Trong thời đại bùng nổ của các ứng dụng quản lý ngân sách và nền tảng đầu tư, việc đề cao một công cụ tưởng chừng cơ bản như Excel cho mục đích quản lý chi tiêu cá nhân có vẻ hơi ngược dòng. Tuy nhiên, Excel vẫn giữ vững vị thế là giải pháp hàng đầu cho nhiều cá nhân và doanh nghiệp muốn kiểm soát thực sự nguồn tài chính của mình. Không ít người, bao gồm cả tôi, đã tải về vô số ứng dụng chỉ để rồi quay trở lại với giao diện bảng tính quen thuộc, linh hoạt và dễ tùy chỉnh của Excel. Điều này không phải vì yếu tố hoài niệm, mà bởi khả năng kiểm soát, tùy biến, linh hoạt và mức độ chi tiết mà nhiều giải pháp khác đơn giản là không thể sánh kịp.
Khả năng tùy chỉnh và linh hoạt vượt trội
Tự thiết kế bảng tính theo nhu cầu riêng
Đây chính là điểm sáng giúp Excel thực sự tỏa sáng. Tùy chỉnh không chỉ là một tính năng nhỏ mà là cốt lõi, cho phép người dùng xây dựng một hệ thống tài chính cá nhân hoàn hảo, phù hợp với mọi nhu cầu độc đáo của họ. Không giống như các ứng dụng khác, bạn không cần phải làm việc với một cấu trúc cứng nhắc, được định sẵn.
Dù bạn cần theo dõi một danh mục phụ rất cụ thể như “Ăn uống – Bữa trưa công việc” so với “Ăn uống – Cá nhân”, hoặc muốn thêm các cột như “Phương thức thanh toán” hay “Dự án”, Excel đều cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để bạn thực hiện. Về cơ bản, bạn đang làm việc trên một “tấm vải trắng” nơi bạn có toàn quyền kiểm soát các danh mục chi phí, phương thức thanh toán, mô tả, ngân sách và nhiều hơn nữa.
Các mẫu Excel miễn phí hàng đầu giúp tối ưu hóa công việc và quản lý doanh nghiệp
Bảng mẫu Excel quản lý chi tiêu hàng tháng cho sinh viên đại học
Kiểm soát và sở hữu hoàn toàn dữ liệu của bạn
Lưu trữ dữ liệu ở bất cứ đâu bạn muốn
Một trong những khía cạnh mang lại sự yên tâm nhất khi tôi sử dụng Excel để quản lý chi tiêu là khả năng kiểm soát và sở hữu hoàn toàn dữ liệu của mình. Không giống như nhiều ứng dụng tài chính yêu cầu tôi liên kết tài khoản ngân hàng hoặc lưu trữ thông tin tài chính nhạy cảm trên máy chủ của họ, dữ liệu của tôi luôn ở bên tôi.
Tôi có thể đặt mật khẩu và lưu trữ sổ làm việc tài chính của mình trên máy tính, ổ cứng ngoài, hoặc thậm chí là một dịch vụ đám mây tự lưu trữ như Nextcloud mà tôi tự quản lý. Tôi cũng đánh giá cao việc không phải phụ thuộc vào tuổi thọ hay mô hình kinh doanh của một ứng dụng. Nếu một ứng dụng tài chính phổ biến quyết định thay đổi tính năng, áp đặt phí đăng ký cao, hoặc ngừng hoạt động, tôi có thể mất quyền truy cập vào dữ liệu của nhiều năm. Với Excel, điều đó đơn giản không phải là một mối bận tâm.
Mẫu Excel lập ngân sách chi tiêu hàng tháng cho hộ gia đình
Công cụ lập kế hoạch ngân sách kỳ nghỉ hiệu quả trong Excel
Biểu đồ và đồ thị không giới hạn
Vượt trội hơn mọi ứng dụng bên thứ ba
Excel giúp tôi hiểu dữ liệu của mình thông qua vô số biểu đồ, báo cáo và PivotTable. Đây là lúc tôi chuyển từ việc chỉ đơn thuần theo dõi chi tiêu sang phân tích và thu được những hiểu biết sâu sắc, mạnh mẽ. Ví dụ, sau khi ghi lại tất cả các giao dịch, tôi có thể tạo một PivotTable chỉ trong vài giây.
