Trong bối cảnh văn hóa làm việc hối hả (hustle culture) và một không gian trực tuyến đầy cạnh tranh liên tục thu hút sự chú ý, không có gì ngạc nhiên khi nhiều người Việt Nam tìm đến các ứng dụng năng suất để giữ cho cuộc sống luôn được tổ chức và kiểm soát. Tuy nhiên, khi khám phá ngày càng nhiều công cụ để cải thiện khả năng tập trung và quản lý công việc, tôi nhận ra rằng mình đang đối mặt với nhiều vấn đề hơn là tìm thấy giải pháp thực sự.
Từ những ứng dụng cố gắng làm quá nhiều thứ cho đến đường cong học tập quá dốc, có rất nhiều trở ngại phát sinh khi chúng ta nhìn vào bức tranh toàn cảnh của các ứng dụng năng suất. Mặc dù nhiều nhà sáng tạo nội dung luôn ca ngợi những lợi ích của các ứng dụng này, dường như ít ai nói về những nhược điểm và mặt trái của chúng. Bài viết này sẽ đi sâu vào 5 vấn đề chính khiến ứng dụng năng suất đôi khi lại trở thành gánh nặng, thay vì là trợ thủ đắc lực như chúng ta mong đợi.
1. Nhiều Ứng Dụng Năng Suất Cố Gắng Làm Quá Nhiều Thứ
Lãng Phí Thời Gian Cho Việc Cài Đặt và Thiết Lập
Một trong những nhược điểm lớn của ứng dụng năng suất hiện nay là chúng thường tích hợp quá nhiều tính năng. Một số người dùng tìm kiếm các tính năng toàn diện để có thể sử dụng một công cụ như một bộ ứng dụng năng suất tất cả trong một. Tuy nhiên, đối với nhiều người khác, điều này lại biến việc thiết lập các ứng dụng này trở thành một “hố đen” hút thời gian đáng kể, thay vì giúp tăng tốc quy trình làm việc của họ.
Notion có lẽ là một trong những ứng dụng “phạm tội” nhiều nhất ở khía cạnh này – và nó đi kèm với một đường cong học tập cực kỳ dốc. Tôi đã dành hàng giờ liền để mày mò trên nền tảng này, bao gồm cả việc khám phá những tính năng ít người biết đến của Notion dành cho người dùng chuyên nghiệp. Thế nhưng, tôi không hề cảm thấy việc sử dụng nó đã cải thiện đáng kể khả năng ghi chú hay lưu trữ hồ sơ của mình.
Các ứng dụng quản lý kiến thức cá nhân như Obsidian cũng có thể trở nên quá tải. Ngay cả khi tôi cố gắng sử dụng nó cho những tác vụ đơn giản, chẳng hạn như theo dõi các ý tưởng câu chuyện, tôi vẫn thích một ứng dụng cũ, đơn giản hơn và chỉ chuyên về một chức năng duy nhất.
So sánh giao diện và tính năng chính giữa Obsidian và Notion, hai ứng dụng quản lý kiến thức và ghi chú phổ biến.
2. Hứa Hẹn Quá Nhiều Nhưng Hiệu Quả Không Như Mong Đợi
Ứng Dụng Không Phải Là Viên Thuốc Thần Giải Quyết Mọi Vấn Đề
Nhiều ứng dụng năng suất quảng cáo bản thân là giải pháp cho vô số mối lo ngại, bao gồm cả sự trì hoãn, khả năng tập trung và quản lý công việc. Các công cụ này cũng ngày càng tích hợp trí tuệ nhân tạo tạo sinh (generative AI) như một giải pháp bổ sung.
Tuy nhiên, thực tế là hiệu quả của một ứng dụng sẽ khác nhau tùy theo từng người. Một số người phản ứng tốt với cơ chế trò chơi hóa (gamification) hoặc theo dõi thói quen, trong khi những người khác có thể cảm thấy khó chịu bởi các thông báo liên tục và danh sách công việc.
Do rối loạn chức năng điều hành (executive dysfunction) và mệt mỏi mãn tính, tôi thường gặp khó khăn với tình trạng quá tải thông tin khi sử dụng một số ứng dụng năng suất. Tôi nhận thức rõ rằng việc cài đặt một ứng dụng để “phát triển cây kỹ thuật số” nhằm tăng khả năng tập trung sẽ không mang lại động lực mà tôi cần để vượt qua sự trì hoãn. Điều này không có nghĩa là các ứng dụng năng suất không nên cố gắng giải quyết một số nguyên nhân gốc rễ của các thói quen như mất tập trung hay trì hoãn. Nhưng chúng nên ngừng tự quảng cáo như một giải pháp hoàn hảo, không có lỗi.
