Nếu bạn sử dụng máy tính cá nhân (PC) mỗi ngày, chắc hẳn sẽ có những tác vụ bạn phải thực hiện lặp đi lặp lại. Đơn giản như việc khởi chạy trình duyệt yêu thích hoặc mở một bộ ứng dụng phục vụ công việc. Bất kể loại hành động nào, việc thực hiện thủ công các bước để tái tạo cùng một kịch bản mỗi lần đều tốn thời gian. Thay vào đó, bạn có thể tận dụng các công cụ tự động hóa Windows trên máy tính để bàn hoặc laptop của mình. Những công cụ này có thể được lập trình để thực hiện bất kỳ chức năng hoặc một tập hợp các chức năng nào đó bằng cách sử dụng các lệnh và trình kích hoạt.
Bạn chỉ cần chọn một hành động từ danh sách các hoạt động, sau đó chọn một trình kích hoạt để kích hoạt hành động đó. Mặc dù các ví dụ được đề cập có thể khá đơn giản, nhưng bạn hoàn toàn có thể thực hiện tự động hóa cực kỳ mạnh mẽ bằng những công cụ này, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mỗi ngày. Thời gian tiết kiệm được có thể dùng để giải quyết các công việc khác hoặc xây dựng những thói quen tốt. Hãy cùng khám phá một số ứng dụng và các kịch bản liên quan nơi bạn có thể áp dụng tự động hóa để làm cho cuộc sống trở nên dễ dàng hơn.
1. Windows Task Scheduler: Công Cụ Tích Hợp Sẵn Mạnh Mẽ
Hầu hết người dùng có thể không nhận thức được, nhưng Windows 11 sở hữu vô số tính năng và công cụ tích hợp sẵn giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Một ví dụ điển hình là ứng dụng Task Scheduler (Bộ lập lịch tác vụ) bên trong Windows. Như tên gọi, ứng dụng này – một cách đơn giản – lập lịch cho các tác vụ diễn ra theo các khoảng thời gian hoặc trình kích hoạt đã đặt. Chẳng hạn, bạn có thể chọn mở File Explorer vào 9 giờ sáng mỗi ngày, hoặc đóng trình duyệt Arc vào 6 giờ chiều mỗi ngày sau khi hoàn thành công việc. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh tần suất hành động: chọn những ngày trong tuần bạn muốn tác vụ kích hoạt, hoặc chọn một ngày cụ thể.
Giao diện chính của Windows Task Scheduler trên Windows 11
Nếu bạn nghĩ rằng điều đó quá cơ bản, đây chỉ là một ví dụ nhỏ về những gì Windows Task Scheduler có thể làm ở mức độ bề mặt. Ứng dụng này còn cung cấp tùy chọn tạo các tác vụ và tự động hóa nâng cao. Với tùy chọn này, bạn có thể đặt tên cho quá trình tự động hóa của mình, thiết lập nó chỉ kích hoạt khi một tài khoản người dùng cụ thể được đăng nhập, và thậm chí chọn các điều kiện tùy chỉnh để nó chạy. Ví dụ, việc mở hoặc đóng một ứng dụng vào một thời điểm nhất định trong ngày có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Đối với các tác vụ nâng cao, ứng dụng cho phép bạn đặt trình kích hoạt tùy chỉnh dựa trên một sự kiện, khi bạn mở khóa PC, khóa PC, hoặc đăng nhập nếu bạn muốn thực hiện các tác vụ ngay lập tức khi bật PC.
Cửa sổ tạo tác vụ mới trong Windows Task Scheduler trên Windows 11
Hơn nữa, việc thực hiện tự động hóa nâng cao cũng có thể bao gồm chạy các script dòng lệnh (command prompt) như một hành động thay vì chỉ đơn giản là khởi chạy hoặc đóng một ứng dụng. Khi được sử dụng đúng cách, Windows Task Scheduler có thể là một công cụ tự động hóa tác vụ trên Windows cực kỳ mạnh mẽ để hoàn thành công việc mà không tốn quá nhiều thời gian lặp lại các hành động. Khi bạn sử dụng ứng dụng này nhiều hơn, bạn sẽ có thể khám phá tất cả các cách khác nhau để tận dụng nó, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức.
