Hầu hết các đội nhóm hiện nay đều sử dụng một “chắp vá” các công cụ để hoàn thành công việc mỗi ngày. Slack cho trò chuyện, Trello hoặc Notion cho quản lý nhiệm vụ và tài liệu, Zoom cho các cuộc gọi video, và Google Drive cho mọi thứ khác – những công cụ này hoạt động hiệu quả, nhưng lại có rất ít sự liên kết giữa chúng. Điều này tạo nên sự hỗn loạn, phân tán và đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng. Nhiều người đã phải trải qua tình trạng lộn xộn đó trong nhiều năm, hy vọng một giải pháp tốt hơn sẽ xuất hiện. Huly có thể chính là câu trả lời.
Huly là một nền tảng mã nguồn mở, tự lưu trữ (self-hosted) giúp gói gọn tất cả các phần thiết yếu của hoạt động làm việc nhóm – trò chuyện, quản lý dự án, tài liệu, cuộc gọi – vào một giao diện nhanh chóng, tinh gọn và tích hợp. Nó chạy trên hạ tầng của riêng bạn, không yêu cầu bất kỳ khoản phí đăng ký nào và đảm bảo quyền riêng tư tối đa. Đây là một giải pháp cộng tác linh hoạt được thiết kế dành cho các đội nhóm thực sự. Và không giống như hầu hết các công cụ tự lưu trữ khác, Huly thực sự rất tốt và được đánh giá cao về trải nghiệm người dùng.
Lời hứa tan vỡ của các công cụ làm việc nhóm hiện đại
Ngay cả những công cụ tốt nhất cũng có thể trở nên lộn xộn
Nếu bạn đã từng làm việc trong lĩnh vực công nghệ, bạn sẽ hiểu rõ tình trạng này. Slack hoặc Microsoft Teams gửi cho bạn một tin nhắn. Bạn trả lời, và sau đó ai đó gửi một tài liệu từ Notion hoặc Asana, và bạn mở nó ra. Tiếp theo là một liên kết Trello để xem ngữ cảnh. Một lời mời tham gia cuộc họp Google Meet xuất hiện cho một cuộc gọi, sau đó ai đó tóm tắt cuộc họp trở lại trên Slack. Một nửa thời gian của bạn dành cho việc chuyển đổi giữa các tab, kiểm tra thông báo và quản lý ngữ cảnh. Mỗi ứng dụng đều tạo thêm sự gián đoạn. Tuy nhiên, chúng ta vẫn chấp nhận điều đó vì đó là những gì mọi người đang sử dụng.
logo Slack trên điện thoại di động
Vấn đề với kiểu thiết lập phân mảnh này không chỉ nằm ở sự tiện lợi. Đó là vấn đề về sự tập trung. Khi bạn liên tục phải luân chuyển giữa các nền tảng, bạn sẽ mất đi sự tập trung. Bạn ít có khả năng ghi lại tài liệu một cách đầy đủ hoặc mời đúng người vào cuộc trò chuyện. Cuộc trò chuyện trở nên phân tán, và thời gian bị lãng phí một cách không cần thiết. Điều mà Huly làm là đưa mọi thứ vào một nơi duy nhất. Và không phải theo cách chắp vá, vụng về như Microsoft Teams hay một không gian làm việc Notion bị quá tải tính năng. Tất cả đều được thiết kế từ đầu để tạo cảm giác như một hệ thống thống nhất, liền mạch.
Cách tiếp cận của Huly đối với sự cộng tác tích hợp
Được xây dựng như một nền tảng, không phải một “miếng vá” rời rạc
Ngay khi bạn cài đặt Huly trên một máy chủ đám mây hoặc thông qua Docker, bạn sẽ nhận ra ngay rằng rất nhiều tâm huyết đã được đổ vào trải nghiệm người dùng. Bạn sẽ có các kênh và tin nhắn trực tiếp tương tự như Slack để trò chuyện nhóm, nhưng cũng có một cấu trúc dự án phong phú liên kết các nhiệm vụ, tài liệu, thảo luận và dòng thời gian lại với nhau. Bạn có thể tham gia cuộc gọi video trực tiếp từ một nhiệm vụ cụ thể. Bạn có thể cộng tác trên các ghi chú cuộc họp ngay trong một dự án mà không cần mở một ứng dụng khác. Huly đã tích hợp sẵn các module cho mọi thứ, từ chia sẻ tài liệu đến chia sẻ tệp và thậm chí cả khảo sát. Và bởi vì tất cả đều tự lưu trữ, nó hoạt động cực kỳ nhanh chóng.
Hệ thống quyền hạn được phân cấp chi tiết. Giao diện người dùng hiện đại và tối giản. Có hỗ trợ cho Markdown, tính năng đề cập (@mentions), chia sẻ tệp, danh sách kiểm tra (checklists) và thẻ (tags). Bạn thậm chí có thể tích hợp với Google Calendar và Gmail để kéo dữ liệu từ các dịch vụ của Google. Và vì là mã nguồn mở, bạn hoàn toàn tự do tùy chỉnh hoặc đóng góp vào việc phát triển nền tảng này.
