Với tư cách là một sinh viên toàn thời gian kiêm nhà báo công nghệ, tôi luôn có hàng tá việc phải giải quyết mỗi ngày, từ deadline công việc, bài tập đại học cần nộp trước 11:59 tối, cho đến các cuộc họp Google Meet. Thêm vào đó, tôi có một trí nhớ “cá vàng” (mà những người quen biết tôi có lẽ còn cho rằng tệ hơn cả cá vàng). Ý tôi là, tôi luôn luôn có rất nhiều thứ đang diễn ra cùng lúc, và việc chỉ dựa vào trí nhớ của mình luôn dẫn đến những thảm họa.
Mặc dù tôi lập danh sách việc cần làm (to-do list) mỗi sáng, nhưng chúng không bao giờ đủ với tôi. Đó là lý do tôi kết hợp chúng với việc time-blocking (phân bổ thời gian) trên lịch của mình để giữ đúng tiến độ và xoay sở mọi thứ trong to-do list mà không để bất kỳ nhiệm vụ nào bị bỏ sót. Dù tôi thấy time-blocking là một phương pháp thay đổi cuộc chơi, nhưng có một vấn đề khác – tôi bắt đầu trì hoãn khi nghĩ đến tất cả những gì mình cần làm. Điều đó chỉ khiến tôi muốn làm gì cả, và việc nhìn thấy một lịch trình dày đặc chỉ làm mọi thứ tệ hơn.
Tôi không thích việc phải tự tay sắp xếp lịch trình, và việc time-blocking mọi thứ bằng tay có thể cảm thấy như một công việc phụ. Tôi đã tìm thấy Reclaim, một công cụ sắp xếp lịch trình được hỗ trợ bởi AI, khi đang tìm kiếm các công cụ để cải thiện quản lý thời gian. Kể từ khi bắt đầu sử dụng, tôi đã để nó xử lý lịch trình cho mình, nhờ đó tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho chính các tác vụ thay vì cố gắng tìm kiếm khoảng trống hoàn hảo trên lịch.
Reclaim AI Biến Danh Sách Việc Cần Làm Thành Khối Thời Gian Tự Động
Tạm biệt việc sắp xếp thủ công rườm rà
Nghe có vẻ vô lý, nhưng tôi hoàn toàn ghét việc tạo các khối thời gian trong các ứng dụng lịch như Google Calendar. Tôi không nói về việc phải tự mình tìm hiểu khi nào tôi rảnh; tôi đang đề cập đến việc phải kéo và thay đổi kích thước các khối sau khi tôi tìm thấy khoảng thời gian hoàn hảo. Mặc dù bạn có thể nhấp vào khoảng trống mong muốn và tự điền chi tiết để lên lịch cho một tác vụ, tôi luôn cảm thấy cần có một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn để làm điều đó.
May mắn thay, Reclaim đã khắc phục sự khó chịu này cho tôi, và tôi nghĩ rằng mình đã không phải kéo hoặc thay đổi kích thước một khối thời gian nào kể từ khi bắt đầu sử dụng nó. Với Reclaim AI, tất cả những gì bạn cần làm là truy cập trang Tasks, nhấp vào nút + New Task ở góc trên bên phải, và điền chi tiết về tác vụ, bao gồm tên tác vụ và thời gian bạn nghĩ mình sẽ hoàn thành nó. Nếu đó là một tác vụ bạn sẽ làm xong trong một lần, bạn có thể bỏ chọn ô bên cạnh Split up.
Tuy nhiên, nếu đó là một tác vụ dài hơn mà bạn nghĩ mình có thể làm tốt hơn theo từng phần, bạn có thể giữ nguyên ô Split up được chọn, và Reclaim sẽ chia nhỏ nó thành các khối thời gian nhỏ hơn tùy thuộc vào lịch trình của bạn và Min duration (thời lượng tối thiểu) cùng Max duration (thời lượng tối đa) mà bạn đặt.
