Không gian làm việc năng suất của tôi từng bị lấp đầy bởi vô số ứng dụng, mỗi cái phục vụ một mục đích riêng biệt. Sau đó, tôi quyết định dùng thử Notion – một phần mềm năng suất “tất cả trong một” hứa hẹn sẽ thay thế mọi công cụ hiện có. Từ việc tạo các danh sách việc cần làm đơn giản đến xây dựng bảng điều khiển dự án và thậm chí là lưu trữ các trang web cơ bản, sự linh hoạt của Notion thực sự rất hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi tôi đào sâu hơn vào khả năng vô tận của Notion, một câu hỏi lớn bắt đầu hiện lên trong tâm trí tôi: Liệu ứng dụng đa năng này có thực sự tinh thông trong từng lĩnh vực mà nó bao quát? Dưới đây là lý do tại sao tôi cảm thấy các ứng dụng chuyên biệt thường vượt trội hơn trong việc mang lại trải nghiệm hợp lý và thân thiện với người dùng cho các tác vụ cụ thể.
Giao diện ứng dụng Notion – công cụ làm việc đa năng
Notion chưa phải là công cụ ghi chú kỹ thuật số lý tưởng
Mặc dù tôi đánh giá cao sự linh hoạt của Notion trong việc sắp xếp thông tin, nhưng nó lại tỏ ra thiếu sót khi tôi cần nhất một cuốn sổ ghi chú kỹ thuật số đơn giản, đặc biệt là khi đang di chuyển. Điều khiến tôi khó chịu nhất chính là ứng dụng di động của Notion. Khi một ý tưởng chợt nảy ra hoặc tôi cần ghi lại điều gì đó nhanh chóng, Notion lại trở nên cồng kềnh. Nó không được thiết kế cho trải nghiệm ghi chú tức thì, “chụp và đi” như vậy.
Tiếp theo là việc thiếu các công cụ vẽ. Đôi khi, một bản phác thảo hoặc sơ đồ nhanh là cách hiệu quả nhất để nắm bắt một ý nghĩ hoặc hình dung một khái niệm. Khi đã quen với OneNote, tôi thực sự nhớ các công cụ vẽ trong Notion. Tôi đã phải phụ thuộc vào các ứng dụng bên ngoài để hình dung ý tưởng của mình.
Cuối cùng, việc thiếu hỗ trợ ngoại tuyến đáng tin cậy là một nhược điểm đáng kể đối với tôi. Không giống như OneNote (một lần nữa), tôi không thể đơn giản mở Notion, tải một không gian làm việc và bắt đầu ghi chú mà không cần kết nối internet. Notion tuyên bố thay thế các công cụ ghi chú chuyên dụng như OneNote, Evernote và Apple Notes, nhưng theo kinh nghiệm của tôi, nó còn thiếu sót ở những yếu tố cơ bản.
Hạn chế của Notion khi dùng làm công cụ ghi chú kỹ thuật số
Tính năng quản lý tác vụ của Notion còn nhiều hạn chế
Khi nói đến việc quản lý các tác vụ của mình, tôi thấy các khả năng của Notion khá cơ bản. Vâng, tôi có thể thêm việc cần làm, đặt ngày và giờ, thậm chí nhận lời nhắc, đó là một khởi đầu tốt. Nhưng chỉ có vậy.
Tính năng nhắc nhở định kỳ là điều tôi thực sự thiếu. Nhiều tác vụ của tôi không phải là một lần; chúng diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Việc phải tự lên lịch lại những việc này trong Notion khiến tôi cảm thấy tẻ nhạt. Những lời nhắc này chủ yếu hữu ích trong các cơ sở dữ liệu nơi bạn cần đặt cảnh báo cho các thành viên trong nhóm.
Đôi khi tôi cần bao gồm ngữ cảnh cụ thể, liên kết hoặc thậm chí thông tin vị trí. Các thuộc tính tác vụ của Notion không cung cấp mức độ sâu đó cho tôi. Không giống như Todoist và Microsoft To-Do, Notion không tích hợp tốt với các công cụ hiện có như Gmail và Outlook.
