Sao lưu dữ liệu là một trong những hành động quan trọng nhất mà bạn có thể thực hiện trong kỷ nguyên công nghệ số. Chúng ta ngày càng lưu trữ nhiều thông tin quan trọng dưới dạng kỹ thuật số, và rủi ro mất mát những dữ liệu nhạy cảm này chỉ tăng lên theo từng năm. Để đảm bảo an toàn cho tài sản kỹ thuật số của mình, việc thiết lập và duy trì một kế hoạch sao lưu hiệu quả là vô cùng cần thiết. Sẽ không có gì thảm khốc hơn khi bạn cần khôi phục dữ liệu mà quá trình này lại gặp trục trặc. Bài viết này sẽ cung cấp 5 bước thiết yếu mà mọi người nên thực hiện, đặc biệt là nếu bạn đã có sẵn các kế hoạch sao lưu dữ liệu.
1. Đảm bảo mọi thiết bị đều được sao lưu đầy đủ
Quy tắc 3-2-1: Người bạn mới của bạn trong việc bảo vệ dữ liệu
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo tất cả các thiết bị của bạn đều được sao lưu và có lịch trình lưu giữ rõ ràng. Điều này bao gồm mọi thứ bạn muốn giữ an toàn, từ các tệp đa phương tiện, tài liệu cá nhân, cho đến các tệp cấu hình hệ thống. Điện thoại di động và các thiết bị cầm tay khác thường có tích hợp lưu trữ đám mây, nhưng bạn cũng nên xem xét sao lưu chúng cùng với máy tính để bàn và các phần cứng công nghệ khác. Bạn sẽ không bao giờ cảm thấy thừa thãi khi có nhiều bản sao dự phòng trong trường hợp xấu nhất xảy ra.
Điều quan trọng nữa là kiểm tra thời gian lưu giữ bản sao lưu (retention duration), yếu tố quyết định thời gian bạn giữ lại các bản sao lưu. Các tệp đa phương tiện và tài liệu quan trọng nên được lưu giữ vô thời hạn, trong khi các tệp cấu hình hoặc ảnh hệ thống có thể chỉ cần lưu trong vài tuần hoặc vài tháng, tùy thuộc vào tần suất bạn tạo bản sao mới. Để bắt đầu sao lưu, một ổ cứng gắn ngoài là đủ. Một thiết bị lưu trữ gắn mạng (NAS) sẽ nâng cấp giải pháp này lên một tầm cao mới, cho phép bất kỳ máy khách nào trong mạng có quyền truy cập đều có thể lưu trữ tệp.
Thiết bị NAS TerraMaster F2-223, một giải pháp lưu trữ mạng tiện lợi cho việc sao lưu dữ liệu tại nhà.
2. Kiểm tra tính toàn vẹn của bản sao lưu
Sao lưu hỏng = vô ích
Việc bạn sao lưu mọi thứ không có nghĩa là bạn hoàn toàn miễn nhiễm với rủi ro hỏng hoặc mất dữ liệu. Các bản sao lưu có thể bị lỗi do cấu hình sai hoặc các sự cố liên quan đến phần cứng. Do đó, điều quan trọng không chỉ là xác minh rằng các bản sao lưu được lưu trữ ở nhiều vị trí, mà còn phải xem xét tính toàn vẹn của chúng. Hãy kiểm tra nhật ký của dịch vụ hoặc phần mềm bạn sử dụng để sao chép dữ liệu để xem có bất kỳ lỗi nào xuất hiện hay không. Bước kiểm tra này sẽ dẫn chúng ta đến việc thử nghiệm khôi phục bản sao lưu.
3. Thực hiện thử nghiệm khôi phục bản sao lưu
Khôi phục từ một sự cố giả định
Sẽ chẳng có ích gì khi có sẵn các bản sao lưu và hệ thống tự động hóa mà bạn lại không thể sử dụng chúng một cách hiệu quả. Như đã đề cập, các bản sao lưu không miễn nhiễm với sự cố, đó là lý do tại sao bạn phải thực hiện các thử nghiệm khôi phục. Việc này không cần phải diễn ra thường xuyên nếu bạn chỉ phải xử lý dữ liệu cá nhân, nhưng vẫn rất đáng để thực hiện. Hãy đảm bảo bạn nắm rõ tất cả các quy trình (và rủi ro) đi kèm với việc khôi phục dữ liệu, và thử nghiệm một lần trên một thiết bị dự phòng.
Bạn cũng nên viết một tài liệu nhanh về các bước mọi người có thể thực hiện để khôi phục dữ liệu của họ nếu có điều gì đó không hay xảy ra với thiết bị. Điều này có thể vô cùng quý giá cho các thành viên trong gia đình nếu họ cần khôi phục bản sao lưu mà bạn lại không thể hỗ trợ kịp thời.