Các lựa chọn thay thế Google Calendar giúp quản lý thời gian hiệu quả
Sắp Xếp Công Việc Dựa Trên Độ Ưu Tiên và Lịch Trình Hiện Tại Của Bạn
Luôn tránh trùng lịch và ưu tiên những gì quan trọng nhất
Reclaim không chỉ đơn thuần tạo các khối thời gian và ngẫu nhiên đưa chúng vào lịch của bạn dựa trên sự khả dụng. Thay vào đó, nó lập kế hoạch lịch trình của bạn dựa trên mức độ ưu tiên bạn gán cho các tác vụ, ngày đáo hạn của chúng và sự trống lịch của bạn.
Khi bạn thêm một tác vụ bằng cách truy cập trang Tasks, bạn có thể đặt mức độ ưu tiên của tác vụ bằng cách nhấp vào biểu tượng bên cạnh trường tên tác vụ. Sau đó, bạn có thể chọn từ bốn mức độ ưu tiên: Critical (Quan trọng tối cao), High (Cao), Medium (Trung bình) và Low (Thấp). Ví dụ, nếu bạn đột nhiên được giao một tác vụ khẩn cấp cần phải làm ngay lập tức, bạn có thể thêm nó vào danh sách tác vụ của Reclaim và đặt mức độ ưu tiên là Critical Priority.
Màn hình cài đặt độ ưu tiên tác vụ trên Reclaim AI
Ngay cả khi lịch trình trong ngày của bạn đã đầy kín, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó và ưu tiên tác vụ quan trọng tối cao. Nó thường đẩy các tác vụ ưu tiên thấp hơn sang cuối tuần.
Tất nhiên, Reclaim cũng sẽ tính đến số giờ mà tác vụ khẩn cấp yêu cầu. Nếu không có khối thời gian nào phù hợp, Reclaim AI đương nhiên sẽ không còn lựa chọn nào khác ngoài việc di chuyển nó đến khoảng trống sớm nhất có thể, ngay cả khi điều đó có nghĩa là bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần phải can thiệp một chút bằng cách tự điều chỉnh lịch trình hoặc chọn chia nhỏ tác vụ thành nhiều phần.
Nhưng phần lớn, Reclaim AI thực hiện một công việc đáng kinh ngạc trong việc cân bằng tính cấp bách với những gì đã có trong lịch trình của bạn và giúp bạn lập kế hoạch theo cách cho phép bạn hoàn thành mọi thứ mà không bỏ lỡ thời hạn.
Tự Động Khối Thời Gian Làm Việc Chuyên Sâu (Focus Time) Từ Trước
Không còn phải “hy vọng tìm thấy thời gian” cho công việc quan trọng
Vì tôi là một sinh viên toàn thời gian, một điều tôi không thể thỏa hiệp là đảm bảo mình có đủ thời gian dành riêng cho việc học, bất kể lịch làm việc bận rộn đến đâu. Trong một thời gian dài, tôi chỉ ngồi xuống học bất cứ khi nào tôi có thời gian rảnh từ công việc, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.
Thật kỳ lạ, tôi gặp khó khăn trong việc tập trung vào một tác vụ trừ khi nó đã được lên lịch trên lịch của tôi. Tôi đã cố gắng tạo các tác vụ riêng biệt dành cho việc học, nhưng vì chúng không gắn với các thời hạn cố định như bài tập hay các tác vụ cụ thể, ngay khi tôi thêm một tác vụ công việc khẩn cấp, các khối thời gian học tập sẽ bị sắp xếp lại. Chẳng mấy chốc, tuần mới đã bắt đầu, và tổng số giờ tôi dành cho việc học thấp đến đáng xấu hổ.