Quản lý tác vụ trên Notion không đáp ứng đủ nhu cầu
Notion không thể sánh bằng Trello trong quản lý dự án cá nhân
Notion đáp ứng gần như tất cả các yêu cầu về quản lý dự án. Nó hỗ trợ các cơ sở dữ liệu khác nhau, tự động hóa, cộng tác thời gian thực và cho phép bạn tạo các thẻ tác vụ với nhiều thuộc tính. Tuy nhiên, khi tôi so sánh nó với các công cụ quản lý dự án chuyên dụng như Trello, những khác biệt bắt đầu xuất hiện.
Ví dụ, việc thêm hình nền cho bảng Trello của tôi tạo ra một trải nghiệm cá nhân hóa hơn. Tương tự, khả năng chèn hình ảnh liên quan trực tiếp vào một thẻ Trello cung cấp ngữ cảnh trực quan ngay lập tức. Dù là bản mô phỏng thiết kế, ảnh chụp màn hình hay chỉ là hình ảnh tham khảo, một gợi ý trực quan ngay trên thẻ tác vụ cực kỳ hữu ích. Với việc mã hóa màu sắc các tác vụ, tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mức độ ưu tiên hoặc trạng thái của các tác vụ khác nhau. Notion lại thiếu đi khả năng tùy chỉnh trực quan này.
Là nhật ký kỹ thuật số, Notion chưa thực sự nổi bật
Tôi đã thấy vô số mẫu nhật ký kỹ thuật số cho Notion. Tuy nhiên, trải nghiệm của tôi khi sử dụng nó như một cuốn nhật ký chuyên dụng đã khiến tôi muốn nhiều hơn nữa, đặc biệt khi tôi so sánh nó với các ứng dụng được thiết kế riêng cho việc ghi nhật ký như Day One hoặc Journey.
Notion thiếu nhiều tính năng như tích hợp lịch, chế độ xem bản đồ thế giới, thư viện phương tiện chuyên dụng, khả năng chèn vị trí, nhiệt độ và nhiều hơn nữa. Mặc dù sự linh hoạt của Notion cho phép tôi tạo một cuốn nhật ký hoạt động, nhưng cuối cùng nó vẫn khiến tôi cảm thấy mình đang phải đánh đổi.
Quản lý tài chính trên Notion đòi hỏi nhiều công sức
Với cơ sở dữ liệu, công thức và biểu đồ, bất kỳ ai cũng có thể tạo trình quản lý chi tiêu và theo dõi đăng ký trong Notion. Tuy nhiên, nói thì dễ hơn làm. Nó đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công để tạo ra một hệ thống tài chính phù hợp với bạn.
Tôi đã dành hàng giờ để điều chỉnh các thuộc tính cơ sở dữ liệu, gỡ lỗi các công thức không tính toán đúng như mong đợi và mày mò các cài đặt biểu đồ để có được hình ảnh trực quan mong muốn. Việc này thường khiến tôi cảm thấy như đang tự xây dựng toàn bộ ứng dụng từ đầu, vừa thú vị vừa mệt mỏi.
Điều tôi thực sự bỏ lỡ từ các ứng dụng tài chính chuyên dụng là sự dễ dàng và tốc độ khi thêm các mục mới cũng như tạo các biểu đồ chi tiết. Với tiện ích trên di động (mobile widgets), tôi có thể thêm mục thu nhập hoặc chi tiêu chỉ với một lần chạm và tạo các biểu đồ cụ thể tự động trong nền.
Quản lý tài chính trên Notion tốn nhiều thời gian và công sức
Liệu một ứng dụng có thể làm được tất cả?
Tôi không phủ nhận tác động của Notion đối với không gian năng suất. Nó mang đến một tầm nhìn hấp dẫn về một không gian làm việc kỹ thuật số hợp nhất, và đối với nhiều người, nó đã thành công. Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, chính sự linh hoạt này lại dẫn đến những sự đánh đổi khi so sánh với các ứng dụng chuyên dụng. Nó không tự hào về các tính năng tiên tiến nhất trong mọi danh mục, và đó có thể là một yếu tố phá vỡ thỏa thuận đối với những người dùng chuyên sâu như tôi. Kết quả là, tôi đã nhận thấy nhiều người dùng Notion đang quay trở lại các công cụ chuyên biệt như Google Keep và OneNote.
Bạn đã trải nghiệm Notion như thế nào trong công việc và cuộc sống cá nhân? Liệu bạn có thấy nó thực sự là giải pháp “tất cả trong một” hay vẫn cần đến các ứng dụng chuyên biệt khác? Hãy chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới!