Đối với tôi, việc duy trì các thói quen hàng ngày không nằm ở động lực hay chờ đợi cảm hứng, mà là bắt đầu mọi việc bất kể cảm xúc thế nào và có một hệ thống giúp việc duy trì trở nên dễ dàng hơn. Đây chính là lúc Notion phát huy tác dụng. Tôi đã sử dụng Notion trong nhiều năm để thiết lập danh sách công việc và lời nhắc, nhưng công cụ này còn có khả năng làm được nhiều hơn thế. Bạn hoàn toàn có thể biến Notion thành một “huấn luyện viên” và công cụ theo dõi thói quen hiệu quả chỉ với vài thủ thuật đơn giản. Dưới đây là cách tôi đã áp dụng để quản lý thói quen với Notion và tối ưu hóa cuộc sống của mình.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc và danh sách công việc được tổ chức khoa học
7. Mã Hóa Màu Sắc Với Thẻ (Tags)
Tham chiếu trực quan cho các danh mục khác nhau
Các mục nhập đơn điệu, dài dòng rất dễ khiến tôi bị lạc lối, vì vậy tôi sử dụng tính năng Multi-Select (Chọn nhiều) để tạo các thẻ được mã hóa màu sắc. Tính năng này sẽ không hoạt động với các danh sách công việc thông thường, vì nó chỉ khả dụng trong các cơ sở dữ liệu (databases) của Notion. Tuy nhiên, tôi chủ yếu sử dụng cơ sở dữ liệu thay vì danh sách để theo dõi thói quen của mình.
Tôi có một vài thẻ áp dụng cho các phần chính trong cuộc sống, bao gồm tinh thần (mind), sức khỏe (wellness), công việc (work) và sáng tạo (creativity). Việc gán thẻ liên quan vào một mục nhập trong cơ sở dữ liệu không chỉ giúp tôi có cái nhìn tổng quan trực quan hơn về các thói quen của mình, mà còn giúp tôi phát hiện ra khi nào một khía cạnh nào đó đang bị bỏ bê. Ví dụ, khi một cơ sở dữ liệu chỉ chứa các thẻ màu xanh (công việc) và màu vàng (tinh thần), điều đó có nghĩa là tôi có thể cần tập trung nhiều hơn vào sức khỏe và sáng tạo (hay nói cách khác là tập gym và chỉnh sửa video).
6. Đặt Nhắc Nhở Trong Trang Và Cơ Sở Dữ Liệu
Một cách nhanh chóng và dễ dàng để ghi nhớ
Notion không phải là một ứng dụng nhắc nhở chuyên dụng, nhưng nó có một vài chức năng nhắc nhở hữu ích. Thứ nhất, bạn có thể tạo nhắc nhở trong trang bằng cách đơn giản thêm thẻ @remind vào văn bản của mình, sau đó nhấp vào nó để chọn ngày. Tuy nhiên, tôi thích đặt nhắc nhở trong cơ sở dữ liệu hơn. Tất cả những gì bạn phải làm là thêm thuộc tính Date (Ngày), sau đó trong cột Ngày bên cạnh mục nhập của bạn, chọn ngày và bật Remind (Nhắc nhở). Bạn sẽ nhận được thông báo trong Hộp thư đến (Notion Inbox) cho những nhắc nhở này.
Tôi cũng kết hợp các nhắc nhở này với các công thức để đánh dấu những việc đã quá hạn, ít nhất là những việc quan trọng mà tôi cần chú ý. Việc nhìn thấy nhãn “quá hạn” khiến tôi phải xem xét lại mục nhập đó một cách cẩn thận.
Giao diện Notion với các thẻ màu sắc và danh sách công việc được tổ chức khoa học
5. Sử Dụng Biểu Tượng Cảm Xúc (Emojis)
Kiểm tra thói quen bằng hình ảnh
Là một người tư duy trực quan, biểu tượng cảm xúc thường rất hữu ích đối với tôi. Tôi đã bắt đầu thêm biểu tượng cảm xúc vào các mục nhập cơ sở dữ liệu cũng như văn bản trong trang để có cái nhìn trực quan về trạng thái và hiệu suất của mình (bạn có thể làm điều này bằng cách nhấn dấu hai chấm và tìm kiếm biểu tượng cảm xúc). Ví dụ, biểu tượng cảm xúc hình ngọn lửa 🔥 có nghĩa là tôi đã hoàn thành xuất sắc, và biểu tượng cảm xúc mặt miệng chéo sideways mouth face 🫠 có nghĩa là mọi việc diễn ra “tàm tạm”. Theo thời gian, cơ sở dữ liệu của bạn có thể bắt đầu kể một câu chuyện về cách bạn tiếp cận các thói quen của mình.
