Trong nhiều năm, Google Docs luôn là công cụ hàng đầu của tôi để viết, chỉnh sửa và cộng tác. Không thể phủ nhận sự tiện lợi của nền tảng đám mây và bộ tính năng mạnh mẽ mà nó mang lại. Tuy nhiên, gần đây tôi đã thử nghiệm Outline – một nền tảng quản lý kiến thức và soạn thảo hợp tác mã nguồn mở miễn phí, sở hữu các tính năng cạnh tranh ngang ngửa với Google Docs. Dưới đây là những lý do khiến tôi đang nghiêm túc cân nhắc chuyển sang sử dụng Outline lâu dài.
Giao diện Notion và Obsidian trên laptop, cùng điện thoại hiển thị ứng dụng năng suất, minh họa các công cụ làm việc hiệu quả
Sự Đơn Giản Kết Hợp Cùng Chức Năng Mạnh Mẽ
Giao diện trực quan và định dạng thông minh
Đầu tiên, tôi đã suy nghĩ về các tính năng của Google Docs mà tôi thực sự sử dụng: tiêu đề, chèn liên kết, dấu đầu dòng và đánh số, chèn hình ảnh, khối mã (đôi khi), và khả năng cộng tác. Outline sở hữu một giao diện sạch sẽ và không gây xao nhãng, mang lại trải nghiệm viết thật sự thú vị. Đồng thời, nó hỗ trợ định dạng Markdown, chỉnh sửa văn bản đa dạng (rich-text) và nhúng hình ảnh, liên kết một cách liền mạch. Thiết kế của nó theo hướng tối giản nhưng lại cực kỳ mạnh mẽ về mặt khả năng.
Outline không có các menu định dạng cổ điển, thay vào đó, chúng được tích hợp trực tiếp vào chức năng ngữ cảnh. Bạn chỉ cần gõ dấu / và ngay lập tức sẽ hiển thị các tùy chọn tiêu đề, cùng với dấu đầu dòng, đánh số, hoặc chèn hình ảnh, video.
Hơn nữa, nếu bạn bôi đen bất kỳ ký tự hoặc đoạn văn bản nào, bạn sẽ nhận được các tùy chọn định dạng bổ sung, bao gồm cả tùy chọn chèn liên kết. Tất cả đều có sẵn! Không cần phải di chuyển chuột và nhấp vào các menu khác, mang lại hiệu quả vượt trội.
Các mẫu template phổ biến trong Google Docs, thể hiện sự quen thuộc và tính năng đa dạng của trình soạn thảo tài liệu này
Tích Hợp Mượt Mà Với Slack – Nâng Tầm Hợp Tác Nhóm
Khả năng cộng tác ngay tức thì
Mặc dù có tính chủ quan, nhưng khả năng tích hợp của Outline với Slack là một yếu tố rất quan trọng trong quyết định của tôi. Ngay từ đầu, tôi đã đăng nhập vào Outline bằng tài khoản Slack của mình. Sau đó, tôi thêm không gian làm việc và tích hợp Outline vào ứng dụng Slack. Chỉ trong 2 phút, quá trình tích hợp đã hoàn tất, và tôi có thể tìm kiếm cũng như chèn các ghi chú/bài viết của mình vào bất kỳ kênh Slack nào bằng lệnh /outline. Thật đơn giản!
Tôi đề cập đến Slack vì nó phù hợp với nhu cầu của tôi, nhưng bạn cũng có thể tích hợp Outline với Loom và Figma để đạt được kết quả tương tự. Outline cũng hỗ trợ tích hợp với các công cụ năng suất khác như Google Analytics, GitHub, Webhooks và Zapier nếu bạn có nhu cầu.
So sánh Microsoft Word và Google Docs, thể hiện sự đa dạng của các trình soạn thảo văn bản trên thị trường công nghệ
Quyền Riêng Tư Được Đảm Bảo Tuyệt Đối
Tự kiểm soát dữ liệu với tùy chọn tự host
Với Google Docs, các tài liệu của tôi được gắn liền với hệ sinh thái của Google. Mặc dù các biện pháp bảo mật của họ rất mạnh, nhưng vẫn còn những lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu và sự giám sát của tập đoàn. Outline đã cung cấp cho tôi tùy chọn tự host (self-host), nghĩa là tôi có thể hoàn toàn kiểm soát nơi dữ liệu của mình được lưu trữ và ai có quyền truy cập vào nó.