Huly không áp đặt một cấu trúc “một kích cỡ phù hợp cho tất cả”. Bạn có thể định hình một quy trình làm việc phù hợp với cách đội nhóm của bạn thực sự hoạt động. Điều đó có thể có nghĩa là sử dụng Huly như một trình quản lý nhiệm vụ đầy đủ với thời hạn và phân công, hoặc sử dụng nó giống như một wiki có hỗ trợ tin nhắn và cuộc gọi theo thời gian thực. Sự linh hoạt này là điều hiếm thấy. Hầu hết các nền tảng chỉ cho phép bạn làm việc theo một cách duy nhất. Huly mang lại cảm giác giống như một bộ các khối xây dựng mạnh mẽ, được kết nối tốt với nhau.
Kiểm soát theo cách đúng đắn
Huly thực sự dành cho ai?
Các module cấu hình trong Huly
Tôi đã thử nghiệm rất nhiều ứng dụng tự lưu trữ. Một số trông rất tuyệt vời trên GitHub nhưng lại tan vỡ khi sử dụng thực tế. Những ứng dụng khác thì xuất sắc nhưng lại mất hàng giờ để cài đặt hoặc cần sự theo dõi liên tục. Huly không mắc phải những cái bẫy đó. Nó được trau chuốt một cách đáng ngạc nhiên, cả về trải nghiệm người dùng (UX) và tính ổn định. Quy trình giới thiệu người dùng rất mượt mà. Các cài đặt mặc định hợp lý. Và bởi vì nó là dạng module, bạn không bắt buộc phải sử dụng mọi tính năng – bạn có thể tắt cuộc gọi video, trò chuyện hoặc thậm chí các công cụ dự án nếu bạn không cần đến chúng. Ví dụ, tôi không có nhu cầu sử dụng module Quản lý Nguồn nhân lực (Human Resources).
Đây cũng là một trong số ít công cụ mà việc sử dụng phiên bản tự lưu trữ không hề mang lại cảm giác kém hơn so với một giải pháp SaaS thương mại thay thế. Nếu có, thì đó còn là một sự nâng cấp. Bạn nhận được tốc độ, quyền riêng tư, toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình và không phải trả phí định kỳ. Bạn không cần lo lắng về việc chạm giới hạn dung lượng lưu trữ hoặc bị ép buộc nâng cấp lên gói “pro” để truy cập các tính năng mà đội nhóm của bạn thực sự cần.
Rõ ràng, Huly không dành cho tất cả mọi người. Nếu đội nhóm của bạn đang sử dụng sâu Microsoft 365 hoặc Google Workspace, việc chuyển đổi có thể là một thách thức lớn. Nhưng nếu bạn là một đội nhóm làm việc từ xa, một startup, một agency, hoặc một nhóm các chuyên gia kỹ thuật đã tự lưu trữ các công cụ như GitLab, Vaultwarden hay Nextcloud, Huly sẽ cảm thấy hoàn toàn phù hợp. Nó hòa nhập vào cơ sở hạ tầng hiện có của bạn, tương thích tốt với các công cụ hiện đại và loại bỏ sự rắc rối hàng ngày của các quy trình làm việc phân tán.
Huly cũng mở ra những cách làm việc mới đầy thú vị. Bạn có thể cấu trúc các dự án dài hạn và tổ chức thảo luận trực tiếp trong cùng một ứng dụng. Tổ chức các cuộc họp với các ghi chú được chia sẻ và có thể tìm kiếm. Ghi lại các quyết định mà không cần chuyển đổi ứng dụng. Và tuyệt vời nhất, toàn bộ hệ thống thuộc về bạn với toàn quyền kiểm soát dữ liệu và quy tắc của riêng mình.
Làm chủ quy trình làm việc của đội nhóm bạn
Theo quan điểm của người viết, Huly không chỉ là một ứng dụng năng suất khác. Nó là một sự tái tư duy về cách các đội nhóm, đặc biệt là các đội nhóm nhỏ, cộng tác khi họ tự kiểm soát công cụ của mình. Huly giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh, thắt chặt các vòng lặp phản hồi và khiến các cuộc họp cùng tin nhắn cảm thấy như một phần của một hệ thống lớn hơn, thay vì những tiếng ồn phân tán. Nó mang lại những phần tốt nhất của phần mềm SaaS hiện đại vào một giải pháp mã nguồn mở, tự lưu trữ, điều này rất tuyệt vời khi ngân sách hạn hẹp và quyền riêng tư dữ liệu là yếu tố thiết yếu.
Nếu bạn đã từng cảm thấy thất vọng bởi sự phân mảnh trong quy trình làm việc hàng ngày của mình hoặc cảm thấy bị gò bó bởi các công cụ không được tạo ra cho cách đội nhóm của bạn thực sự hoạt động, Huly rất đáng để bạn cân nhắc nghiêm túc.