Tuyệt vời hơn nữa: khi bạn sử dụng chế độ xem Filter (Lọc) để xem có bao nhiêu mục nhập có biểu tượng cảm xúc nào. Bằng cách này, bạn có thể thấy loại thói quen nào cần được tập trung hoặc nỗ lực nhiều hơn.
4. Sử Dụng Thuộc Tính “Thời Gian Chỉnh Sửa Cuối Cùng”
Giúp theo dõi mức độ tương tác với thói quen
Giao diện Notion hiển thị cách thêm thuộc tính "Last Edited Time" vào cơ sở dữ liệu để theo dõi tương tác
Một cách tuyệt vời khác để theo dõi mức độ tương tác với thói quen của bạn là thêm thuộc tính Last Edited Time (Thời gian chỉnh sửa cuối cùng) vào một cơ sở dữ liệu. Điều này sẽ cho bạn biết đã bao lâu kể từ lần cuối cùng bạn tương tác với mục nhập đó. Điều này đặc biệt hiệu quả khi kết hợp với các biểu tượng cảm xúc và thẻ màu sắc đã đề cập ở trên — nếu bạn liên tục nhận thấy điều gì đó mà bạn đã bỏ bê, thuộc tính Thời gian chỉnh sửa cuối cùng sẽ xác nhận điều đó. Bằng cách này, bạn có thể hành động và đưa nó vào danh sách ưu tiên hoặc lên lịch vào lịch của mình để chăm sóc thêm.
3. Sử Dụng Thuộc Tính “Thời Gian Tạo”
Để theo dõi thời gian bạn đã duy trì nhất quán
Giao diện Notion minh họa cách thêm thuộc tính "Created Time" vào cơ sở dữ liệu
Tương tự như trên, thuộc tính Created Time (Thời gian tạo) cho phép bạn theo dõi một thói quen đã tồn tại bao lâu. Vì vậy, nếu bạn liên tục tham chiếu lại một mục nhập, việc có thuộc tính này giống như một lời nhắc nhở tuyệt vời về thời gian bạn đã thực hiện nó và có thể đóng vai trò là động lực để tiếp tục. Đây cũng là thời điểm tốt để thêm một công thức tính toán số ngày hoặc tháng kể từ khi thói quen được hình thành — nó giống như một bộ đếm chuỗi nhỏ.
2. Tạo Bộ Theo Dõi Với Rollups
Nhận cái nhìn tổng quan về dữ liệu
Rollups là những bộ theo dõi nhỏ hoàn hảo và là một trong những thủ thuật cơ sở dữ liệu Notion yêu thích của tôi. Chúng lấy dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu khác và có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các thói quen của bạn. Giả sử tôi muốn theo dõi tổng lượng nước uống của mình — tôi sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng để theo dõi mỗi ly nước, và trong bộ theo dõi thói quen hàng ngày của mình, tôi có thể kéo tất cả thông tin đó để hiển thị tổng số ly dưới dạng thanh trạng thái. Bạn có thể làm điều này cho bất kỳ thứ gì, chẳng hạn như số trang bạn đã viết cho cuốn sách của mình hoặc tổng số thói quen bạn đã hoàn thành trong ngày.
Một chiếc laptop trên bàn làm việc hiển thị giao diện Notion với các cơ sở dữ liệu được kết nối
1. Liên Kết Thói Quen Với Mục Tiêu Lớn Hơn Bằng Relations
Để ghi nhớ bức tranh lớn hơn
Thủ thuật đơn giản nhất trong danh sách này là sử dụng Relations (Mối quan hệ). Nó cơ bản nhưng hiệu quả. Tôi có một cơ sở dữ liệu riêng về Mục tiêu dài hạn (Long-Term Goals) nơi mỗi mục tiêu đều có các thói quen hỗ trợ được gắn vào đó. Ví dụ, một mục nhập “cải thiện giấc ngủ” có thể có các thói quen như “không dùng màn hình sau 10 giờ tối” được gắn vào, hoặc mục tiêu “Flight of the Bumble Bee” sẽ có tất cả các đoạn nhạc tôi đã luyện tập trên bàn phím và theo dõi được gắn vào. Việc nhìn thấy những kết nối này giúp các thói quen hàng ngày trở nên ý nghĩa hơn.
Thiết Kế Hệ Thống Nhất Quán Với Notion
Việc duy trì thói quen chủ yếu nằm ở sự nhất quán hơn bất cứ điều gì khác, và Notion được xây dựng chính xác cho mục đích đó. Có vô số tính năng và chức năng mà bạn có thể tận dụng để đảm bảo mình luôn đi đúng hướng – tất cả những gì bạn phải làm là dành vài phút để thiết lập chúng. Nếu bạn không chắc bắt đầu từ đâu, hãy thử một vài thủ thuật này để khởi động. Hãy bắt đầu hành trình quản lý thói quen cá nhân với Notion ngay hôm nay và chia sẻ kết quả của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới nhé!