Tính năng Focus Time của Reclaim, được ra mắt vài tuần trước (và vài tháng sau khi tôi bắt đầu sử dụng công cụ này), đã thay đổi cuộc chơi. Thay vì đợi cho đến khi lịch của bạn đầy kín các tác vụ bạn cần làm, Focus Time hoạt động bằng cách “bảo vệ các khối thời gian thông minh trên lịch của bạn” trước thời hạn. Ví dụ, tôi đã đặt mục tiêu Weekly Focus Time (Thời gian làm việc chuyên sâu hàng tuần) của mình là 20 giờ/tuần.
Thống kê thời gian làm việc chuyên sâu (Focus Time) trên Reclaim AI
Bạn cũng có thể cấu hình số giờ Focus lý tưởng mà bạn muốn hàng tuần, số giờ Focus tối đa mỗi ngày, và thời lượng tối thiểu/tối đa mà bạn muốn cho các khối Focus của mình. Với các cam kết công việc của tôi, tôi đặt thời lượng lý tưởng mỗi ngày là ba giờ và số giờ Focus tối đa mỗi ngày là sáu giờ (cho những ngày làm việc nhẹ nhàng). Mặc dù các khối Focus Time được lên lịch trước, chúng vẫn linh hoạt. Reclaim sẽ thông minh sắp xếp lại chúng và điều chỉnh xung quanh các mục ưu tiên cao hơn và các cuộc họp.
Cài đặt mục tiêu và thời lượng Focus Time hàng tuần trên Reclaim AI
Phần tốt nhất là Reclaim AI sẽ luôn lên lịch các tác vụ (Tasks), bất kể mức độ ưu tiên, trước khi lên lịch Focus Time. Điều này có nghĩa là bạn sẽ hoàn thành được các tác vụ của mình, và bất kỳ thời gian rảnh nào còn lại sẽ tự động được lấp đầy bằng các khối Focus, giúp bạn đi đúng hướng mà không phải hy sinh công việc quan trọng.
Để Reclaim AI Hỗ Trợ Bạn Tối Đa
Đây chỉ là một vài trong số các tính năng của Reclaim AI khiến nó trở thành một công cụ đáng kinh ngạc. Nó là một trong những cách tốt nhất bạn có thể sử dụng AI để cải thiện năng suất của mình. Reclaim cũng theo dõi thời gian của bạn được sử dụng vào việc gì và cung cấp các số liệu thống kê chuyên sâu trong các khoảng thời gian khác nhau. Nó phân loại thời gian của bạn thành Shallow Work (Công việc nông), Deep Work (Công việc chuyên sâu) và Travel (Di chuyển), cho phép bạn xem chính xác mình dành bao nhiêu thời gian cho các tác vụ.
Nó cũng hiển thị số giờ bạn làm việc ngoài giờ làm việc đã định, điều này hoàn hảo cho những người làm việc từ xa như tôi, vốn thường làm việc vào ban đêm! Nếu bạn có thói quen đặt quá nhiều lịch trình và ôm đồm quá nhiều việc, Reclaim cũng có thể tự động thêm các khoảng nghỉ giữa các tác vụ để giúp bạn có một chút thời gian để thở trong những ngày bận rộn. Mặc dù Reclaim có gói cao cấp, nhưng phiên bản miễn phí của nó đã đủ dùng cho tôi trong hơn một năm, và tôi không thể không giới thiệu nó.
Kết luận:
Reclaim AI thực sự là một công cụ đột phá, mang đến giải pháp quản lý lịch trình thông minh và hiệu quả cho những người bận rộn. Từ việc tự động biến to-do list thành các khối thời gian linh hoạt, ưu tiên công việc dựa trên mức độ quan trọng, cho đến việc bảo vệ thời gian làm việc chuyên sâu, Reclaim giúp giảm gánh nặng sắp xếp thủ công và tối ưu hóa từng phút trong ngày của bạn. Với những ai đang tìm kiếm một “trợ lý AI” đáng tin cậy để tăng cường năng suất và giảm thiểu sự trì hoãn, Reclaim AI chính là lựa chọn không thể bỏ qua. Hãy thử trải nghiệm Reclaim AI ngay hôm nay để tự mình cảm nhận sự thay đổi!