Với PivotTable, tôi có thể có một bản tóm tắt chính xác về số tiền tôi đã chi cho tạp hóa, giải trí, nhiên liệu và nhiều thứ khác trong tháng. Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Tôi thậm chí có thể thêm cột “Tháng” và có một cái nhìn tổng quan gọn gàng về cách chi tiêu của mình trong từng danh mục đã thay đổi từ tháng 1 đến tháng 5. Tôi có thể dễ dàng phát hiện các xu hướng.
Từ PivotTable đó, tôi có thể tạo biểu đồ cột để so sánh trực quan chi tiêu hàng tháng của mình giữa các danh mục hoặc biểu đồ đường để xem xu hướng của một khoản chi cụ thể như “đăng ký” trong năm qua. Tôi thậm chí có thể tạo biểu đồ tròn để hiểu tỷ lệ thu nhập của mình dành cho mỗi nhóm chi phí chính. Tôi không bị giới hạn bởi các loại biểu đồ được định sẵn.
Tạo và tùy chỉnh biểu đồ phân tích chi tiêu trong Excel
Hướng dẫn tạo mẫu ngân sách cá nhân từ đầu trong Excel
Các phép tính và mô hình hóa phức tạp
Excel thực sự tỏa sáng ở đây
Excel đánh bại mọi ứng dụng theo dõi chi tiêu khác trong lĩnh vực này. Đây là nơi tôi có thể vượt ra ngoài việc chỉ theo dõi những gì đã chi và bắt đầu dự đoán, lập kế hoạch cho những gì tôi sẽ chi. Ví dụ, tôi không chỉ tổng hợp chi phí hàng tháng mà còn có thể xây dựng các công thức để phân tích xu hướng.
Chẳng hạn, tôi có thể sử dụng hàm AVERAGEIF để xem chi tiêu trung bình của mình cho tạp hóa vào cuối tuần, hoặc hàm SUMIFS để tính toán số tiền tôi đã chi cho mua sắm trực tuyến từ các nhà cung cấp cụ thể. Mức độ phân tích có điều kiện này giúp tôi xác định những thói quen chi tiêu mà có thể tôi không hề nhận ra. Tôi thậm chí có thể sử dụng hàm PMT để tính toán ngay lập tức khoản thanh toán hàng tháng của mình với các mức lãi suất và kỳ hạn vay khác nhau. Nhìn chung, tôi có vô số cách để “chơi đùa” với các con số.
Cộng tác không giới hạn
Chia sẻ sổ chi tiêu của bạn như một chuyên gia
Excel hỗ trợ khả năng cộng tác mạnh mẽ, nơi tôi có thể chia sẻ toàn bộ sổ làm việc với đối tác của mình và cùng nhau theo dõi các khoản chi. Tôi thậm chí có thể đặt mật khẩu bảo vệ bảng tính để giữ an toàn khỏi những ánh mắt tò mò. Hơn nữa, tôi đã đăng ký Microsoft 365 cho các công cụ thiết yếu khác như Word và PowerPoint cho công việc và các dự án cá nhân của mình.
Vì Excel là một phần của Microsoft 365, tôi không phải tốn thêm bất kỳ chi phí nào để quản lý chi tiêu của mình.
Thêm tiêu đề thu nhập và tiết kiệm, sẵn sàng cộng tác trên bảng tính Excel
Ông tổ của việc theo dõi chi tiêu
Mặc dù thị trường tràn ngập các ứng dụng tài chính tiên tiến, nhiều trong số đó đi kèm với một cái giá ẩn: ít kiểm soát hơn, tùy chỉnh hạn chế và thường là một khoản phí đăng ký. Excel, mặt khác, là một công cụ mạnh mẽ và tiết kiệm chi phí để quản lý chi tiêu của bạn. Hơn nữa, với hàng tá mẫu tài chính sẵn có, bạn thậm chí không cần phải bắt đầu từ đầu. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Hãy khởi động phần mềm quen thuộc với các hàng và cột và bắt đầu thiết kế bảng cân đối kế toán hàng tháng hoàn hảo cho riêng mình!
Nếu bạn đang tìm kiếm thêm các mẹo và hướng dẫn chuyên sâu về Excel để tối ưu hóa việc quản lý tài chính, đừng quên khám phá các bài viết khác của chúng tôi về các hàm Excel hữu ích nhất cho tài chính và kế toán.