2. Microsoft Power Automate: Giải Pháp Tự Động Hóa Toàn Diện Từ Microsoft
Nhiều quyết định của Microsoft đôi khi khá khó hiểu. Chẳng hạn như việc Windows Task Scheduler và Microsoft Power Automate là hai ứng dụng riêng biệt. Với cách chúng hoạt động tương tự nhau, lẽ ra chúng nên được kết hợp thành một ứng dụng duy nhất trên Windows 11. Dù sao đi nữa, nếu bạn thấy ứng dụng Task Scheduler bị hạn chế về chức năng, bạn có thể sử dụng một ứng dụng khác cũng được tích hợp sẵn trong bản dựng Windows 11 của mình – Microsoft Power Automate. Không giống như Task Scheduler chỉ có thể khởi chạy chương trình hoặc chạy các script dòng lệnh đơn giản, Power Automate có khả năng vượt trội hơn nhiều.
Giao diện Microsoft Power Automate Desktop với luồng tự động hóa đang hoạt động
Các tác vụ khả thi mà bạn có thể thực hiện thông qua ứng dụng bao gồm khả năng tự động gửi email đến một danh sách gửi thư, tự động tải xuống tệp đính kèm từ email, tích hợp các dịch vụ trực tuyến với Excel để trích xuất dữ liệu, v.v. Tôi đã thiết lập ứng dụng để tự động đồng bộ hóa tất cả các tệp đính kèm Gmail của mình với Google Drive, điều này cực kỳ hữu ích vì tôi không phải tìm kiếm hàng nghìn email để tìm một tài liệu khi cần.
Biểu tượng Microsoft Power Automate thể hiện khả năng tự động hóa các tác vụ hàng ngày
Một trường hợp sử dụng hiệu quả khác là tự động di chuyển dữ liệu từ Microsoft Forms sang bảng Excel. Khi làm việc với một tập dữ liệu lớn hoặc thực hiện một cuộc khảo sát, đây thực sự là một cứu cánh tuyệt vời. Có một số tác vụ văn phòng bạn có thể tự động hóa bằng dịch vụ này – bao gồm cả việc tự động hóa Excel – giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi ngày. Hãy nghĩ đến việc chạy các script trong Excel để thực hiện một chức năng trên một tập dữ liệu lớn. Bạn cũng có thể sử dụng Copilot để tạo các script hoặc cách thức khác nhau để tự động hóa công việc của mình trong Excel hoặc bất kỳ ứng dụng nào trong bộ Microsoft Office.
3. AutoHotkey: Tự Động Hóa Bằng Kịch Bản Linh Hoạt
Hãy cùng đến với những công cụ phức tạp hơn. AutoHotkey là một công cụ lập kịch bản tự động hóa cho phép người dùng Windows thực hiện các hành động có thể thực sự thay đổi cách họ sử dụng máy tính. Vì đây là một ứng dụng của bên thứ ba, khả năng của nó là vô tận. Tự động hóa không chỉ giới hạn ở việc khởi chạy một ứng dụng vào một thời gian nhất định hoặc gửi email theo một lịch trình cụ thể. AutoHotkey cho phép bạn sử dụng các script tùy chỉnh để đặt các tổ hợp phím và phím tắt để kích hoạt hành động. Nói một cách đơn giản, bạn có thể nhấn một tổ hợp phím trên bàn phím hoặc nhấp chuột một số lần nhất định để thực hiện một chức năng.
Biểu tượng AutoHotkey, phần mềm tự động hóa mạnh mẽ bằng script
Ví dụ, bạn có thể đặt các phím tắt thay thế văn bản, điều này cực kỳ hữu ích khi gõ các bài viết và bài luận dài. Một ví dụ điển hình là thiết lập văn bản “omw” được thay thế bằng “on my way”. Giờ đây, mỗi khi bạn gõ ba chữ cái đó, AutoHotkey sẽ tự động thay thế nó bằng cụm từ đầy đủ. Không chỉ vậy, bạn thậm chí có thể tạo các clicker tự động nhấp vào một phần nhất định của màn hình theo các khoảng thời gian đã đặt. Dù là tạo macro, cải thiện quy trình làm việc hay kích hoạt các phím tắt giúp bạn hoàn thành công việc ít nỗ lực hơn, AutoHotkey là một phần mềm tự động hóa PC đáng giá.
