Mùa hè là khoảng thời gian tuyệt vời cho những chuyến phiêu lưu, nhưng ý nghĩ phải lên kế hoạch cho cả một chuyến đi thường khiến chúng ta cảm thấy mệt mỏi. Bạn phải cân bằng giữa việc đặt vé máy bay, khách sạn, lên lịch trình, danh sách công việc cần làm và nhiều thứ khác, tất cả trong phạm vi ngân sách đã định. Sẽ thế nào nếu có một cách để tập trung mọi chi tiết, hợp lý hóa quá trình nghiên cứu và biến việc lập kế hoạch hỗn loạn thành một quy trình có tổ chức? Đây chính là lúc một công cụ năng suất đa năng như Notion phát huy tác dụng. Với vai trò là một người đã tự mình trải nghiệm, tôi sẽ chỉ cho bạn cách tôi đã tận dụng sự linh hoạt của Notion để lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ chuyến đi mùa hè của mình.
Notion và Obsidian hiển thị trên màn hình máy tính xách tay, cạnh điện thoại với các ứng dụng năng suất.
Bắt Đầu Trang Notion Cho Chuyến Đi Mơ Ước
Mặc dù có vô số mẫu kế hoạch du lịch (travel templates) trong Notion, tôi vẫn thích bắt đầu từ con số không. Suy cho cùng, mỗi chuyến đi là khác nhau và tôi muốn có toàn quyền kiểm soát mọi chi tiết trên trang du lịch của mình. Hãy cùng bắt đầu với những điều cơ bản nhất.
- Mở Notion và nhấp vào biểu tượng + để tạo một trang mới.
- Đặt cho nó một biểu tượng (icon) và áp dụng một hình nền (wallpaper) liên quan đến du lịch ở phía trên cùng (ví dụ: Vạn Lý Trường Thành, Tháp Eiffel, hoặc một địa danh tùy thuộc vào nơi bạn đến).
- Thêm một câu trích dẫn ngắn gọn liên quan đến du lịch bằng cách sử dụng cùng một khối (block) và tăng kích thước chữ.
- Để trang Notion của bạn thêm phần sinh động và tiện ích, bạn có thể bổ sung một widget đếm ngược thời gian cho chuyến đi sắp tới.
Thêm Widget Thời Tiết Tiện Lợi
Tôi cũng đã thêm một widget để kiểm tra chi tiết thời tiết ngay trên trang của mình. Vì Notion không hỗ trợ widget trực tiếp, tôi đã sử dụng dịch vụ của bên thứ ba là Indify để nhúng widget này. Dưới đây là cách thực hiện:
- Truy cập Indify và đăng ký một tài khoản mới.
- Duyệt qua các loại widget có sẵn và chọn Weather (Thời tiết).
- Tùy chỉnh widget từ menu sau đó. Bạn có thể thay đổi vị trí, số ngày dự báo, đơn vị đo lường, màu nền và nhiều tùy chọn khác. Sau khi hoàn tất, hãy sao chép liên kết widget và quay lại trang Notion của bạn.
- Trong trang Notion, gõ /embed và dán liên kết vừa sao chép. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy widget thời tiết của mình hoạt động.
Trang Notion trống đã được cá nhân hóa để lập kế hoạch du lịch.
Giao diện chọn widget thời tiết trên Indify để nhúng vào Notion.
Tùy chỉnh và lấy liên kết widget thời tiết từ Indify để nhúng vào Notion.
Widget thời tiết đã được nhúng và hiển thị trên trang Notion của bạn.
Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Lịch Trình Chuyến Đi
Trái Tim Của Kế Hoạch Du Lịch Chi Tiết
Phần cốt lõi trong kế hoạch du lịch bằng Notion của tôi là cơ sở dữ liệu lịch trình (Itinerary database), được thiết kế để sắp xếp từng phút của chuyến phiêu lưu mùa hè. Tại đây, mỗi mục nhập đại diện cho một sự kiện hoặc hoạt động cụ thể, được định nghĩa bằng một số thuộc tính chính như ngày, loại, khu vực và vị trí trên Google Maps.
Ví dụ, tôi có thể thêm một cột “Loại” với các danh mục như Chuyến bay, Chỗ ở, Ẩm thực, Địa điểm tham quan, Di chuyển và nhiều hơn nữa. Tôi sẽ bắt đầu với một cơ sở dữ liệu dạng bảng và nhanh chóng xem qua các chế độ xem khác sau này.
- Gõ /table và chèn một cơ sở dữ liệu. Bạn có thể đặt cho nó một tên riêng.
- Nhấp vào biểu tượng + để thêm các cột với các thuộc tính khác nhau (ví dụ: Date, Type, Area, Google Maps Location).
- Bắt đầu thêm các hoạt động và điền các chi tiết cần thiết.
- Bạn thậm chí có thể thêm chế độ xem bảng (Board view) và xem xét các hoạt động theo địa điểm hoặc ngày. Ngoài ra còn có tùy chọn để thêm chế độ xem thư viện (Gallery view).
Tạo cơ sở dữ liệu dạng bảng trong Notion để quản lý lịch trình chuyến đi.