Ngoài ra, Outline còn hỗ trợ quy trình làm việc theo nhóm, quản lý phiên bản tài liệu và chỉnh sửa theo thời gian thực. Và bởi vì tôi có thể host nó trên máy chủ của riêng mình, tôi có thể đảm bảo rằng không gian làm việc cộng tác của tôi luôn riêng tư và an toàn. Thành thật mà nói, tôi không cần mức độ riêng tư và bảo mật cao đến vậy, vì tôi chỉ dùng nó để soạn thảo các bài viết của mình. Nhưng nếu bạn đang làm việc với những thông tin nhạy cảm hơn, đây là một yếu tố không thể bỏ qua.
Giao diện cài đặt Outline trong Docker, minh họa khả năng tự host giúp người dùng kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình
Những Điểm Còn Thiếu Sót Cần Cải Thiện
Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, Outline vẫn còn một số thiếu sót. Nếu bạn đã quen với các tùy chọn định dạng văn bản và bố cục từ một trình soạn thảo tài liệu cổ điển như Google Docs, việc chuyển sang Outline có thể hơi khó khăn. Ví dụ, tôi đã mất vài phút để tìm ra cách thêm một bảng trong Outline. Nó khá đơn giản, chỉ cần gõ /table, bạn sẽ có tùy chọn đó, nhưng không thực sự trực quan ngay từ đầu. Outline có các tùy chọn định dạng cơ bản. Mặc dù nó hoạt động tốt cho việc viết bài này, nhưng bạn có thể gặp khó khăn với việc căn chỉnh văn bản; cũng không có tùy chọn để đếm số từ và ký tự của một văn bản.
Ngoài ra, Google Docs còn hưởng lợi từ tất cả các tích hợp khác trong bộ công cụ và tính năng của Google. Một tính năng quan trọng khác mà tôi bỏ lỡ từ Google Docs là lịch sử phiên bản chi tiết của tài liệu, cho phép bạn xem các thay đổi cụ thể được thực hiện bởi những người cộng tác theo thời gian. Outline không có tính năng này, vì nó được thiết kế như một ứng dụng ghi chú, chứ không phải một trình soạn thảo văn bản đầy đủ.
Giao diện ứng dụng ghi chú Blinko chạy trên trình duyệt Chrome trên máy Mac, biểu thị sự đa dạng của các giải pháp ghi chú hiện có trên thị trường
Lý Do Outline Vẫn Là Lựa Chọn Hàng Đầu Của Tôi
Tất cả những gì tôi cần và hơn thế nữa
Mặc dù rõ ràng thiếu một số tính năng phức tạp, Outline vẫn có tất cả các công cụ tôi cần. Nó đi kèm với các tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, dễ dàng truy cập một cách trực quan hơn. Khả năng tích hợp với Slack cho phép cộng tác hiệu quả trong tổ chức của tôi, và tôi có thể tự host nó, cung cấp các tính năng riêng tư và bảo mật tối đa.
Outline có thể không nổi tiếng bằng Google Docs, nhưng nó đã giành được một vị trí cố định trong quy trình làm việc của tôi. Bản chất mã nguồn mở, thiết kế đơn giản và các công cụ cộng tác vững chắc của nó khiến nó trở thành một lựa chọn nổi bật cho nhu cầu của tôi. Hơn nữa, có một sự hài lòng nhất định khi sử dụng một công cụ mà bạn cảm thấy như nó thuộc về bạn, chứ không chỉ là một tập đoàn lớn.
Một chiếc kính đặt trên laptop đang hiển thị mã lập trình, tượng trưng cho quá trình làm việc chuyên sâu và sự tập trung cần có khi sử dụng các công cụ công nghệ
Đã Đến Lúc Trải Nghiệm Một Làn Gió Mới?
Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi, tôi thực sự khuyên bạn nên dùng thử Outline. Đây là một lời nhắc nhở rằng luôn có những lựa chọn thay thế cho các ông lớn công nghệ, và đôi khi, những lựa chọn thay thế đó có thể mang lại cảm giác tự do và kiểm soát khó tìm thấy ở nơi khác. Nếu bạn coi trọng sự cởi mở, đơn giản và đổi mới, Outline rất có thể sẽ làm bạn bất ngờ. Nó chắc chắn đã làm tôi bất ngờ.
Logo phần mềm Outline, biểu tượng của một công cụ quản lý kiến thức mã nguồn mở và cộng tácOutline