3. Khiến Bạn Gắn Bó Với Thiết Bị Nhiều Hơn
Nguồn Gốc Của Nhiều Sự Xao Nhãng Mới
Hầu hết các ứng dụng năng suất đều có sẵn trên cả máy tính và điện thoại thông minh. Điều này rất tuyệt khi bạn muốn ghi nhanh một ghi chú hoặc ý tưởng, nhưng nó cũng có thể dẫn đến việc bạn dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra các ứng dụng và dịch vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi dành quá nhiều thời gian để kiểm tra tin nhắn Slack mới trên nhiều không gian làm việc khác nhau. Tôi thường xuyên ngắt quãng công việc của mình để xem liệu có bất cứ điều gì quan trọng đã được đăng trên Slack hay không. Theo nhiều cách, ứng dụng này đã trở nên gây xao nhãng hơn cả các trang mạng xã hội đối với tôi. Tôi mở Reddit vào buổi sáng và buổi tối, nhưng tôi dùng Slack suốt cả ngày, và việc bị “trói buộc” vào thiết bị không làm tôi làm việc hiệu quả hơn chút nào.
Các biểu tượng ứng dụng năng suất hiển thị trên màn hình điện thoại thông minh, minh họa sự tiện lợi nhưng cũng tiềm ẩn nguy cơ xao nhãng.
4. Thông Báo Có Thể Trở Nên Quá Tải
Hiện Tượng Quá Tải Thông Báo Là Có Thật
Tôi không cấp quyền truy cập thông báo đẩy hoặc thông báo email cho nhiều ứng dụng, nhưng một số ứng dụng lại lợi dụng quyền hạn của mình để gửi các bản cập nhật liên tục. Đối với tôi, Asana là ứng dụng năng suất “phạm tội” nhiều nhất ở điểm này. Mặc dù tôi không có quyền truy cập vào nhiều bảng dự án, tôi vẫn nhận được một lượng lớn thông báo mỗi ngày.
Mỗi ngày, tôi nhận được nhiều thông báo từ Asana trên điện thoại, trong hộp thư đến email và trong hộp thư của chính ứng dụng. Tôi đã điều chỉnh cài đặt thông báo để giảm số lượng tin nhắn nhận được, nhưng tôi vẫn nhận một lượng cập nhật không thể chấp nhận được.
Vấn đề của việc quá tải thông báo trong các ứng dụng năng suất là bạn cuối cùng sẽ bắt đầu bỏ qua tất cả các thông báo, và điều này đi ngược lại mục đích ban đầu khi bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng.
Hình ảnh hiển thị nhiều thông báo cập nhật từ Asana trong hộp thư đến Gmail, cho thấy tình trạng quá tải thông báo.
5. Một Số Ứng Dụng Có Tuyên Bố Khoa Học Mơ Hồ
Ứng Dụng Không Thể “Sửa Chữa” Các Vấn Đề Sức Khỏe Tâm Thần
Ngày càng nhiều, tôi nhận thấy các ứng dụng năng suất quảng cáo những tuyên bố khoa học về lý do tại sao phương pháp của họ hiệu quả. Tuy nhiên, nền tảng mà họ xây dựng những tuyên bố này đôi khi lại rất lung lay. Ví dụ, “dopamine detox” (thải độc dopamine) và “dopamine fasting” (nhịn dopamine) đã bị chỉ trích là một xu hướng chăm sóc sức khỏe không có cơ sở khoa học bởi Cleveland Clinic, nhưng điều này không ngăn cản các ứng dụng tuyên bố mang lại lợi ích đó.
Cũng có nhiều ứng dụng tuyên bố giải quyết các vấn đề về mất tập trung và trì hoãn ở những người mắc ADHD (Rối loạn tăng động giảm chú ý). Nhưng khi tôi thực sự sử dụng các ứng dụng này, tôi không thấy chúng hữu ích chút nào với tư cách là một người mắc tình trạng này. Những ứng dụng mà tôi thấy hữu ích nhất không tự quảng cáo dựa trên các xu hướng hoặc thuật ngữ SEO. Chúng chỉ cung cấp các công cụ đơn giản với các tính năng tập trung, giúp tôi dễ dàng thiết lập và tích hợp vào quy trình làm việc của mình hơn.
Các ứng dụng chống trì hoãn được quảng cáo trên Google Play Store, đặt câu hỏi về hiệu quả thực sự của chúng.
Nhiều Ứng Dụng Năng Suất Tự Quảng Cáo Quá Mức
Khi nói đến việc sử dụng các ứng dụng năng suất, hiệu quả sẽ rất khác nhau tùy thuộc vào thói quen cá nhân và những điểm gây khó chịu của bạn. Vấn đề là nhiều công ty phát triển ứng dụng năng suất đã thổi phồng quá mức tính hữu dụng của sản phẩm hoặc tích hợp quá nhiều tính năng, khiến bạn cuối cùng lại nhận được lợi ích tiết kiệm thời gian giảm dần. Nếu bạn cảm thấy rằng các ứng dụng năng suất không mang lại những lợi ích như họ tuyên bố, bạn không phải là người duy nhất gặp phải vấn đề này. Hãy tìm kiếm sự đơn giản và phù hợp với nhu cầu thực sự của bạn.
Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn về các ứng dụng năng suất trong phần bình luận bên dưới!