Cơ sở dữ liệu lịch trình du lịch hoàn chỉnh với các cột và chi tiết trong Notion.
Chế độ xem dạng bảng (Board view) trong Notion giúp sắp xếp hoạt động theo địa điểm hoặc ngày.
Thêm Các Mục Hành Động Và Thông Tin Quan Trọng
Đừng Quên Các Chi Tiết Thiết Yếu
Tôi đã thêm các mục hành động cần thiết và danh bạ khẩn cấp ngay sau phần lịch trình. Bố cục trang linh hoạt của Notion cho phép hiển thị rõ ràng, theo hai cột, các thông tin quan trọng này. Ở một bên, bạn có thể tạo một danh sách các mục cần làm (To-do list) đơn giản nhưng hiệu quả, hoặc thậm chí là một cơ sở dữ liệu mini.
Ở cột thứ hai, bạn sẽ đặt một phần dành riêng cho danh bạ khẩn cấp, có thể sử dụng các khối Callout hoặc danh sách dấu đầu dòng (Bulleted list). Tại đây, bạn có thể liệt kê tên và số điện thoại của các liên hệ quan trọng như nhà cung cấp bảo hiểm du lịch, đường dây nóng quốc tế của ngân hàng, đại sứ quán địa phương, dịch vụ khẩn cấp tại điểm đến của bạn và các thành viên gia đình hoặc bạn bè đáng tin cậy ở quê nhà.
Sắp xếp danh sách công việc và danh bạ khẩn cấp trong Notion bằng bố cục hai cột.
Sắp Xếp Các Nhà Hàng Yêu Thích Với Chế Độ Xem Thư Viện
Khám Phám Ẩm Thực Địa Phương Không Giới Hạn
Khi lên kế hoạch cho một chuyến đi, chế độ xem thư viện (Gallery view) trong Notion là một cách tuyệt vời để hình dung và theo dõi các nhà hàng, quán cà phê hoặc trải nghiệm ẩm thực yêu thích của bạn. Để thiết lập điều này, bạn chỉ cần tạo một cơ sở dữ liệu mới dành riêng cho “Nhà hàng” hoặc “Địa điểm ăn uống”. Đối với mỗi mục nhập, bạn sẽ bao gồm Tên nhà hàng, thuộc tính Loại, thuộc tính Khu vực và thuộc tính Trạng thái (ví dụ: phải ghé thăm, đã đặt trước hoặc đã ghé thăm).
Điều kỳ diệu xảy ra khi bạn thêm thuộc tính “Tệp & Phương tiện” (Files & media) để tải lên những bức ảnh món ăn hấp dẫn của nhà hàng, các món ăn hoặc không gian của nó. Điều này giúp bạn dễ dàng hình dung và lựa chọn các điểm dừng chân ẩm thực cho chuyến đi của mình.
Chế độ xem thư viện (Gallery view) trong Notion để quản lý các nhà hàng yêu thích.
Hoàn Thiện Kế Hoạch Với Quản Lý Chi Phí Và Mua Sắm
Kiểm Soát Ngân Sách Và Danh Sách Mua Sắm
Ngoài trang du lịch chính, tôi còn tạo các trang riêng biệt cho tất cả các mặt hàng mua sắm và chi phí, sau đó liên kết chúng trở lại bảng điều khiển chuyến đi chính của mình. Đối với việc mua sắm, tôi thiết lập một trang đơn giản nơi tôi có thể ghi lại các mặt hàng muốn mua, chi phí ước tính của chúng và nơi tôi dự định mua chúng.
Riêng về chi phí du lịch, tôi đã xây dựng một cơ sở dữ liệu chuyên dụng với các thuộc tính cho Danh mục (ví dụ: vé máy bay, chỗ ở, thức ăn, hoạt động), Chi phí ước tính, Chi phí thực tế và Ngày. Điều này cho phép tôi theo dõi mọi khoản tiền chi tiêu so với ngân sách của mình theo thời gian thực.
Khi kế hoạch du lịch cuối cùng của bạn đã sẵn sàng, đừng quên chia sẻ nó với những người đồng hành để mọi người cùng nắm bắt thông tin.
Giao diện quản lý chi phí du lịch trong Notion với các cột dự kiến và thực tế.
Quy Trình Lập Kế Hoạch Chuyến Đi Của Tôi
Tôi hy vọng hệ thống được hỗ trợ bởi Notion này để lập kế hoạch cho toàn bộ chuyến đi mùa hè sẽ truyền cảm hứng cho bạn để thiết kế kế hoạch của riêng mình. Bằng cách tập trung mọi thứ từ chi tiết chuyến bay và đặt chỗ ở cho đến lịch trình hàng ngày và theo dõi ngân sách, Notion không chỉ giúp bạn lập kế hoạch mà còn cho phép bạn hình dung chuyến đi của mình một cách đầy phong cách.
Nếu bạn không muốn bắt đầu từ đầu, hãy sử dụng một trong các mẫu (template) có sẵn của Notion để hoàn tất việc lập kế hoạch du lịch của bạn một cách nhanh chóng.