Trong khi các dịch vụ được đề cập trước đó tiết kiệm thời gian bằng cách khởi chạy ứng dụng nhanh chóng, AutoHotkey làm điều đó bằng cách giảm số lần gõ phím và nhấp chuột của bạn. Mặc dù có vẻ không nhiều, nhưng thời gian tiết kiệm được sẽ tăng lên đáng kể theo thời gian khi bạn sử dụng dịch vụ này. Có rất nhiều trường hợp tôi cần gõ các từ hoặc cụm từ dài lặp đi lặp lại khi viết bài. Nhiều từ trong số này là danh từ riêng với cách viết hoa kỳ lạ mất một chút thời gian để gõ. Một ứng dụng như AutoHotkey giúp mọi thứ dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách cho phép tôi gán các phím tắt như “nv” để gõ Nvidia hoặc “sd” cho Snapdragon.
4. MouseKey Recorder: Ghi Lại và Tự Động Hóa Macro Dễ Dàng
Làm sao có thể có danh sách các công cụ tự động hóa mà không có công cụ nào ghi lại và sao chép macro? Vâng, MouseKey Recorder làm chính xác điều đó. Đối với những người chưa biết, macro là các chức năng được ghi lại trong khi chúng đang được thực hiện. Ví dụ, bạn có thể khởi chạy một loạt ứng dụng, mở một số menu nhất định bên trong chúng và nhấp vào một nút. Toàn bộ quá trình có thể được ghi lại bằng MouseKey Recorder dưới dạng một macro. Sau đó, bạn có thể thiết lập macro đó lặp lại theo một lịch trình đã định.
Màn hình Microsoft Word hiển thị tùy chọn Macros, minh họa khái niệm ghi lại hành động
Những tính năng như vậy chắc chắn không dành cho tất cả mọi người, nhưng người dùng chuyên sâu sẽ đánh giá cao cách nó làm cho cuộc sống dễ dàng hơn đối với những máy tính được thiết kế để thực hiện một chức năng duy nhất. Giả sử có một quy trình nhất định cần tuân theo khi một ứng dụng ngừng phản hồi và bạn cần khởi chạy lại nó nhanh chóng. Thay vì nhấp bốn lần khác nhau và mất thời gian thực hiện, bạn có thể ghi lại macro và chạy nó thông qua một tổ hợp phím. Vì vậy, lần tới khi ứng dụng ngừng hoạt động, tất cả những gì bạn phải làm là nhấn một phím duy nhất và xem toàn bộ quy trình được thực hiện tự động.
Tôi từng sử dụng một macro để tự động thêm sản phẩm vào giỏ hàng ngay khi nó được giảm giá. Đó là một đợt flash sale, có nghĩa là có số lượng sản phẩm giới hạn sẽ được bán chính xác vào 12 giờ trưa. Tôi biết mình sẽ quá chậm để thực hiện thủ công, vì vậy tôi đã sử dụng một macro để tự động nhấp vào nút “Thêm vào giỏ hàng” hàng nghìn lần trong một giây. Nó hoạt động đáng ngạc nhiên, vì tôi đã có thể mua sản phẩm mà không gặp bất kỳ vấn đề gì. Tất nhiên, có nhiều trường hợp sử dụng hữu ích khác cho MouseKey Recorder ngoài việc đặt hàng sản phẩm trực tuyến, nhưng bạn đã hiểu được ý chính.
Nâng Cao Hiệu Suất Với Tự Động Hóa
Việc sử dụng các giải pháp tự động hóa tác vụ trên Windows để cải thiện quy trình làm việc của bạn có thể tác động đáng kể đến năng suất. Trước đây, tôi từng nghĩ rằng tự động hóa các tác vụ nhỏ và nhàm chán sẽ không tạo ra sự khác biệt lớn vì nó chỉ tiết kiệm vài giây thời gian của tôi trong mỗi trường hợp. Tuy nhiên, thời gian tiết kiệm được sẽ được nhân lên rất nhiều khi bạn xem xét tất cả các trường hợp mà bạn có thể tự động hóa công việc của mình, và số lần bạn có thể sử dụng nó mỗi ngày. Đừng ngần ngại thử nghiệm và tìm ra cách những công cụ này có thể phục vụ bạn tốt nhất!
Bạn đã từng sử dụng công cụ tự động hóa nào trên Windows chưa? Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn và những tác vụ bạn đã tự động hóa trong phần bình luận bên dưới nhé!