana, ClickUp cho đến Notion. Hầu hết các nền tảng này đều mạnh mẽ, nhưng chúng luôn đi kèm với một nhược điểm nào đó. Chúng có thể quá tải với vô số tính năng không cần thiết, hoặc lại thiếu đi những gì bạn thực sự cần. Bên cạnh đó, vấn đề về quyền riêng tư dữ liệu luôn là một mối lo ngại lớn khi bạn phải giao phó toàn bộ thông tin dự án nhạy cảm cho một dịch vụ đám mây của bên thứ ba – một điều không lý tưởng, đặc biệt với những người như tôi, vốn đã quen thuộc với hệ sinh thái tự lưu trữ (self-hosting).
Chính vì vậy, tôi đã tìm kiếm một giải pháp quản lý dự án tự lưu trữ, tập trung, nhanh chóng và hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của mình. Gần đây, tôi đã khám phá ra Eigenfocus và nó nhanh chóng trở thành công cụ quản lý dự án cá nhân và nhóm mà tôi tin dùng. Eigenfocus đạt được sự cân bằng hiếm có: thanh lịch nhưng không quá đơn giản, mạnh mẽ nhưng không hề choáng ngợp. Hiện tại, Eigenfocus đã trở thành một phần không thể thiếu trong thiết lập năng suất của tôi, và có thể đây chính là mảnh ghép còn thiếu trong quy trình làm việc của bạn.
1. Tập Trung Vào Các Tính Năng Cốt Lõi, Không Thừa Thãi
Mọi thứ bạn cần, không gì bạn không cần
Một trong những điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Eigenfocus là cách nó tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc cơ bản. Nền tảng này không cố gắng phát minh lại bánh xe hay thêm vào những tính năng hào nhoáng không cần thiết. Thay vào đó, Eigenfocus tập trung vào việc cung cấp một môi trường làm việc sạch sẽ, có cấu trúc, nơi bạn có thể quản lý dự án, theo dõi tác vụ và cộng tác một cách trực quan.
Với Eigenfocus, bạn có thể tạo không giới hạn số lượng dự án, vấn đề (issues), danh sách (lists) và bảng (boards). Các nhãn (labels) giúp phân loại và lọc tác vụ hiệu quả, trong khi các chế độ xem tùy chỉnh (custom views) cho phép bạn tập trung vào những chi tiết quan trọng nhất. Đây là tất cả những gì bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý dự án hiện đại. Thay vì mười bảng điều khiển khác nhau mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng, bạn có một chế độ xem duy nhất, đơn giản và dễ hiểu ngay từ khi bắt đầu. Việc di chuyển các tác vụ cũng đơn giản như kéo và thả giữa các cột. Giao diện người dùng (UX) của Eigenfocus nhanh và phản hồi tốt, ngay cả khi bạn làm việc với một số lượng lớn tác vụ. Nó mang lại cảm giác được tạo ra bởi những người thực sự sử dụng các công cụ quản lý dự án, chứ không chỉ đơn thuần là những người thiết kế chúng.
2. Tính Năng Theo Dõi Thời Gian Được Tích Hợp Sẵn
Không cần tiện ích bổ sung
Tôi đã sử dụng rất nhiều công cụ theo dõi thời gian riêng biệt như Toggl, Harvest và Clockify, nhưng rất ít trong số chúng hoạt động trơn tru với các nền tảng quản lý dự án, trừ khi bạn phải thêm các tích hợp phức tạp hoặc trả phí cho các tiện ích bổ sung cao cấp. Eigenfocus tích hợp trực tiếp tính năng theo dõi thời gian vào lõi của nó và hoạt động chính xác như những gì bạn mong muốn.
Biểu đồ thống kê thời gian theo dõi dự án trong Eigenfocus
Bạn có thể theo dõi thời gian ở cả cấp độ tác vụ và dự án, và tất cả dữ liệu của bạn đều được ghi lại, sẵn sàng trong các báo cáo chi tiết có thể xuất được. Nếu bạn đang tính phí khách hàng hoặc đơn giản là muốn hiểu rõ hơn thời gian của mình đang được sử dụng vào đâu, tính năng này thực sự là một “người thay đổi cuộc chơi”. Nó cũng hỗ trợ các sự kiện theo dõi thời gian định kỳ và thậm chí cả các biểu đồ trực quan để giúp bạn phân tích các mẫu hình theo thời gian. Điều này giúp tôi thực hiện các cuộc đánh giá dự án dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi có thể nhanh chóng xem điều gì mất nhiều thời gian nhất, nơi xảy ra tắc nghẽn, và thời gian thực tế so với ước tính. Tôi không nhận ra mình đã thiếu đi khả năng hiển thị thông tin như vậy cho đến khi tôi có được nó. Tôi cũng rất thích hẹn giờ Pomodoro tích hợp, cùng với tính năng âm thanh môi trường, giúp tôi quay lại ứng dụng mỗi khi bắt đầu công việc.