Một ổ cứng SSD di động được đặt trên bàn di chuột của MacBook, minh họa cho việc sử dụng thiết bị lưu trữ gắn ngoài để sao lưu và khôi phục dữ liệu.
Máy tính xách tay MacBook Air kết nối với hệ thống NAS, thể hiện giải pháp sao lưu dữ liệu tại nhà và khả năng mở rộng với lưu trữ từ xa.
4. Kiểm tra phần cứng sao lưu định kỳ
Chạy cập nhật và xem nhật ký hoạt động
Một bước quan trọng khác cần thực hiện là kiểm tra phần cứng bạn đang sử dụng để lưu trữ các bản sao lưu. Nếu đó là gói đăng ký lưu trữ đám mây, hãy đảm bảo bạn còn đủ dung lượng và mọi thứ đang hoạt động tốt. Đối với các ổ đĩa gắn ngoài, hãy quét nhanh để kiểm tra các giá trị S.M.A.R.T (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology) và xem có bất kỳ lỗi hoặc dấu hiệu sớm nào của sự cố hay không. Đối với NAS và các hệ thống khác, bạn nên chạy cập nhật để cài đặt các gói mới nhất và đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
Nhật ký hoạt động (Logs) là người bạn tốt nhất của bạn, đặc biệt khi làm việc với các thiết bị mà bạn không tương tác vật lý hàng ngày. Không giống như các thiết bị cá nhân, nơi bạn sử dụng màn hình để tương tác với dữ liệu và thường nhận được thông báo nếu có sự cố với phần mềm, hệ điều hành hoặc phần cứng, một ổ đĩa ngoài có thể không được chú ý nếu bạn không thường xuyên kiểm tra lỗi.
Màn hình desktop Windows hiển thị cửa sổ Command Prompt, minh họa cách kiểm tra sức khỏe ổ cứng bằng lệnh S.M.A.R.T.
5. Nắm bắt các mối đe dọa và thực tiễn sao lưu mới nhất
Luôn chủ động và thông thái trong bảo mật dữ liệu
Công nghệ không ngừng phát triển, và điều đó cũng đúng với các phương pháp sao lưu dữ liệu. Hầu hết chúng ta đều không sao lưu thiết bị của mình, và điều quan trọng là phải học cách chủ động trong bảo mật dữ liệu. Đừng để mình bị lạc hậu khi các thực tiễn tốt nhất phát triển và các mối đe dọa mới xuất hiện. Việc mở quyền truy cập từ bên ngoài vào NAS hoặc máy chủ của bạn đi kèm với những rủi ro nhất định, nhưng việc duyệt web trên PC của bạn cũng vậy.
Ngoài việc sao lưu tất cả dữ liệu, điều tốt nhất là không cần phải khôi phục chúng chút nào. Vì vậy, hãy thông minh và cẩn trọng khi tải xuống tệp hoặc mở email lạ. Hãy tìm hiểu về quy tắc sao lưu 3-2-1 và lý do chúng tôi khuyến nghị nó cho hầu hết mọi người. Quy tắc này dễ thực hiện và ít tốn kém, giúp bạn bắt đầu ngay lập tức. Cụ thể, bạn nên lưu giữ ba bản sao của dữ liệu trên hai loại lưu trữ khác nhau, trong đó có một bản sao được lưu trữ ở một vị trí ngoài thực tế (off-site). Đối với gia đình, điều này có thể bao gồm một thiết bị NAS, một ổ đĩa USB và một gói đăng ký lưu trữ đám mây như Microsoft OneDrive.
Thiết bị NAS Synology DiskStation D224+ với hai ổ cứng, minh họa một giải pháp đáng tin cậy để áp dụng quy tắc sao lưu 3-2-1.
Tối ưu hóa quy trình sao lưu của bạn
Tuần này, bạn đã học được lý do tại sao việc giữ nhiều hơn một bản sao của tất cả dữ liệu là quan trọng. Bạn cần ghi nhớ nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm trộm cắp, hỏng phần cứng, khả năng truy cập và sự tiện lợi, đặc biệt đối với những người ít am hiểu công nghệ. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ với ổ đĩa USB và lưu trữ gắn ngoài. Sau đó, chuyển sang giải pháp NAS và sao lưu trực tuyến, và cuối cùng xem xét lưu trữ lạnh (cold storage) cho các bản sao lưu dài hạn khi bạn đã làm chủ việc triển khai cục bộ trên mạng gia đình của mình. Đừng để mất dữ liệu trở thành ác mộng. Hãy hành động ngay hôm nay để bảo vệ những gì quan trọng nhất với bạn!