Kể từ khi ra mắt, Notion từng được xem là “ông hoàng” không thể tranh cãi trong giới công cụ năng suất. Đây là không gian làm việc tất cả trong một, hứa hẹn tổ chức mọi thứ từ cuộc sống cá nhân đến các dự án nhóm phức tạp. Tôi đã dành vô số giờ để hoàn thiện các thiết lập của mình và tin rằng đây chính là tương lai của công việc.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc của tôi phát triển theo thời gian, tôi bắt đầu nhận thấy Notion đã tụt lại phía sau đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh ngày càng sáng tạo. Đây không chỉ là một linh cảm; đó là lý do tại sao tôi không còn có thể gắn bó với Notion.
Giao diện một ứng dụng thay thế Notion an toàn và riêng tư
Thiếu Chế Độ Ngoại Tuyến: Hạn Chế Lớn Khó Chấp Nhận
Trong một thời gian dài, việc Notion thiếu khả năng hoạt động ngoại tuyến (offline mode) thực sự chỉ là một sự bất tiện nhỏ mà tôi có thể chấp nhận. Hầu hết thời gian tôi đều có kết nối Wi-Fi ổn định, và nó không ảnh hưởng nhiều đến công việc của tôi. Nhưng giờ đây, vào năm 2025, với lịch trình di chuyển thường xuyên của tôi, việc thiếu chế độ ngoại tuyến đã trở thành một trở ngại lớn.
Đôi khi, tôi ở địa điểm khách hàng và cần nhanh chóng tham khảo một chi tiết quan trọng từ cơ sở dữ liệu, nhưng lại thấy Wi-Fi bị ngắt hoặc quá chậm đến mức không thể tải nổi một trang. Điều này thật bực bội. Toàn bộ không gian làm việc của tôi bị khóa sau một kết nối internet. Việc bỏ qua tính năng cơ bản này ảnh hưởng đến năng suất của tôi, tạo ra căng thẳng không cần thiết và vẫn là một lỗ hổng cơ bản khiến tôi không thể dựa vào Notion như không gian làm việc chính của mình.
Notion vẫn đang nỗ lực phát triển
Mặc dù Notion đã thông báo rằng họ đang nỗ lực phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng đến nay, tính năng này vẫn chưa được triển khai một cách đầy đủ và ổn định. Sự chậm trễ này khiến người dùng như tôi, những người cần làm việc liên tục dù ở bất cứ đâu, phải tìm kiếm các giải pháp thay thế đáng tin cậy hơn.
Thông báo lỗi không có kết nối internet trên ứng dụng Notion, minh họa nhược điểm thiếu chế độ ngoại tuyến
Ứng Dụng Di Động Kém Hiệu Quả: Tốc Độ Chậm, Trải Nghiệm Thờ Ơ
Sự thất vọng của tôi với Notion không chỉ dừng lại ở phiên bản máy tính. Câu chuyện tương tự khi tôi mở ứng dụng di động. Notion tự giới thiệu là một không gian làm việc tất cả trong một, nhưng trải nghiệm trên di động của nó lại khá kém ấn tượng. Xét cho cùng, đây không phải là các ứng dụng native thực sự.
Phương pháp “web wrapper” (gói gọn phiên bản web) của Notion có cả ưu và nhược điểm. Ví dụ, hiệu suất trên di động không đạt yêu cầu. Thời gian tải chậm, các trang hiển thị từ từ, và ngay cả việc điều hướng cơ bản cũng có thể trở thành một công việc nặng nhọc. Ngược lại, các ứng dụng native mang lại cảm giác phản hồi nhanh, mượt mà và tức thì.
Ngoài tốc độ, trải nghiệm người dùng cũng bị ảnh hưởng. Với tầm quan trọng của việc truy cập di động vào năm 2025 – để ghi chú nhanh khi đang di chuyển, kiểm tra công việc trong lúc đi lại hoặc xem lại tài liệu giữa các cuộc họp – ứng dụng di động “tầm thường” của Notion là một sự thất vọng lớn.
Các cơ sở dữ liệu lớn tải chậm
Đặc biệt, khi làm việc với các cơ sở dữ liệu lớn và phức tạp, ứng dụng Notion trên di động thường mất rất nhiều thời gian để tải dữ liệu và đồng bộ hóa. Điều này gây cản trở nghiêm trọng đến khả năng làm việc hiệu quả khi cần truy cập thông tin nhanh chóng từ điện thoại hoặc máy tính bảng.
Giao diện ứng dụng Notion trên di động với màn hình tải chậm, thể hiện vấn đề hiệu suất trên điện thoại
Đòi Hỏi Quá Nhiều Công Sức Tùy Biến: Tiêu Tốn Thời Gian Không Cần Thiết
Một trong những yêu cầu lớn nhất của Notion là lượng công sức cần bỏ ra để tổ chức. Khi tôi mới bắt đầu, tôi yêu thích giao diện trắng tinh khôi, những khả năng vô hạn. Nhưng theo thời gian, điều tôi nhận ra là sự linh hoạt này thường chuyển thành hàng giờ đồng hồ. Tôi thường xuyên dành một lượng thời gian đáng kể chỉ để xây dựng không gian làm việc của mình.