3. Khả Năng Tùy Chỉnh Tôn Trọng Quy Trình Làm Việc Của Bạn
Tùy chỉnh quy trình theo cách riêng của bạn
Quản lý dự án không bao giờ là một giải pháp “một kích thước phù hợp cho tất cả”, và Eigenfocus hiểu rõ điều đó. Một trong những tính năng nổi bật của nó là cách cho phép bạn định hình nền tảng theo quy trình làm việc cụ thể của mình, thay vì buộc bạn phải tuân theo một cấu trúc cứng nhắc.
Bạn có thể định nghĩa các loại vấn đề, trạng thái và nhãn tùy chỉnh của riêng mình, giúp dễ dàng phản ánh bất kỳ phương pháp luận nào bạn đang sử dụng – cho dù đó là Kanban, Scrum, hay một phương pháp bạn tự phát triển. Các chế độ xem kế hoạch, biểu đồ khối lượng công việc và công cụ ưu tiên mang đến cho bạn nhiều góc nhìn khác nhau để hình dung công việc của mình. Và bởi vì những cài đặt này có thể cấu hình cho từng người dùng hoặc từng dự án, nên sẽ không có vấn đề gì nếu nhóm của bạn có những sở thích khác nhau. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số tính năng nâng cao này chỉ có sẵn trong phiên bản Pro của ứng dụng, phiên bản này không miễn phí.
Cài đặt tùy chỉnh nhãn và loại nhiệm vụ trong phần mềm Eigenfocus
Mặc dù vậy, việc đầu tư vào phiên bản Pro có thể đáng giá đối với một số người dùng, vì phiên bản này mở khóa các chế độ xem nâng cao và tùy chọn tự động hóa cho những ai muốn kiểm soát nhiều hơn. Ngay cả phiên bản miễn phí, mã nguồn mở cũng cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc với mức độ tùy chỉnh vừa phải.
4. Toàn Quyền Kiểm Soát Dữ Liệu Của Bạn
Không phí thuê bao, không bị khóa nhà cung cấp
Có lẽ điểm thu hút lớn nhất đối với tôi – và có thể là đối với bất kỳ ai quan tâm đến quyền riêng tư và tìm kiếm giải pháp tự lưu trữ – là Eigenfocus là một công cụ tự lưu trữ (self-hosted). Bạn có thể chạy nó trên hạ tầng của riêng mình, cho dù đó là máy chủ tại nhà, VPS (máy chủ riêng ảo), hoặc một môi trường chuyên dụng tại nơi làm việc. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi tay bạn, và không có phí hàng tháng hay tình trạng bị khóa bởi nhà cung cấp.
Khả năng tự lưu trữ (self-hosting) và kiểm soát dữ liệu của nền tảng Eigenfocus
Trong một thế giới mà phần mềm ngày càng có nghĩa là “thuê bao” và dữ liệu của bạn trở thành sản phẩm của người khác, đây là một sự thay đổi đáng hoan nghênh. Bạn biết chính xác dữ liệu dự án của mình nằm ở đâu, được lưu trữ như thế nào và ai có quyền truy cập vào nó. Nếu bạn đang điều hành một công ty với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc đơn giản là một người coi trọng chủ quyền kỹ thuật số, thì khả năng kiểm soát này là vô giá. Và nếu tự lưu trữ không phải là sở trường của bạn, Eigenfocus cũng cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây được quản lý (managed cloud hosting) với phiên bản Pro. Bạn vẫn nhận được giao diện tinh gọn và bộ tính năng mạnh mẽ mà không cần phải lo lắng về việc thiết lập ban đầu. Tuy nhiên, nếu bạn đã đọc đến phần này của bài viết, có lẽ tùy chọn lưu trữ đám mây không phải là điều bạn đang tìm kiếm.
Con Đường Rõ Ràng Đến Năng Suất Tốt Hơn
Không thiếu các công cụ quản lý dự án trên thị trường, nhưng Eigenfocus đang làm một điều hiếm thấy: nó mang lại sự rõ ràng và yên tĩnh cho quy trình làm việc của bạn, mà không ảnh hưởng đến khả năng. Eigenfocus không cố gắng trở thành công cụ hào nhoáng nhất hay nhiều tính năng nhất. Thay vào đó, nó tập trung vào việc giúp bạn và nhóm của bạn duy trì công việc, đúng thời hạn và kiểm soát mọi thứ.
Tôi đã sử dụng Eigenfocus để quản lý các dự án cá nhân và công việc, và nó nhanh chóng trở thành xương sống thầm lặng trong bộ công cụ năng suất của tôi. Không có sự xao nhãng, không có những tính năng vô nghĩa – chỉ là một không gian làm việc sạch sẽ, đáng tin cậy để hoàn thành công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án tôn trọng thời gian và dữ liệu của bạn, Eigenfocus có thể chính là công cụ mà bạn không hề biết mình đang thiếu. Hãy truy cập trang web chính thức của Eigenfocus hoặc tìm hiểu thêm về dự án trên GitHub để khám phá tiềm năng của nó!