Tôi đang nói đến việc tạo một ‘trang chủ’ đóng vai trò là bảng điều khiển cho các dự án, nhiệm vụ hoặc quản lý kiến thức. Tôi cũng phải sắp xếp các cột để có bố cục hoàn hảo, tinh chỉnh các chế độ xem cơ sở dữ liệu không ngừng, và thử nghiệm nhúng nội dung để kéo đúng thông tin từ các nguồn khác. Nhu cầu liên tục cho việc “kỹ thuật thủ công” này tiêu hao thời gian và năng lượng tinh thần mà đáng lẽ ra có thể và nên được dành cho công việc thực tế.
Thường xuyên tốn hàng giờ đồng hồ để thiết lập Notion
Việc tùy chỉnh Notion có thể là một con dao hai lưỡi. Mặc dù mang lại sự linh hoạt tối đa, nhưng nó cũng khiến người dùng phải đầu tư rất nhiều thời gian và công sức để xây dựng một hệ thống phù hợp với nhu cầu cá nhân. Thay vì tập trung vào công việc, tôi lại lạc vào mê cung của các thiết lập, khiến năng suất thực sự bị ảnh hưởng.
Trang chủ cá nhân (Personal home) trong Notion với nhiều tùy chỉnh, thể hiện sự phức tạp và tốn thời gian để tổ chức
Hướng dẫn tạo nhật ký số trên Notion, minh họa khả năng tùy biến nhưng cũng đòi hỏi công sức
Tốc Độ Phát Triển Tính Năng Mới Chậm Hơn Đối Thủ
Notion đã có tốc độ phát triển khá chậm. Có cảm giác như Notion đang theo đuổi việc xây dựng một hệ sinh thái ứng dụng với Calendar, Mail, các tiện ích AI, Forms, và nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, công ty dường như đang bỏ lại sản phẩm cốt lõi của mình. Những cải tiến cơ bản mà người dùng đã yêu cầu trong nhiều năm vẫn còn thiếu sót.
Ngoài chế độ ngoại tuyến, những đổi mới thực sự trong việc trực quan hóa ở đâu? Tôi liên tục thấy các công cụ khác cung cấp bảng trắng để động não (brainstorming), hoặc các chế độ xem đồ thị mạnh mẽ hiển thị mối liên hệ giữa các ghi chú và ý tưởng của tôi. Notion yêu cầu nhúng từ bên thứ ba hoặc các giải pháp phức tạp để hoàn thành công việc.
Thay vì cung cấp cải thiện hiệu suất hoặc các tính năng được yêu cầu từ lâu, Notion đang bận rộn xây dựng một ứng dụng email. Điều này khiến tôi tự hỏi liệu sản phẩm cốt lõi có thực sự bắt kịp tiềm năng của nó hay không.
So với các đối thủ cạnh tranh
Khi các đối thủ liên tục tung ra những tính năng đột phá và cải thiện trải nghiệm người dùng, Notion dường như đang tụt lại phía sau trong cuộc đua đổi mới sản phẩm. Việc tập trung quá nhiều vào việc mở rộng hệ sinh thái có thể khiến họ bỏ quên những yếu tố cốt lõi đã làm nên tên tuổi của mình.
Giao diện một ứng dụng năng suất hiện đại với tính năng đồ thị hoặc whiteboard, so sánh với sự chậm chạp trong phát triển của Notion
Các Đối Thủ Đang Vượt Lên Mạnh Mẽ
Tôi đã theo dõi sát sao các ứng dụng thay thế Notion, và một số trong số chúng đang khiến Notion trở nên lỗi thời. Hãy lấy Capacities làm ví dụ. Cách tiếp cận “định hướng đối tượng” (object-oriented) độc đáo của nó trong việc tổ chức thông tin là một yếu tố thúc đẩy năng suất lớn. Thay vì xây dựng cơ sở dữ liệu từ đầu, tôi đang làm việc với các “đối tượng” liên kết với nhau như con người, sách hoặc dự án, và hệ thống hiểu được các mối quan hệ của chúng.
Sau đó là Anytype, một ứng dụng xử lý các vấn đề riêng tư một cách chuyên nghiệp. Cam kết mã hóa end-to-end của họ có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin thực sự nhạy cảm với mức độ bảo mật mà Notion không cung cấp. Tôi cũng đã thử AppFlowy, cung cấp toàn quyền kiểm soát dữ liệu với khả năng tự lưu trữ (self-hosting). Notion vẫn dẫn đầu về các tùy chọn cơ sở dữ liệu, nhưng khoảng cách đó đang được rút ngắn nhanh chóng.
Bạn sẽ không bỏ lỡ Notion
Với sự xuất hiện của nhiều giải pháp thay thế Notion mạnh mẽ, có tính năng vượt trội và giải quyết tốt hơn các vấn đề như ngoại tuyến, hiệu suất di động, tùy biến và bảo mật, việc rời bỏ Notion sẽ không còn là một quyết định khó khăn. Bạn có thể tìm thấy một công cụ phù hợp hơn với nhu cầu cụ thể của mình.
Từ Tình Yêu Đến Sự Thất Vọng
Nhìn chung, có thể nói rằng hành trình của tôi với Notion đã đến một ngã rẽ. Mặc dù nó vẫn giữ một vị trí đặc biệt đối với nhiều người, nhưng đối với những ai đòi hỏi nhiều sự đổi mới hơn, hiệu suất tốt hơn và trải nghiệm ngoại tuyến liền mạch, rõ ràng là Notion đang tụt lại phía sau. Nếu bạn cũng đang ở trong tình huống tương tự và có cảm giác thỏa hiệp hoặc bị hạn chế, thì hãy bắt đầu khám phá các giải pháp thay thế.